Instrukcja w sprawie kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania w ...................................................................................................... (nazwa placówki) Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.). Rozdział I Postanowienia ogólne § 1 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) jednostce – oznacza to ..................................................................................................... (nazwa placówki), 2) księgowym – oznacza to głównego księgowego ............................................................. (nazwa placówki), 3) sekretarzu – oznacza to sekretarza ................................................................................. (nazwa placówki). § 2 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (numerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu przeznaczonej księdze druków ścisłego zarachowania. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy, każdorazowo wprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 4. W .................................... (nazwa placówki), do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1) kwitariusze przychodowe K-103, K-104, 2) kasa wyda – KW, 3) arkusze spisu z natury, 4) legitymacje przedszkolne, 5) legitymacje pracownicze, 6) legitymacje ubezpieczeniowe pracownicze, 7) legitymacje ubezpieczeniowe dla członków rodziny pracownika. § 3 1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, 2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, 3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania w przedszkolu jest .................................... (imię i nazwisko) pełniąca funkcję ................................... (stanowisko służbowe). § 4 1. Dyrektor jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 2. Do obowiązków sekretarza należy: 1) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, 2) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię, 3) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach 1 i 2, który pozostaje w aktach przechowywanych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Rozdział II Zasady oznaczania i ewidencji druków ścisłego zarachowania § 5 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku w następujący sposób: 1) każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczęcią, 2) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, 3) obok numeru druku ścisłego zarachowania, sekretarz odpowiedzialny za ewidencję druków stawia swój podpis. 2. Pieczęć przeznaczoną do druków ścisłego zarachowania należy przechowywać w bezpiecznym miejscu (sejf). 3. W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować: 1) numer kolejny bloku, 2) numer kart bloku od nr .................. do nr .................., 3) serię, 4) liczbę kart każdego bloku, 5) datę przychodu, 6) umieścić pieczątkę placówki, 7) odpisy i pieczątki dyrektora przedszkola i księgowego. 4. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zapisać w księdze druków ścisłego zarachowania. 5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. 6. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. 7. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ........ stron, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem dyrektora przedszkola lub osoby upoważnionej oraz księgowego. § 6 1. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: 1) dla przychodu – protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków wraz z podpisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia, 2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania. 2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. 3. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach Ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna umieścić obok wniesionej poprawki swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25, ust. 1, pkt 1 Ustawy o rachunkowości). § 7 1. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisma upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez dyrektora przedszkola lub jego zastępcę. 2. Rejestr upoważnień do pobrania druków prowadzi sekretarz. 3. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. 4. Zwroty niewykorzystanych druków przyjmuje się ponownie na stan ewidencyjny. 5. Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 6. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. Rozdział III Postanowienia końcowe § 8 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczności przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym. § 9 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: 1) sporządzić protokół zaginięcia, 2) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa – zawiadomić policję. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: 1) liczbę zaginionych druków/bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, 2) cechy zaginionych druków takie jak: numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, 3) datę zaginięcia druków, 4) okoliczności zaginięcia druków, 5) miejsce zaginięcia druków, 6) nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki. 4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. § 10 1. Po upływie czasu przechowywania dokumentacji dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania dokonuje się kasacji i komisyjnego zniszczenia. 2. Z czynności kasacji sporządza się protokół.