Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Rozdział I Postanowienia ogólne § 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt Szkoły ......................................................... w ..................................................., tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do składnicy akt, zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia. 2. Przez dokumentację rozumie się zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, księgi, korespondencję, dokumentację finansową, statystyczną – niezależnie od techniki ich wykonania (rękopisy, maszynopisy) –oraz inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym. 3. Niniejsza instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją aktową. 4. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają: 1) archiwum państwowe – centralne i terenowe archiwum państwowe, 2) składnica akt – komórka organizacyjna w Szkole ........................................................ w ........................................................, powołana do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej, 3) specjalista – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 4) jednostka organizacyjna – Szkoła .................................................................................. w ..................................................., 5) sprawa – pismo wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 6) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Szkole .................................................................... w ......................................................, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się odrębną teczkę akt, 7) teczka spraw – teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt, 8) jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; służy do oznaczania rejestracji, łączenia i przechowywania akt, 9) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw. § 2 1. Całość dokumentacji dzieli się pod względem jej wartości na dwie kategorie: 1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwana dalej materiałami archiwalnymi, 2) dokumentacja posiadająca czasową wartość praktyczną, zwana dalej dokumentacją niearchiwalną. 2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B: 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, rozpoczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Szkoły .......................................... w ............................................ oraz celów kontrolnych, 2) symbolem Bc oznacza się dokumentację manipulującą, tj. dokumentację niearchiwalną, mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne; po pełnym wykorzystaniu może być brakowana u specjalisty bez przekazywania do składnicy akt, lecz pod kontrolą pracownika składnicy w trybie uzgodnionym z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. § 3 1. Dokumentacja powstała, nadesłana i składana w Szkole ....................................................... w ............................................. to dokumentacja niearchiwalna. 2. Jednostka organizacyjna nie wytwarza materiałów archiwalnych. Rozdział II Przepisy szczególne Organizacja składnicy akt § 4 Składnica akt jest częścią stanowiska pracy samodzielnego referenta. Zakres działania składnicy akt § 5 1. Do zakresu działania składnicy akt należy: 1) przyjmowanie dokumentacji od poszczególnych stanowisk pracy, 2) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji, 3) udostępnianie dokumentacji, 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego. Obowiązki pracownika składnicy akt § 6 1. Składnicę akt prowadzi osoba zatrudniona w Szkole ................................................. w .........................................., posiadająca odpowiednie kwalifikacje. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt powinien ukończyć odpowiednie szkolenie archiwalne, powinien być w stałym kontakcie z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. 3. Pracownik prowadzący składnicę akt jest odpowiedzialny za stan archiwum, zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem i przed szkodnikami. 4. Do obowiązków pracownika prowadzącego składnicę akt należy inicjowanie wydzielania akt do brakowania, udział w komisyjnym brakowaniu akt, a także przekazywanie akt kat. B na makulaturę. 5. Pracownik prowadzący składnicę akt przedkłada dyrektorowi (po zakończeniu każdego roku kalendarzowego)roczne sprawozdanie z wykonania całości zadań składnicy. 6. W przypadku zmiany osobowej pracownika prowadzącego składnicę akt przekazanie obowiązków nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. 7. Pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest znać strukturę organizacyjną w Szkole ................................................................ w ..........................................................., instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego stanowiska pracy prowadzą akta. Lokal składnicy akt i jego wyposażenie § 7 1. Lokal składnicy akt powinien mieścić się w budynku biurowym. 2. Lokal składnicy akt powinien posiadać: 1) magazyn służący do przechowywania dokumentacji; prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego składnicę akt w miejscu jego pracy, 2) pomieszczenie służące do składowania dokumentacji przeznaczonej na makulaturę. 3. Lokal składnicy akt powinien: 1) być odpowiednio duży, suchy, dobrze wietrzony, widny, 2) posiadać mocne drzwi i zamki, instalację elektryczną i dobrą wentylację, 3) być wyposażony w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, które powinny wynosić: temp. 16–18ºC, wilgotność 55–65 proc. 4. W pomieszczeniach składnicy akt nie można ustawiać żadnych niebezpiecznych urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia. 5. Lokal składnicy akt musi być zawsze utrzymany w należytym porządku oraz wyposażony w niezbędny sprzęt przeciwpożarowy. 