STAN PRAWNY NA 10 SIERPNIA 2023 Aneks do arkusza organizacji pracy szkoły Opracowała: Małgorzata Celuch, nauczycielka, wicedyrektor szkoły; zaktualizował Marcin Majchrzak, prawnik, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, autor licznych opracowań i artykułów z zakresu tematyki kadrowo--płacowej, prawa związkowego oraz prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 984), • Ustawa z dnia 5 sierpnia 2022 r. o zmianie ustawy Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1730), • Ustawy z dnia 12 maja 2022 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1116), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.1465 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. z 2019 r. poz. 502 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 9 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U z 2022 r. poz. 566), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 kwietnia 2019 r. w sprawie ramowych planów nauczania dla publicznych szkół (Dz.U. z 2019 r. poz. 639 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 8 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ramowych planów nauczania dla publicznych szkół (Dz.U z 2022 r. poz. 658), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1997 r. Nr 109 poz. 704 ze zm.). Dyrektor placówki, tworząc arkusz organizacji pracy szkoły, nie zawsze jest w stanie wszystko dokładnie przewidzieć, zaplanować i poprawnie zamieścić wszystkie dane dotyczących uczniów, nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Nie sposób bowiem w kwietniu przewidzieć, jaki będzie nabór do klas I, ile uda się otworzyć klas, o jakich profilach lub zawodach i liczebności, ile zostanie otwartych klas integracyjnych, jakie języki obce wybiorą uczniowie, jakie powstaną grupy na zajęciach wychowania fizycznego itd. Te wszystkie dane zamieszcza się w projekcie arkusza w kwietniu jedynie w oparciu o plan naboru i przewidywania wynikające z doświadczeń z lat ubiegłych. W kwietniu dyrektor nie wie też, jak będą się kształtowały kwestie kadrowe, które także są uzależnione od naboru, wyników klasyfikacji rocznej (w kwietniu nie wiadomo jeszcze, ilu uczniów ukończy szkołę, czy nie trzeba będzie dokonać łączenia klas, jak zmieni się liczba grup językowych w klasach starszych itd.). Od kwietnia do września mija prawie pół roku i w tym czasie wiele może się zmienić. Różnice pomiędzy tym, co zostało zaplanowane w kwietniu, a sytuacją z początku września najczęściej związane są z naborem do klas I, ze zmianą liczby etatów w szkole, zatrudnieniem nowych pracowników, liczbą godzin zajęć specjalistycznych w związku z organizacją pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Jeżeli okaże się, że konieczne zmiany ingerują we wcześniej przygotowany i zatwierdzony arkusz organizacyjny, trzeba przygotować aneks do arkusza, tzn. przeprowadzić procedurę naniesienia poprawek i zmian w arkuszu z kwietnia. Procedura dokonywania zmian w arkuszu Po zakończeniu rekrutacji do klas I można dokonać pierwszych przeliczeń: ilu jest uczniów, ile i jakich klas uda się otworzyć, jakie powstaną grupy językowe oraz inne – na zajęciach wychowania fizycznego, na informatyce, chemii, fizyce i innych zajęciach laboratoryjnych, a następnie sprawdzić, czy zachodzą zmiany w stosunku do danych zawartych w arkuszu przygotowanym w kwietniu. Jeśli zmiany zaistnieją, należy dokonać poprawek w innych danych, które zmienią się w ich konsekwencji, takich jak liczba godzin poszczególnych zajęć edukacyjnych, liczba wynikających z nich etatów. W obliczeniach należy również uwzględnić sytuację w klasach starszych, w których od kwietnia też mogło się wiele zmienić: w wyniku klasyfikacji mogła się zmienić liczebność klas, a nawet ich liczba. Należy pamiętać o uwzględnieniu opinii, a w szczególności orzeczeń z poradni psychologiczno-pedagogicznych, powodujących konieczność organizacji zajęć specjalistycznych dla uczniów. Konsekwencją tych zmian może być potrzeba zatrudnienia nowych pracowników z powodu zwiększenia liczby godzin, nauczycieli posiadających uprawnienia do prowadzenia zajęć specjalistycznych lub zwiększenia wymiaru godzin dla nauczycieli zatrudnionych w szkole. W roku szkolnym 2023/2024 nadal należy pamiętać o konieczności zatrudniania