STAN PRAWNY NA 29 PAŹDZIERNIKA 2021 Dokumentacja przebiegu nauczania Opracowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor szkoły podstawowej, ekspert ds. awansu zawodowego oraz edukator ośrodka doskonalenia nauczycieli, laureatka Ogólnopolskiego Programu „Twórczy nauczyciel – Twórcza Edukacja”. Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r. poz. 1646), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 września 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2019 r. poz. 1788). W każdej szkole czy placówce oświatowej obowiązuje dokumentacja przebiegu nauczania, za którą odpowiada dyrektor szkoły. Warto sprawdzić, czy ta dokumentacja jest kompletna, poprawnie i prawidłowo prowadzona lub aktualizowana. Do najważniejszych dokumentów przebiegu nauczania należą: • dzienniki lekcyjne, często e-dzienniki oraz inne – niekoniecznie elektroniczne, • pozostałe dzienniki, tj.: o świetlicy, o zajęć rewalidacyjnych, o zajęć korekcyjno-kompensacyjnych, o zajęć wyrównawczo-dydaktycznych, o nauczania indywidualnego, o zindywidualizowanej ścieżki kształcenia, o zajęć pozalekcyjnych, o pedagoga, o psychologa, o logopedy, o doradcy zawodowego, o socjoterapeuty lub innego specjalisty zatrudnionego w szkole. Najczęściej szkoły prowadzą e-dzienniki, w których dokumentują przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Prowadzenie takich dzienników może odbywać się za zgodą organu prowadzącego. Coraz częściej system elektronicznych dzienników lekcyjnych uwzględnia również inne dzienniki, np. zajęć świetlicowych, zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej czy też zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia uczniów. Wszystkie dzienniki zajęć dodatkowych lub inne niż lekcyjne muszą zawierać informacje o uczestniczących w tych zajęciach uczniach, należy systematycznie wpisywać tematykę zajęć i frekwencję uczniów. Dla dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym oraz uczniów objętych indywidualnym nauczaniem, przedszkole i szkoła prowadzą odrębnie dla każdego dziecka i ucznia dziennik indywidualnych zajęć albo dziennik indywidualnego nauczania. Oprócz ww. dzienników ważną dokumentacją nauczania są indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne. Programy te opracowuje zespół nauczycieli dla uczniów z orzeczeniami poradni psychologiczno-pedagogicznej. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią również: • arkusze ocen, • uchwały rady pedagogicznej, • protokoły rady pedagogicznej, • dokumentacja egzaminów poprawkowych, klasyfikacyjnych i sprawdzających. Poza tym ważnymi dokumentami są także: • decyzje dyrektora, • zezwolenia, • odmowy, • odroczenia związane z nauczaniem. Należy też pamiętać o aktualizacji księgi uczniów czy księgi ewidencji dzieci. Dyrektor szkoły czy placówki może oczywiście wskazać odpowiedzialnych za prowadzenie tej dokumentacji: nauczycieli, pedagoga, psychologa, logopedę, terapeutę, doradcę zawodowego, kierownika świetlicy i wicedyrektora. Obowiązkami każdego nauczyciela są dbałość o dokumentację nauczania i systematyczne jej prowadzenie. Wskazane byłoby prowadzenie dokumentacji komputerowo, choć oczywiście przepisy tego nie wymusza tej formy, jednak wygodniej jest np. sporządzić wydruki ocen klasyfikacyjnych, ocen opisowych z zajęć edukacyjnych i dołączyć je do dziennika lub arkusza ocen. Oczywiście wydruki muszą być opatrzone podpisem nauczyciela prowadzącego dane zajęcia edukacyjne albo wychowawcy klasy oraz pieczęcią szkoły. W księdze ewidencji należy uwzględnić te dzieci, które podlegają obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu oraz zamieszkują w obwodzie szkoły. Wpisy do księgi muszą mieć charakter chronologiczny, zgodnie z datami rozpoczęcia nauki przez uczniów danej szkoły. Ważne! Jednym z najważniejszych dokumentów przebiegu nauczania są arkusze ocen. Należy pamiętać o tym, że arkusze ocen uczniów, którzy ukończyli szkołę lub ją zmienili, przechowujemy przez okres co najmniej 50 lat. Z arkuszy ocen uczniów urodzonych w jednym roku, którzy ukończyli lub zmienili szkołę, dyrektor szkoły zakłada księgi arkuszy ocen. Arkusze ocen układane są w księdze w porządku alfabetycznym. Ważne jest, by ten dokument był przejrzyście i poprawnie sporządzany, podpisany czytelnie przez wychowawcę klasy. W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły, po