6. Umeblowanie składnicy akt powinno składać się z regałów, półek, biurka, krzesła i szafy. 7. Półki w magazynie powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji. 8. Prawo wstępu do składnicy akt mają: osoba prowadząca składnicę, przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. Przy kontrolach składnicy akt zawsze jest obecna osoba prowadząca składnicę. Przyjmowanie dokumentacji przez składnicę akt § 8 1. Okres przechowywania dokumentacji na stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do składnicy akt określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla Szkoły ................................................................ w ..........................................................., 2. Poszczególne stanowiska pracy przekazują uporządkowaną dokumentację do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w trzech egzemplarzach(załącznik nr 1). 3. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 4. Pracownik składnicy akt może odmówić przyjęcia akt do składnicy akt w przypadku: 1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami. 5. O powodach nieprzyjęcia akt pracownik składnicy akt zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego. Przechowywanie akt w składnicy akt § 9 1. W składnicy akt dokumentację układa się według stanowisk pracy. Każde stanowisko pracy otrzymuje oddzielne miejsce na półkach regałów. 2. Dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze w kolejności sygnatur. 3. Należy układać akta na półkach w taki sposób, by teczki nie były zbyt ściśnięte. 4. Jedna część magazynu powinna być przeznaczona dla akt kategorii B25, druga dla pozostałych akt kategorii B. 5. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. Ewidencja dokumentacji w składnicy akt § 10 1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt powinna być objęta prowadzoną na bieżąco ewidencją. 2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna, która akta przekazała; dwa egzemplarze przechowuje składnica akt. 3. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt (załącznik nr 1), 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2), do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejny numer, 3) karty udostępniania akt na miejscu w składnicy akt lub wypożyczenia jej poza obręb (załącznik nr 3), 4) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnionej dokumentacji, 5) protokoły brakowania dokumentacji (załącznik nr 4)wraz ze spisami przekazywanej do zniszczenia dokumentacji kat. B (załącznik nr 5) oraz odpowiednimi zezwoleniami na jej zniszczenie wydanymi przez archiwa państwowe, 6) spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do właściwego archiwum państwowego (załącznik nr 6). 4. Pomoce ewidencyjne poza kartami udostępniania dokumentacji stanowią kat. B25 i powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach. 5. W przypadku likwidacji jednostki składnica akt winna przekazać własne pomoce ewidencyjne wraz z dokumentacją niearchiwalną jednostce wyznaczonej w akcie likwidacyjnym. Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt § 11 1. Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych za zgodą dyrektora na podstawie kart udostępniania (wzór – załącznik nr 3). 2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu biurowym pracownika prowadzącego składnicę akt. 3. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona na ściśle określony czas na teren pomieszczeń biurowych Szkoły ............................................................. w ....................................................... Nie wolno wypożyczać dokumentacji uszkodzonej. 4. Korzystający z dokumentacji składnicy akt ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej mu dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. 5. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest sporządzić protokół, który podpisuje osoba wypożyczająca oraz dyrektor. 6. Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się dyrektorowi w celu przeprowadzenia dochodzenia i pociągnięcia winnego do odpowiedzialności. Wydzielanie dokumentacji § 12 1. Co roku pracownik prowadzący składnicę akt dokonuje przeglądu dokumentacji do wydzielenia. 2. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kat. B, której okres przechowywania minął. 3. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie, na wniosek pracownika składnicy akt. Komisja składa się z przewodniczącego wyznaczonego przez dyrektora, z przedstawiciela zainteresowanego stanowiska pracy oraz pracownika prowadzącego składnicę akt. 4. Do zadań komisji należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenie dla niej innego okresu przechowywania, 2) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął, oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach. 5. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. 6. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością. 7. Komisja może zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej lub skrócić termin przechowywania dokumentacji kat B. 8. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia dyrektorowi. Przeznaczenie dokumentacji kategorii B na makulaturę § 13 1. Jeden egzemplarz protokołu brakowania dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. 2. Archiwum państwowe wydaje zezwolenia na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w składnicy akt przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury. 3. Akta zakwalifikowane na makulaturę należy odnotować w spisach zdawczo-odbiorczych (wpisuje się datę zakwalifikowania i numer zezwolenia archiwum państwowego). Nadzór nad składnicą akt § 14 1. Nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor.