STAN PRAWNY NA 17 WRZEŚNIA 2021 Procedury aneksowania arkusza organizacji pracy przedszkola Opracował: Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, świadczy pomoc prawną w ramach własnej kancelarii, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo-płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. z 2019 r. poz. 502). Szczegółową organizację nauczania, wychowania i opieki w przedszkolu określa się w arkuszu organizacyjnym – najważniejszym dokumencie, który sporządza się co roku na wiosnę. Często jednak okazuje się, że po jego zatwierdzeniu przez organ prowadzący z różnych przyczyn związanych z funkcjonowaniem przedszkola pojawia się konieczność wprowadzenia do niego zmian. O czym należy pamiętać przygotowując aneks do arkusza? Arkusz organizacyjny Podstawowe regulacje prawne dotyczące sposobu tworzenia arkusza oraz zakresu danych w nim zawartych zostały określone w: • art. 110 Prawa oświatowego, • § 17 Rozporządzenia MEN z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli. Zgodnie z przepisami arkusz organizacji przedszkola powinien określać: • liczbę nauczycieli ogółem, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, • imię, nazwisko, stopień awansu zawodowego i kwalifikacje poszczególnych nauczy-cieli oraz liczbę godzin prowadzonych przez nich zajęć, • liczbę nauczycieli, o których mowa w art. 9d ust. 8 KN, w podziale na stopnie awansu zawodowego, • liczbę pracowników administracji i obsługi, w tym pracowników zajmujących stano-wiska kierownicze, oraz etatów przeliczeniowych, • liczbę pracowników ogółem, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierowni-cze, • liczbę oddziałów, • liczbę dzieci w poszczególnych oddziałach, • tygodniowy wymiar zajęć z religii, zajęć z języka mniejszości narodowej, języka mniejszości etnicznej lub języka regionalnego, jeżeli takie zajęcia w przedszkolu się prowadzi, • czas pracy przedszkola oraz poszczególnych oddziałów, • ogólną liczbę godzin pracy finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący przedszkole, w tym liczbę godzin zajęć edukacyjnych i opiekuńczych, za-jęć rewalidacyjnych, zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz in-nych zajęć wspomagających proces kształcenia, realizowanych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę i innych nauczycieli. Wskazany powyżej zakres jest istotny z dwóch powodów. Po pierwsze ma on zamknięty cha-rakter, co oznacza, że przepisy nie wymagają wykazywania w arkuszu informacji innych niż wymienione powyżej, dotyczących np. okresów przerw w funkcjonowaniu przedszkola, okre-ślonych na podstawie § 12 ust. 1 Rozporządzenia. Po drugie w przypadku zaistnienia zmian w zakresie danych, które są wykazywane w arkuszu, dyrektor powinien pamiętać o koniecz-ności jego zaktualizowania w formie aneksu, która może wynikać np.: • ze zmian kadrowych – zarówno zaplanowanych (obsadzenie z początkiem września wakatów, które był zgłoszone jeszcze na wiosnę, podczas przygotowywania arkusza), jak i niezaplanowanych, związanych z rotacją nauczycieli i pracowników niepedago-gicznych, • z uzyskania przez dziecko orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego (bądź innego, np. o potrzebie indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przed-szkolnego, lub uzyskania opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju) – w związku z koniecznością zapewnienia realizacji zaleceń wskazanych w ww. doku-mentach dyrektor może być np. zobowiązany do zapewnienia dziecku udziału w do-datkowych specjalistycznych zajęciach, w tym realizowanych przez pedagoga, psy-chologa, logopedę i innych nauczycieli, • ze zmiany liczby dzieci w trakcie roku szkolnego, która z kolei może wynikać np. ze zmiany miejsca zamieszkania dziecka, co może przełożyć się na wiele aspektów funk-cjonowania przedszkola, np. na konieczność organizowania zajęć z języka mniejszości narodowej, na liczbę dzieci w poszczególnych oddziałach czy nawet liczbę istnieją-cych oddziałów. Procedura przygotowywania aneksu Jeżeli w trakcie funkcjonowania przedszkola dyrektor będzie miał do czynienia z jedną ze wskazanych sytuacji, konieczne będzie wszczęcie procedury dotyczącej aneksowania już funkcjonującego arkusza organizacji. Co ciekawe, przepisy nie wskazują terminu, w ciągu którego dyrektor jest zobowiązany do jego przygotowania, jednak ze względu na swoją spe-cyfikę i wagę dokument, którego treść odzwierciedlałaby zaistniałe (bądź planowane) zmiany, powinien dyrektor sporządzić bez zbędnej zwłoki, czyli jak najszybciej. Procedura dokonywania zmian uzależniona jest od czasu ich wprowadzania – do 30 września lub po tym dniu. W pierwszym przypadku jest ona bardziej rozbudowana i przedstawia się następująco: 1. Dyrektor przedszkola, biorąc pod uwagę rodzaj zmian, bez zbędnej zwłoki przygoto-wuje projekt aneksu do arkusza organizacji. 