co najmniej jednym roku nauki, arkusz ocen przesyła się do tej szkoły. Można również wydać rodzicom kopię arkusza ocen ucznia poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły. Rodzice ucznia potwierdzają podpisem otrzymanie kopii arkusza ocen. Jeśli okres nauki w szkole jest krótszy niż jeden rok, wówczas wydaje się zaświadczenie o przebiegu nauczania bezpośrednio do szkoły, w której nastąpi dalsza edukacja ucznia, lub jego rodzicom, co także potwierdzają własnoręcznym podpisem. Na końcu księgi arkuszy ocen należy umieścić adnotację o przyczynie zmiany szkoły oraz opatrzyć księgę pieczątką szkoły i podpisem dyrektora. Adnotację wpisuje się też w przypadku wydania duplikatu świadectwa, udzielenia zgody na indywidualny tok nauki, udzielenia zgody na edukację domową czy sporządzenia odpisu arkusza ocen. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią także uchwały rady pedagogicznej, dotyczącej klasyfikowania i promowania uczniów do następnej klasy oraz ukończenia szkoły. Uchwały powinny zawierać kolejny numer, datę, informację o sprawie, w jakiej jest podejmowana uchwała oraz podstawę prawną. Oczywiście w przypadku egzaminów poprawkowych, klasyfikacyjnych czy sprawdzających należy do uchwały dołączyć dokumentację odpowiedniego egzaminu. Oprócz klasyfikacji uchwały podejmowane są w sprawie przedłużenia okresu nauki uczniowi niepełnosprawnemu. Poza uchwałami dokumentację przebiegu nauczania będą stanowiły wszelkiego rodzaju zgody i zezwolenia dyrektora szkoły. Należą do nich m.in.: zezwolenie na indywidualny program lub tok nauki, zezwolenie na spełnianie przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego lub na spełnianie przez ucznia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą. Specjaliści pracujący w szkole też są odpowiedzialni za prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania. Przede wszystkim prowadzą dzienniki zajęć, do których wpisują: • tygodniowy rozkład swoich zajęć, • zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wykonywaniu swoich zadań, • imiona i nazwiska dzieci, uczniów lub wychowanków, objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną. Ważne! Podobnie jak dziennik lekcyjny, tak i te dzienniki mogą być prowadzone w postaci elektronicznej. W przypadku wpisania błędnych informacji należy pamiętać o procedurze dokonywania poprawek i przekreśleń. Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowań skreślają kolorem czerwonym oczywistą omyłkę. Następnie dokonują czytelnego wpisania kolorem czerwonym właściwych danych nad skreślonymi wyrazami oraz wpisują datę i składają czytelny podpis. Istnieje ryzyko zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek np. pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych. Co wtedy? Jak odtworzyć zniszczoną dokumentację? W takiej sytuacji dyrektor powołuje komisję w celu oszacowania strat oraz ustalenia możliwości odtworzenia dokumentacji, m.in. na podstawie tej, która się zachowała. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół, który powinien zawierać: • skład komisji, • termin początku i zakończenia prac komisji, • opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia, • zeznania świadków. Ważne! Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. O wynikach pracy komisji dyrektor szkoły zawiadamia kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę. Dokumentacja przebiegu nauczania powinna być prowadzona nie tylko poprawnie i systematycznie, ale także w wyznaczonym czasie, np. uchwały klasyfikacyjne po I semestrze i na koniec roku szkolnego, po egzaminach poprawkowych i innych. Wszystkie decyzje, zezwolenia, odmowy dyrektora powinny być wydane przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego. Dotyczy to m.in. decyzji zgody/odmowy spełniania obowiązku szkolnego poza szkołą, odroczenia obowiązku szkolnego, wcześniejszego przyjęcia dziecka do szkoły. Programy nauczania i podręczniki powinny być zatwierdzone najlepiej w czerwcu, a najpóźniej w sierpniu. Dyrektor w planie nadzoru pedagogicznego powinien uwzględnić kontrolę dokumentacji przebiegu nauczania i zadbać, by była ona prowadzona zgodnie z przepisami prawa oświatowego i statutem szkoły. Pamiętajmy, że musi ona być na bieżąco aktualizowana ze względu na często zmieniające się prawo oświatowe.