STAN PRAWNY NA 10 WRZEŚNIA 2021 Jak długo należy przechowywać plan nadzoru? Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Jak długo należy przechowywać plan nadzoru pedagogicznego dyrektora szkoły? Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.). O tym, jak traktować poszczególne dokumenty, jakie są zasady ich archiwizacji oraz ile wynoszą okresy ich przechowywania, decydują regulacje instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt. Podmiotem uprawnionym do przyjęcia zarówno instrukcji kancelaryjnej, jak i jednolitego rzeczowego wykazu akt jest dyrektor jednostki systemu oświaty. Wymienione w pytaniu dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat. Zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. Samorządową jednostką organizacyjną w rozumieniu tej regulacji jest również publiczna szkoła, co oznacza, że do jej dyrektora należy zapewnienie odpowiednich ewidencji, przechowywania oraz ochrony dokumentacji powstającej w placówce. Sposób wykonywania tego zadania określa ust. 2 przywołanej regulacji, według którego kierownicy jednostek organizacyjnych, a zatem także dyrektorzy szkół i przedszkoli, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają: 1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, 2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w szkole grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji, 3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujące w danej szkole tworzone są zatem przez jej dyrektora. Jeśli chodzi o to, jakie dokumenty podlegają archiwizacji, na stronie archiwum państwowego (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/klasy_4_6_NDAP_szkoly.pdf) jest dostępny materiał pomocniczy przy opracowywaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt, przygotowany przez zespół pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Można go wykorzystać przy tworzeniu własnego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Wskazuje on nie tylko rodzaje dokumentacji, lecz także kategorie archiwalne. Zgodnie z zawartymi w nim wskazówkami dokumentacji związanej z nadzorem, o której mowa w pytaniu, została nadana kategoria archiwalna B25, co oznacza konieczność przechowywania jej przez 25 lat. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.