STAN PRAWNY NA 8 GRUDNIA 2021 Praca zdalna w Kodeksie pracy coraz bliżej Opracowała: Aneta Mościcka, prawnik z odbytą aplikacją sądową, dziennikarz od 2001 r. Autorka artykułów z zakresu prawa: pracy, BHP, cywilnego, gospodarczego, podatków, zamówień publicznych, nieruchomości. Współpracuje m.in. z Wydawnictwem C. H. Beck, Wydawnictwem Wiedza i Praktyka Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1842 ze zm.). Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii chce, aby praca zdalna znalazła się w Kodeksie pracy na stałe, także po zakończeniu epidemii koronawirusa. Jakie rozwiązania w zakresie pracy zdalnej zawiera projekt zmian Kodeksu pracy? W związku z epidemią COVID-19 niezbędne okazało się wprowadzenie przez pracodawców pracy zdalnej, która obecnie jest regulowana w art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Rozwiązanie to jest w mocy tymczasowo i może być stosowane tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz przez okres trzech miesięcy po ich odwołaniu. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii chce jednak wpisać pracę zdalną do Kodeksu pracy na stałe, także po zakończeniu stanu epidemii – to część Polskiego ładu. Aktualny stan prawny Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy, jednak w sposób mniej elastyczny niż przywołana regulacja dotycząca pracy zdalnej. Obecne rozwiązania budziły wątpliwości w interpretacji. Ponadto praktyka pokazała, że wymóg regularności spowodował duże ograniczenie dla upowszechnienia się tej formy wykonywania pracy i jej użyteczności przez niemożność wykonywania telepracy w sposób nieregularny. Proponowane rozwiązania Projekt zmian w Kodeksie pracy określa definicję pracy zdalnej. Będzie to praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, przede wszystkim z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ważne! Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia (w tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę – w zakresie miejsca wykonywania pracy – nie będzie wymagana forma pisemna). Projekt umożliwia pracodawcy wydanie polecenia pracy zdalnej w szczególnych przypadkach, tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe. Projekt nakłada na pracodawcę obowiązek uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w: • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), • regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (regulamin byłby wtedy ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników). Na wniosek pracownika możliwe będzie wykonywanie pracy zdalnej także w sytuacji, gdy nie zostały zawarte porozumienie albo regulamin określające zasady wykonywania pracy zdalnej. Projekt przewiduje możliwość wiążącego wycofania się z pracy zdalnej przez pracodawcę lub pracownika w terminie trzech miesięcy od dnia jej podjęcia. Obowiązki pracownika wobec pracodawcy Pracodawca będzie musiał dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz pokryć koszty związane z pracą zdalną. Projekt daje stronom stosunku pracy uprawnienie do zawarcia porozumienia w zakresie wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej. Pozostałe rozwiązania Projekt przewiduje prawo kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ustanawia zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną, zagwarantowanie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, wprowadzenie szczególnych zasad w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownik będzie mógł przekazywać wszystkie wnioski, dla których przepisy Kodeksu pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej. Ponadto uregulowana ma też zostać incydentalna praca zdalna. Ważne! Projektowane regulacje zastąpią przepisy Kodeksu pracy dotyczące telepracy, które zostaną uchylone. Praca zdalna w innych krajach W innych państwach zazwyczaj nie ma rozróżnienia na pracę zdalną, pracę z domu, pracę na odległość czy telepracę. Przykładowo w Irlandii nie obowiązują odrębne przepisy w tym zakresie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy – mają one zastosowanie bez względu na to, gdzie jest zlokalizowane miejsce pracy. W Szwecji nie ma przepisu regulującego pracę zdalną i to pracodawca zezwala pracownikowi na pracę z domu. W Portugalii telepraca jest uregulowana w kodeksie pracy. Jeśli w umowie nie ma odniesienia co do własności środków pracy i powiązanych z tym obowiązków/kosztów, istnieje domniemanie, że środki pracy są własnością pracodawcy, który musi zapewnić ich instalację, utrzymanie oraz opłacenie związanych z tym kosztów. Pracownik ma także prawo do ochrony swojej prywatności. Pracownik, który jest ofiarą przemocy domowej, może pracować w formie telepracy tylko wtedy, gdy wystąpił z zarzutami wobec swojego prześladowcy i opuścił swoje miejsce zamieszkania. Pracownik wychowujący dziecko do lat trzech ma prawo do telepracy, jeśli taka forma jest zgodna z rodzajem wykonywanej przez niego pracy, a pracodawca ma środki, by taką pracę zapewnić. Pracodawca nie może w takim przypadku odmówić prośbie pracownika. Jeśli pracownik pracuje już dla pracodawcy, wstępna długość umowy o telepracę nie może przekroczyć trzech lat. W łotewskim kodeksie pracy istnieje ogólna zasada, że pracownik ma obowiązek świadczenia pracy w przedsiębiorstwie, chyba że pracownik i pracodawca uzgodnią inaczej. Porozumienie takie musi być zawarte w formie pisemnej, w ramach umowy o pracę. Z danych Eurostat za 2019 r. wynika, że w Polsce niecałe 15 proc. osób pracowało zdalnie stale lub czasami (w tym ok. 6 proc. stale, a ok. 9 proc. czasami) i jest to wartość zbliżona do średniej w Unii Europejskiej. Największy odsetek osób pracujących zdalnie stale lub czasami wśród krajów UE występuje w Szwecji i Holandii (ok. 37 proc.), Luksemburgu (ok. 33 proc.) i Finlandii (32 proc.).