nauczycieli specjalistów w minimalnym wymiarze, który zgodnie z art. 29 Ustawy z dnia 12 maja 2022 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw we wskazanym roku szkolnym wyniesie: • 1,5 etatu, który powiększa się o 0,2 etatu na każdych kolejnych 100 dzieci lub uczniów – jeżeli liczba dzieci lub uczniów przekracza 100, • 1 etat – jeżeli liczba dzieci lub uczniów przekracza 50 i nie przekracza 100, • 0,5 etatu – jeżeli liczba dzieci lub uczniów przekracza 30 i nie przekracza 50, • 0,25 etatu – jeżeli liczba dzieci lub uczniów wynosi od 1 do 30. Natomiast począwszy od roku szkolnego 2024/2025 limity te będą określane na podstawie art. 42d ust. 3 KN.W szkołach na ogół już mamy zatrudnionych specjalistów, jednak należy dokładnie sprawdzić ich kwalifikacje, ponieważ niekoniecznie muszą posiadać wykształcenie pedagoga specjalnego. Zwiększenie wymiaru etatów może nastąpić także w sytuacji, gdy więcej uczniów, niż zaplanowano, będzie miało orzeczenia do kształcenia integracyjnego. Jeśli w szkole powstanie więcej klas integracyjnych, wzrośnie liczba etatów i będzie potrzeba zatrudnienia nowych pracowników, np. nauczycieli wspomagających (po oligofrenopedagogice). Pamiętać należy, że liczba uczniów ma także wpływ na liczbę etatów pracowników niepedagogicznych: administracji, kuchni, obsługi. Duży wzrost liczby dzieci może spowodować duży wzrost liczby godzin dla pracowników szkoły. Po sprawdzeniu tych wszystkich informacji dotyczących liczby uczniów i złożonych z nich klas, z uwzględnieniem dokonanych wyborów profili, zawodów, języków oraz przysługujących im uprawnień, można przystąpić do rozdzielenia godzin dla poszczególnych nauczycieli oraz przeliczenia liczby etatów niepedagogicznych, w oparciu o wytyczne organu prowadzącego szkołę. Przedtem jednak trzeba sprawdzić, czy nie zostały zmienione przepisy mogące mieć wpływ na organizację pracy szkoły, np.: • zmiana organizacji zajęć specjalistycznych wynikająca ze zmian rozporządzenia o sposobach i formach realizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej, • zasady organizacji indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego, • warunki organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych oraz niedostosowanych społecznie. To ważne, gdyż zmiany te mogą znacząco wpłynąć na liczbę etatów w placówce. Sprawdzić też trzeba, czy nie ma nowych wytycznych ze strony organu prowadzącego odnośnie do np. dopuszczalnej liczebności klas w poszczególnych typach szkół, w tym także klas integracyjnych. Podczas pracy nad aneksem na kolejny rok szkolny trzeba będzie zachować szczególnie dużo ostrożności, gdyż część nowych ustaw i rozporządzeń jest już znana, a co do innych – istnieją jedynie zapowiedzi zmian. Najbezpieczniej będzie na początku września sprawdzić aktualność każdego aktu prawnego, na podstawie którego tworzony był arkusz organizacyjny. Potrzeba dokonania zmian w arkuszu może wynikać również ze zmiany sytuacji kadrowej w szkole, np.: • zmiany kadry kierowniczej (dyrektora, zastępców, kierownika szkolenia praktycznego, warsztatów szkolnych, szkolnych pracowni, kierownika świetlicy, kierownika administracyjnego), • zmiany w obsadzie pozostałych stanowisk, np. spowodowanej wcześniejszym przejściem na emeryturę, urlopami pracowników: macierzyńskim, wychowawczym, na poratowanie zdrowia, bezpłatnym, oddelegowaniem do pracy w związkach zawodowych, • zmian związanych z awansem zawodowym nauczycieli. Dane te umieszczane są w arkuszu organizacyjnym i mają wpływ na kwestie związane z finansami organu prowadzącego, więc koniecznie należy je uwzględnić we wrześniowym aneksie do arkusza. Opiniowanie aneksów W przypadku wprowadzenia zmian do zatwierdzonego arkusza do 30 września: • wymagane opinie wydawane będą w terminie czterech dni roboczych od dnia otrzymania zmian, • organ prowadzący szkołę zatwierdzać będzie zmiany nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych od dnia ich otrzymania. Ważne! W przypadku wprowadzenia zmian do zatwierdzonego arkusza po 30 września organ prowadzący zatwierdzać będzie te zmiany w terminie siedmiu dni roboczych od ich otrzymania. Aneksy sporządzone do 30 września są opiniowane również przez organ nadzoru pedagogicznego. Po tym terminie, kolejne