STAN PRAWNY NA 3 LISTOPADA 2021 Wzory świadectw Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz licznych publikacji z zakresu prawa oświatowego Czy gilosz szary MEN-I/75 do duplikatów używany jest wyłącznie do wydawania duplikatów świadectw ukończenia szkoły podstawowej, czy też można na nim wydawać świadectwa promocyjne? Czy do wydruku duplikatów świadectw promocyjnych ze szkoły podstawowej może być użyta „zwykła” kartka papieru, czy może to być gilosz niebieski, jeśli nie można korzystać z gilosza szarego? Na koniec roku zamawiamy gilosze do drukowania świadectw. Po ich otrzymaniu spisujemy w szkole protokół przyjęcia podpisany przez komisję powołaną przez dyrektora szkoły. Fakt przyjęcia giloszy jest ujęty w Szkolnym Rejestrze Druków Ścisłego Zarachowania (nr faktury, liczba przyjętych giloszy). Rozchód giloszy – każdy wychowawca podpisuje w ww. rejestrze odbiór giloszy dla swojej klasy. Wychowawca drukuje świadectwa i rozlicza się na koniec (jest druk stworzony do tego przez sekretariat). Jeśli chodzi o np. legitymacje szkolne, to też to podobnie wygląda (spisany jest protokół ich przyjęcia). Prowadzony jest imienny rejestr wydanych legitymacji szkolnych, w którym np. wpisuję nr faktury, początkową liczbę legitymacji, raz w roku jest to kontrolowane, każda legitymacja przy wydaniu uczniowi otrzymuje numer, np. 1/2021, 2/2021. Uczniowie kwitują odbiór. Czy w związku z tym muszę prowadzić jeszcze jakąś specjalną książkę druków ścisłego zarachowania? Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.). Zgodnie z § 24 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków w przypadku utraty oryginału świadectwa osoba, która otrzymała dokument, może wystąpić o wydanie duplikatu. Według ust. 3 tej regulacji duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa, a nie aktualnego wzoru. Na pierwszej stronie u góry należy umieścić wyraz „Duplikat”, a na końcu dokumentu dodać wyrazy „oryginał podpisali” i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał świadectwa, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia, lub stwierdzić nieczytelność podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć odciskiem pieczęci urzędowej szkoły. Wzór MEN-I/75, o którym mowa w pytaniu, to poddruk dla duplikatu. Może być wykorzystany zarówno do świadectw promocyjnych, jak i świadectw ukończenia szkoły. Co istotne, duplikat musi mieć kolorystykę zgodną ze wzorem z Rozporządzenia, w tym wypadku jest to wzór Nr 75 i jest on istotnie szary. Co do ostatniego pytania należy natomiast zauważyć, że stosownie do § 5 ust. 2 Rozporządzenia szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument. Rozporządzenie nie wspomina zatem o konieczności prowadzenia odrębnej ewidencji druków ścisłego zarachowania. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.