Instrukcja kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania w Przedszkolu ..................................... w ..................................... § 1 Definicja 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w stosunku do których zastosowanie ma specjalna ewidencja mająca na celu uniknięcie ewentualnych nadużyć w związku z ich stosowaniem. 2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1) dyplomy, 2) zaświadczenia, 3) legitymacje przedszkolne, 4) czeki gotówkowe, 5) legitymacje pracownicze, 6) arkusze spisu z natury, 7) dowody wpłaty do kasy – KW. 3. Druki ścisłego zarachowania podlegają numeracji, ewidencji, kontroli oraz zabezpieczeniu. § 2 Ewidencja 1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie założonej w tym celu księdze. 2. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków. 3. Zapisów w księdze dokonuje się czytelnie, literami drukowanymi, niebieskim atramentem lub długopisem. 4. W księdze zamieszcza się datę, liczbę, numer przyjętych i wydanych formularzy, informację, komu druk został wydany, bieżące wpisanie przychodu i rozchodu oraz zapas druków. 5. Imienna ewidencja legitymacji przedszkolnych obejmuje: 1) imię (imiona) i nazwisko dziecka, 2) nazwę producenta blankietu dokumentu publicznego, 3) numer oznaczenia indywidualnego blankietu dokumentu publicznego, 4) numer wydanego dokumentu publicznego, 5) datę odbioru dokumentu publicznego, 6) podpis rodzica odbierającego dokument publiczny. 6. Drukom nieposiadającym fabrycznie nadanych numerów i serii nadaje się taki numer bezpośrednio przed ich wydaniem. 7. Dyplomy wydawane na zakończenie przedszkola numerowane są po wypełnieniu, zgodnie z numerem, pod którym dziecko jest wpisane do księgi ewidencyjnej wychowanków przedszkola. 8. Na ostatniej stronie księgi umieszcza się zapis o treści „Księga posiada ....... stron, data ........................., podpis i pieczątka dyrektora przedszkola i głównego księgowego”. Księga powinna być zszyta i zalakowana. Powinna zawierać podpis i pieczątkę dyrektora przedszkola i głównej księgowej oraz pieczęć przedszkola. 9. Poprawek w księdze dokonuje się poprzez poziome przekreślenie zapisu i wpisanie nad nim prawidłowej treści czerwonym atramentem, a następnie parafowanie zapisu. 10. Druki błędnie wypełnione są anulowane poprzez zamieszczenie na nich zapisu „Anulowano” wraz z podpisem osoby dokonującej tej czynności. Druki anulowane przechowywane są w przeznaczonym do tego segregatorze, a druki broszurowane pozostawiane są w bloku. 11. W księdze ewidencyjnej druki ścisłego zarachowania przechowywane są pięć lat, a po upływie tego okresu podlegają komisyjnemu zniszczeniu. § 3 Pracownik 1. Dyrektor przedszkola wyznacza pracownika odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania. 2. Dyrektor przedszkola jest zobowiązany do umożliwienia wyznaczonemu pracownikowi wykonywania swoich zadań, a w szczególności wyznaczenia miejsca na przechowywanie druków w celu ich zabezpieczenia przed kradzieżą lub zniszczeniem. 3. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za druki ścisłego zarachowania druki podlegają przekazaniu nowemu pracownikowi. Przekazanie następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. § 4 Inwentaryzacja 1. Druki ścisłego zarachowania podlegają inwentaryzacji raz w roku. 2. Inwentaryzacja przeprowadzana jest na zarządzenie dyrektora przedszkola przez wyznaczoną do tego w zarządzeniu komisję inwentaryzacyjną. 3. Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest porównanie stanu faktycznego druków z zapisami w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Z inwentaryzacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się: liczbę i rodzaj druków, ich serię i numer. Protokół jest podpisywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej. § 5 Kontrola 1. Kontrolę prawidłowego gospodarowania i ewidencjonowania drukami ścisłego zarachowania przeprowadza komisja wyznaczona przez dyrektora przedszkola na zakończenie danego roku szkolnego. 2. W uzasadnionych przypadkach kontrolę można przeprowadzić w każdym czasie na podstawie zarządzenia dyrektora przedszkola. 3. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który powinien zawierać ewentualne zastrzeżenia w przedmiocie gospodarowania drukami oraz wyznaczony termin usunięcia uchybień. Protokół jest podpisywany przez komisję kontrolującą i przechowywany przez dyrektora przedszkola. § 6 Zaginięcie, zniszczenie, kradzież 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje) zaginionych druków. 2. W przypadku zaginięcia druku należy sporządzić protokół. 3. W przypadku zaginięcia czeków należy powiadomić bank, który czeki wydał. 4. W uzasadnionych przypadkach o zaginięciu druków należy zawiadomić najbliższy komisariat policji. 5. W przypadku zniszczenia (np. zalania wodą) druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół. 6. Protokoły, o których mowa w ust. 2 i 5, przechowuje się w segregatorze prowadzonym przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami. § 7 Postanowienia końcowe 1. Instrukcja kontroli i ewidencji druków ścisłego zarachowania może być w każdym czasie modyfikowana w związku z ewentualnymi zmianami w obowiązujących przepisach. 2. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem ...................................