2. Projekt przekazywany jest przez dyrektora do zaopiniowania zakładowym organiza-cjom związkowym, czyli jednostkom organizacyjnym organizacji związkowych re-prezentatywnych w rozumieniu Ustawy o Radzie Dialogu Społecznego albo jednost-kom organizacyjnym organizacji związkowych wchodzących w skład organizacji związkowych reprezentatywnych w rozumieniu tej Ustawy, zrzeszającym nauczycieli. Związki powinny wydać swoją opinię w terminie czterech dni roboczych od otrzyma-nia zmian. 3. Choć nie wynika to wprost z brzmienia art. 110 Prawa oświatowego, w praktyce wielu dyrektorów przedszkoli, przygotowując arkusze organizacji, zasięga dodatkowo opinii właściwych rad pedagogicznych. Kompetencje opiniodawcze rady w tym zakresie wywodzi się z brzmienia art. 70 ust. 2 pkt 1 Prawa oświatowego, który wskazuje, że rada pedagogiczna opiniuje w szczególności organizację pracy przedszkola. Na mar-ginesie warto zaznaczyć, że wkrótce prawdopodobnie praktyka ta zostanie w pełni za-legalizowana – najnowszy projekt nowelizacji Prawa oświatowego zakłada bowiem doprecyzowanie brzmienia art. 110 ust. 2 przez wskazanie, że dyrektor przed uzyska-niem opinii zakładowych organizacji związkowych powinien uzyskać opinię rady pe-dagogicznej (miałaby to być opinia niewiążąca). 4. Następnie zaopiniowany projekt arkusza dyrektor powinien przedstawić organowi prowadzącemu do zatwierdzenia. Organ prowadzący zatwierdza aneks po uprzednim zaopiniowaniu przez organ nadzoru pedagogicznego (opinia ta powinna zostać wydana w terminie czterech dni roboczych od otrzymania zmian). Organ prowadzący powinien zatwierdzić zmiany w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia ich otrzymania. W przypadku wprowadzenia zmian po 30 września procedura jest mniej sformalizowana: 1. Dyrektor przedszkola, biorąc pod uwagę rodzaj zmian, bez zbędnej zwłoki przygoto-wuje projekt aneksu do arkusza organizacji pracy placówki. 2. Projekt aneksu przekazywany jest do organu prowadzącego przedszkole, który powi-nien go zatwierdzić w terminie siedmiu dni roboczych od dnia ich otrzymania. Należy zauważyć, że nie istnieje prawnie uregulowany wzór dokumentu. W praktyce aneks, w celu spełnienia swojej funkcji, powinien określać co najmniej: • dane przedszkola, • datę wprowadzanych zmian, • wskazanie zmienianego arkusza organizacji, • przyczynę wprowadzanych zmian, • jakie dane w arkuszu ulegają zmianie, • stan przed zmianą, • stan po zakładanej zmianie, • informację w zakresie skutków finansowych proponowanych zmian, • podpis/pieczęć dyrektora przedszkola. Odmowa zatwierdzenia aneksu przez organ prowadzący Niekiedy zmiany w organizacji pracy przedszkola mogą być na tyle istotne (generować np. dodatkowe koszty), że ich zatwierdzenie będzie budziło ze strony organu prowadzącego pewien opór. Tymczasem zgodnie z brzmieniem art. 110 ust. 3 Prawa oświatowego arkusz organizacji pracy przedszkola (oraz aneks do arkusza) zatwierdza organ prowadzący po za-sięgnięciu opinii organu sprawującego nadzór pedagogiczny. Chociaż przepisy nie wskazują formy zatwierdzenia arkusza organizacji, to jednak z dyspozycji ww. przepisu wynika, że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego jest zobligowany z mocy prawa do za-twierdzenia arkusza organizacyjnego, na co wskazuje użycie przez ustawodawcę określenia „zatwierdza”. W Wyroku z dnia 17 kwietnia 2018 r. (IV SA/Gl 46/18) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach wskazał, że organ prowadzący nie może odmówić dokonania czynności zatwier-dzenia arkusza organizacji (oraz odpowiednio – aneksu do arkusza), o ile nie jest jego zamia-rem proces likwidacyjny placówki. Co więcej, przepisy prawa oświatowego nie przewidują obecnie żadnego rozwiązania pozwalającego na funkcjonowanie przedszkola bez uprzedniego przygotowania i zaakceptowania arkusza organizacji. Natomiast przepisy Prawa oświatowego nie pozbawiają organu prowadzącego przedszkole innego rodzaju uprawnień prowadzących do ewentualnej zmiany treści arkusza organizacji, niezbędnych z punktu widzenia prawa – np. środkiem takim mogłoby być odwołanie dyrektora, który bez uwzględnienia polityki or-ganu prowadzącego przedszkole dokonałby ustaleń organizacyjnych w placówce. Należy zauważyć, że odmowa zatwierdzenia aneksu do arkusza organizacji może stanowić ingerencję w pracę przedszkola, prowadzącą do pozbawienia go podstaw finansowania dzia-łalności statutowej. Bez zatwierdzenia aneksu przez organ prowadzący dyrektor może być pozbawiony realnej możliwości przydziału zakresu czynności i obowiązków nauczycieli, określenia sposobu organizacji obowiązkowych zajęć edukacyjnych i opiekuńczych oraz za-planowania realizacji innych zadań statutowych przedszkola.