aneksy, nie muszą już być opiniowane przez wyżej wymieniony organ. Kolejny aneks w trakcie roku szkolnego W trakcie roku szkolnego również mogą zdarzyć się sytuacje wymagające dokonania zmian w organizacji pracy szkoły, o których powinien zostać powiadomiony organ prowadzący. Są to wyjątkowe przypadki, np. zmiany kadrowe (urlopy macierzyńskie, zdrowotne), uzyskanie przez rodziców dzieci w trakcie trwania roku szkolnego orzeczeń o: • indywidualnym nauczaniu, • potrzebie kształcenia specjalnego. Ponieważ takie sytuacje powodują zmianę liczby godzin dla pracowników szkoły lub konieczność zatrudnienia nowego pracownika, a w konsekwencji wzrost wydatków organu prowadzącego na prowadzenie szkoły, aneks można przygotować i przedstawić organowi prowadzącemu także w czasie trwania roku szkolnego. Aneksy należy składać przed zamiarem wprowadzenia zmian w organizacji nauczania. Dyrektor szkoły, który chce dokonać zmian, musi przygotować aneks do arkusza organizacji szkoły i uzyskać zgodę organu prowadzącego, który go zatwierdzi. Wszelkie zmiany w organizacji pracy szkoły powstałe w trakcie roku szkolnego należy zgłaszać do akceptacji na kilka dni (liczbę dni precyzuje organ prowadzący) przed datą ich wprowadzenia. Niedopuszczalne jest wprowadzenie zmian przed zatwierdzeniem aneksu. Zasady składania aneksu Aneks do arkusza należy przygotować we wrześniu, na dzień wyznaczony przez organ prowadzący szkołę – zgodnie ze stanem faktycznym na ten dzień (np. 10 września). Nie ma jednego uniwersalnego wzoru aneksu do arkusza organizacji szkoły, tzn. może być on różny dla poszczególnych organów prowadzących. W aneksie należy szczegółowo wypisać i uzasadnić wszelkie dokonywane zmiany w stosunku do arkusza zatwierdzonego w kwietniu, zwłaszcza przy konieczności zwiększenia liczby godzin i etatów dla pracowników. Zawartość aneksu do arkusza Składany przez dyrektora placówki aneks do arkusza organizacyjnego powinien zawierać następujące informacje: • wprowadzone zmiany, • przyczyny zmian, • czas obowiązywania zmian (od kiedy do kiedy), • stan zatwierdzony przed zmianami i proponowany po zmianach (liczba etatów, liczba godzin, osoby je realizujące). Jeżeli nowo zatrudniony pracownik realizuje godziny lekcyjne lub zajęcia wychowawcze, aneks musi zawierać informacje o jego kwalifikacjach merytorycznych i pedagogicznych do prowadzenia proponowanych zajęć. W przypadku indywidualnego nauczania do aneksu należy dołączyć orzeczenie poradni o potrzebie indywidualnego nauczania na dany rok szkolny oraz plan nauczania zgodny z obowiązującą podstawą programową, jak również wykaz planowanych zajęć wraz z liczbą realizowanych godzin. W przypadku kształcenia specjalnego do aneksu należy dołączyć orzeczenie poradni uprawnionej do wydawania orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego na dany rok szkolny, ale także plan kształcenia, wykaz planowanych zajęć wraz z liczbą realizowanych godzin, z uwzględnieniem godzin przeznaczonych na rewalidację. Konsekwencje błędów w aneksie Podczas pracy nad aneksem konieczne jest ponowne przeliczenie etatów i godzin dla wszystkich pracowników, z uwzględnieniem zniżek dla kadry kierowniczej. Obliczenia powinno się wykonać uważnie i precyzyjnie, mając na uwadze budżet placówki na dany rok. Konsekwencją błędów może być brak funduszy na pełną realizację zaplanowanych działań. Ważne! Dyrektor szkoły odpowiada za prawidłowe wypełnienie arkusza oraz przygotowanie aneksu i ponosi konsekwencje personalne za znajdujące się w nim błędy. Jeżeli organ prowadzący zbyt często znajduje błędy w arkuszu organizacyjnym oraz jego aneksie i musi wielokrotnie zwracać dyrektorowi arkusz lub aneks do poprawy, dyrektor podaje w ten sposób w wątpliwość swoje kompetencje jako kierownika placówki oświatowej. Powtarzająca się sytuacja tego typu powinna wywołać częstsze kontrole w szkole, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji obowiązków dyrektora. Forma Jeśli organ prowadzący nie dostarczy druków, na których trzeba zamieścić aneksy do arkusza, można przyjąć formę, która będzie wygodna nie tylko dla osoby sporządzającej arkusz, ale także dla osoby go odczytującej, gdyż łatwo w tej formie zauważyć wprowadzane różnice. Wzór arkusza jest dostępny w załączniku do tekstu.