Współpraca poradni z firmą informatyczną Opracował: Arkadiusz Tomczuk, dyrektor samorządowego Centrum Usług Wspólnych w Lubinie, były dyrektor szkoły, posiada doświadczenie w kierowaniu samorządowym centrum usług wspólnych, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli wpisany na listę prowadzoną przez MEN Skuteczna obsługa informatyczna i zapewnienie ciągłości pracy systemów stają się niezbędnymi elementami funkcjonowania każdej jednostki. W dzisiejszych czasach niemal każda poradnia psychologiczno-pedagogiczna posiada mniej lub bardziej rozbudowaną infrastrukturę informatyczną oraz wdrożone systemy do obsługi funkcjonowania placówki na wielu płaszczyznach. W artykule przedstawiono kilka praktycznych aspektów współpracy poradni z firmą informatyczną. Umowa na obsługę informatyczną Biorąc pod uwagę, jak ważne są prawidłowe funkcjonowanie systemów informatycznych oraz wielkość placówki, należy zadbać o zawarcie właściwej umowy współpracy z firmą, która zajmie się obsługą informatyczną naszej poradni. Wskazane jest przeprowadzenie wstępnego audytu stanu funkcjonowania sieci, sprzętu i oprogramowania oraz bezpieczeństwa systemów. Pozwoli nam to określić potrzeby oraz dobrać ofertę dostosowaną i najbardziej efektywną w ramach dostępnego budżetu. W przypadku mniejszych potrzeb można rozważyć ofertę realizowaną na podstawie mechanizmu przedpłat, tj. prepaid. Placówka sama określa wówczas liczbę godzin, za które wnosi odpowiednią opłatę z góry. W ramach takiej oferty firma realizuje określone w umowie zadania w opłaconej liczbie godzin w wybranym czasie. Zaletami takiej oferty są brak długoterminowej umowy, brak stałych opłat i stała kontrola wydatków. Średnie placówki mogą rozważyć umowę godzinową, która gwarantuje współpracę w ramach określonej liczby godzin usług w miesiącu, a po ich przekroczeniu zapewnia stałą ustaloną stawkę za każdą godzinę ponad ustaloną liczbę. Zalety przedstawionej formy to obniżenie kosztów obsługi informatycznej, niższa stawka godzinowa, wykorzystanie godzin zgodnie z potrzebami placówki, większe bezpieczeństwo współpracy oraz możliwość zaplanowania kosztów w dłuższym okresie. Największe bezpieczeństwo współpracy daje umowa ryczałtowa. W jej zakres wchodzą najczęściej indywidualny konsultant lub opiekun ze strony firmy obsługującej. Dzięki stałej kwocie, niezależnej od liczby wykorzystanych godzin, zapewniamy sobie wszelkie prace, które pozwalają utrzymać ciągłość działania systemów informatycznych w placówce oraz umożliwiają przywrócenie funkcjonalności po ewentualnej awarii. Ważne! W każdej umowie należy określić szczegółowy zakres czynności w ramach współpracy, czas reakcji na zgłoszenie, sposób realizacji zadań, ceny usług w pakiecie oraz po jego przekroczeniu, a także sposób i częstotliwość rozliczenia umowy. Przykładowe obszary obsługi placówki oświatowej przez firmę informatyczną 1. Zarządzanie infrastrukturą informatyczną Każda placówka oświatowa posiada mniej lub bardziej rozbudowaną infrastrukturę informatyczną. Nie sposób sobie wyobrazić, żeby dyrektor lub nauczyciel sami zarządzali takim systemem, dlatego wskazane jest powierzenie tych zadań zewnętrznej firmie, która zbada aktualny stan sieci i sprzętu, zaprojektuje ewentualną modernizację infrastruktury informatycznej, skonfiguruje systemy komputerowe, w tym serwery i stanowiska robocze, i w konsekwencji będzie nimi zarządzać. W tym miejscu warto rozważyć wydzielenie co najmniej dwóch podsieci – dla stanowisk administracji placówki oraz dostępnej dla pozostałej części poradni. Pozwoli to zachować bezpieczeństwo danych przetwarzanych w systemach komputerowych. Ważnym aspektem współpracy w tym obszarze będzie utrzymanie sprawności i ciągłości pracy – posiadanie łącza internetowego. Przykładowe zadania w zakresie zarządzania infrastrukturą informatyczną: • zarządzanie siecią lokalną, w tym siecią bezprzewodową, • administrowanie urządzeniami sieciowymi (przełączniki sieciowe, routery, punkty dostępowe itp.), • wsparcie i obsługa systemów komputerowych, • monitorowanie sieci, komputerów, urządzeń peryferyjnych i usuwanie ich awarii, • konfiguracja i uruchamianie usług sieciowych i oprogramowania lokalnego, • instalacja i optymalizacja systemów operacyjnych, systemów serwerowych, oprogramowania użytkowego, • pomoc w zakupie i dostarczeniu sprzętu komputerowego. W tym miejscu ważne jest zawarcie w umowie, w jaki sposób i jak szybko firma będzie reagować na zgłoszenia różnego rodzaju awarii i przerw w działaniu systemu. 2. Bezpieczeństwo systemów informatycznych Poza niezawodnością i ciągłością działania systemów informatycznych w jednostce oświatowej ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa samych systemów i danych przetwarzanych za ich pomocą. Należy podkreślić, że poradnia przetwarza wiele danych objętych różnego rodzaju ochroną. Przede wszystkim będą to dane osobowe, które często zawierają informacje szczególnie wrażliwe (w tym opinie i orzeczenia o uczniach). Z tego względu należy przeprowadzić audyt bezpieczeństwa systemów informatycznych i następnie zastosować właściwe zabezpieczenia sprzętowe lub przynajmniej programowe. Ważne! Poza bezpieczeństwem danych i informacji przetwarzanych za pomocą systemów informatycznych dyrektor poradni ma obowiązek zabezpieczyć uczniów przed dostępem do treści, które mogą stanowić zagrożenie dla ich prawidłowego rozwoju. W szczególności w placówce należy zainstalować i na bieżąco aktualizować odpowiednie oprogramowanie zabezpieczające. Mimo najlepszych zabezpieczeń w działaniu sprzętu zdarzają się nieprzewidziane awarie, których skutkiem mogą być w szczególności utrata lub uszkodzenie danych i informacji przechowywanych w systemach informatycznych. Dlatego w ramach obsługi informatycznej warto rozważyć opracowanie i nadzorowanie systemu archiwizacji danych. Przykładowe zadania w zakresie zarządzania bezpieczeństwem systemów informatycznych: • konfiguracja i obsługa urządzeń dostępowych, routerów i zapory, • zabezpieczenie dostępu do danych przed osobami niepowołanymi i intruzami, • konfigurowanie bezpiecznych i szyfrowanych połączeń typu VPN, • bieżąca ochrona antywirusowa i antyspamowa, • obsługa systemu archiwizacji oraz tworzenie kopii zapasowych, w tym kopii bezpieczeństwa. Ważne! Jeżeli powierzymy firmie informatycznej obsługę w zakresie przetwarzania danych, należy pamiętać o zawarciu odrębnej umowy na powierzenie przetwarzania danych w ramach obowiązującego rozporządzenia RODO. 3. Wsparcie informatyczne (typu helpdesk) Nie każdy nauczyciel i pracownik poradni muszą znać się na wszystkich funkcjach systemu informatycznego lub oprogramowania zainstalowanego w placówce. Obsługa informatyczna może obejmować pomoc w obsłudze czy konfigurowaniu komputerów, drukarek, skanerów i innych urządzeń oraz oprogramowania. W tym celu można umówić się też na zdalny dostęp do zasobów informatycznych dostępnych w jednostce, co pozwoli skrócić czas reakcji oraz zredukuje czas o dojazd do siedziby poradni. Umowa może również obejmować różnego rodzaju szkolenia personelu placówki. Przykładowe zadania w zakresie wsparcia informatycznego: • rozwiązywanie problemów technicznych związanych z komputerami roboczymi, drukarkami, skanerami itp., • wymiana tonerów, tuszów i akcesoriów, • wsparcie w zakresie konfiguracji sprzętu, • szkolenia z obsługi urządzeń informatycznych i oprogramowania. 4. Wsparcie obsługi oprogramowania specjalistycznego Każda poradnia psychologiczno-pedagogiczna z uwagi na charakter swojej pracy korzysta z wielu specjalistycznych programów i systemów, których obsługa zajmuje wiele czasu, a wsparcie firmy zewnętrznej znacznie ułatwi funkcjonowanie jednostki. Placówka oświatowa, jako podmiot publiczny, organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym, jest obowiązana zapewnić możliwość przekazywania danych także w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jej zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej. Ważne! Poradnie są zobowiązane udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą spełniającą standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Mają też obowiązek zapewnienia jej obsługi, w czym przydatna będzie współpraca z firmą informatyczną, która pomoże utworzyć, skonfigurować i obsługiwać ePUAP w placówce. Wiele jednostek oświatowych korzysta z elektronicznych platform do obsługi sekretariatu, dziennika elektronicznego czy księgi uczniów. Na rynku jest kilka produktów oferujących niezbędne narzędzia przydatne w pracy dyrektora jednostki oświatowej, sekretarza, nauczycieli, księgowych, kadrowych oraz innych pracowników administracji. Tutaj również może przydać się wsparcie ze strony firmy informatycznej, która pomoże w wyborze odpowiedniej oferty i stosownego do wielkości placówki pakietu oprogramowania, a w codziennej pracy będzie świadczyć wsparcie w obsłudze wybranych narzędzi. Zdalne nauczanie wprowadziło w życie jednostek oświatowych wiele nowości, zwłaszcza obsługę kształcenia na odległość i komunikacji elektronicznej. Firma informatyczna może być wsparciem w zakresie wyboru i konfiguracji systemu do komunikacji elektronicznej, przydatnego zwłaszcza do prowadzenia zajęć w czasie rzeczywistym. Z uwagi na znaczne obciążenie sieci i oprogramowania, spowodowane jednoczesnym wykorzystaniem zasobów informatycznych przez wielu użytkowników, niezwykle ważne jest bieżące nadzorowanie przez obsługującą nas firmę stanu systemów informatycznych w jednostce. Obecnie wiele informacji wymienianych jest za pomocą poczty elektronicznej. Sprawna, niezawodna i bezpieczna poczta elektroniczna wymaga prawidłowej konfiguracji oraz utworzenia reguł dotyczących wysyłania i odbierania wiadomości. Firma informatyczna może nam pomóc w utrzymaniu wybranego systemu poczty elektronicznej na odpowiednim poziomie. Przykłady innych programów i systemów, w obsłudze których może pomóc firma informatyczna: • systemy planowania i sprawozdawczości finansowej, • elektroniczne zamówienia publiczne, • sprawozdawczość GUS, KOBIZE, ZUS itp. 5. Strona internetowa poradni Nie sposób sobie wyobrazić funkcjonowania jakiejkolwiek jednostki oświatowej bez własnej strony internetowej lub przynajmniej biuletynu informacji publicznej. W tym miejscu należy podkreślić, że strona internetowa jest obecnie istotną wizytówką placówki, a jej wygląd i zawartość mówią wiele o jej funkcjonowaniu i wizerunku. Utworzenie strony internetowej wymaga poprawnie skonfigurowanego własnego serwera lub posiadania wykupionej (lub darmowej, choć nie polecam) usługi hostingu, co jest o wiele wygodniejsze z uwagi na brak konieczności bieżącej obsługi i archiwizacji. Tutaj firma informatyczna może okazać się bardzo pomocna w wyborze odpowiedniej do potrzeb i możliwości finansowych usługi hostingowej. Samo stworzenie strony, aby miała ona odpowiedni wygląd i zawartość, warto zlecić profesjonalistom. Co prawda umieszczaniem bieżących treści może zająć się pracownik poradni, ale warto rozważyć powierzenie bieżącej obsługi firmie, która zadba o odpowiedni poziom techniczny i bezpieczeństwo strony. Jeśli placówka posiada własną podmiotową stronę Biuletynu Informacji Publicznej, firma informatyczna pomoże w bieżącym umieszczaniu na niej informacji, które wymagają publikowania w BIP-ie. 6. Obsługa monitoringu wizyjnego Wiele jednostek oświatowych zdecydowało się na wdrożenie systemów monitoringu wizyjnego. Trzeba jednak pamiętać, że monitoring może być wprowadzony w poradni, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony. Wymaga to uzgodnienia z organem prowadzącym oraz przeprowadzenia konsultacji z radą pedagogiczną. Monitoring wizyjny powinien spełniać odpowiednie warunki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, które na podstawie tych nagrań można zidentyfikować. Wymaga to zastosowania odpowiednich urządzeń i oprogramowania, w czym może być pomocna firma obsługi informatycznej. Dostęp do monitoringu oraz dostęp do nagrań również wymagają zastosowania odpowiednich środków, które powinny być na bieżąco zarządzane i konserwowane. Ważne! Choć systemami monitoringu wizyjnego zajmują się wyspecjalizowane firmy, to – z uwagi na budżet publicznych poradni – warto rozważyć rozszerzenie obsługi świadczonej przez firmę informatyczną o obsługę monitoringu wizyjnego. Podsumowanie Jednostki oświatowe często obciążają obsługą informatyczną nauczycieli, co niestety jest niezgodne z art. 42 Karty nauczyciela, gdyż wykracza to znacznie poza ich obowiązki. Rozwiązaniem może być zatrudnienie własnego informatyka, aczkolwiek mnogość zadań w zakresie obsługi informatycznej skłania do stwierdzenia, że o wiele efektywniejsze będzie powierzenie tych zadań wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Można pokusić się w tym miejscu o porównanie obu rozwiązań w formie tabeli: Własny informatyk Firma zewnętrzna Jeden pracownik do wielu zadań o różnych specjalnościach Specjaliści do wykonywania poszczególnych zadań zatrudnieni w firmie Pracownik do dyspozycji w godzinach pracy, ale jest to praca wyłącznie w określonych godzinach (poza nimi mamy do czynienia z godzinami nadliczbowymi) Praca w określonych umową godzinach oraz reakcja na zgłoszenia interwencyjne również poza godzinami pracy Przerwy w obsłudze spowodowane absencją chorobową, urlopami itp. Ciągłość obsługi w czasie określonym umową Możliwość wykonywania jednej pracy w tym samym czasie Możliwość pracy kilku pracowników w różnych obszarach współpracy w tym samym czasie Praca głównie w siedzibie poradni Elastyczność pracy, w tym dostęp zdalny Brak gwarancji poza odpowiedzialnością wynikającą z prawa pracy Gwarancja świadczonych usług określona umową