STAN PRAWNY NA 6 LIPCA 2021 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – kwestie praktyczne Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 746), • Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakła-dowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. Nr 43 poz. 349), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobo-wych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1) – RODO. Obowiązek wprowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) w przed-szkolach wynika z treści art. 3 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świad-czeń socjalnych. Stosownie do tej regulacji utworzenie zfśs jest obligatoryjne dla każdego pracodawcy, który 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeli-czeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – two-rzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Co jednak istotne, progi te nie mają zastosowania do przedszkoli samorządowych, z uwagi na treść art. 3 ust. 2 tejże Ustawy. Pra-codawcy, prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakła-dów budżetowych, tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. W formie jednostki budżetowej prowadzone są samorządowe przedszkola, więc mają one zawsze obo-wiązek jego utworzenia. Odpis podstawowy Zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 Ustawy zfśs tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowe-go wynosi, na jednego zatrudnionego, 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość odpisu pod-stawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim roku nauki 6 proc., a w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednocześnie pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć zfśs o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę upraw-nionego do tej opieki. Zasady ustalania liczby zatrudnionych określa Rozporządzenie MPiPS z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna, planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników za-trudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przywołane do tej pory regulacje dotyczą wyłącznie pracowników niepedagogicznych, nauczyciele objęci są bowiem regulacją szczególną zawartą w Karcie nauczyciela. Zgodnie z art. 53 KN dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zfśs w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), oraz 110 proc. kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 KN (ustalanej corocznie w ustawie budżetowej), obowiązującej od 1 stycznia danego roku. Nadmienić należy, że z odpisu na zfśs, o którym mowa w ust. 1, wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zfśs, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Z kolei dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompen-sacyjne dokonuje się odpisu na zfśs w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych. Likwidacja przedszkola W przypadku likwidacji jednostki oświatowej, w której był naliczany odpis nauczyciela eme-ryta, zastosowanie ma art. 53 ust. 3a KN. W myśl tej regulacji, która ma zastosowanie nie tylko w przypadku likwidacji jednostki oświatowej, ale również w razie jej przekazania do prowadzenia podmiotowi niesamorządowemu, organ prowadzący jest zobowiązany wskazać inne przedszkole, w którym będzie naliczany odpis na zfśs na każdego nauczyciela będącego emerytem lub rencistą zlikwidowanej lub przekazanej jednostki oraz nauczyciela pobierającego nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, którego przedszkole było ostatnim miejscem pracy. Osoby te korzystają z usług i świadczeń finansowanych z zfśs na zasadach i warunkach ustalonych w regulaminie obowiązującym we wskazanej przez organ prowadzący jednostce oświatowej. Regulamin zfśs Podstawowym aktem regulującym działalność zfśs w przedszkolu jest regulamin zfśs określa-jący zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z niego finansowanych, przyjmowany na podstawie art. 8 ust. 2 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dyrektor w regulaminie zfśs określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finan-sowanych z zfśs oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje dzia-łalności socjalnej. Jakkolwiek przyjęcie regulacji dotyczących świadczeń pozostawiono uzna-niu dyrektora jako pracodawcy, to jednak, przyjmując regulamin, musi on uwzględnić regula-cję art. 8 ust. 1 Ustawy, który wskazuje kryteria, jakimi powinien kierować się pracodawca, ustalając zasady przyznawania świadczeń. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się więc od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Są to kryteria o charakterze socjalnym, co wyklucza np. ustalenie zasady, zgod-nie z którą nabywa się prawo do świadczeń po uzyskaniu odpowiedniego stażu pracy u dane-go pracodawcy. Takie właśnie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05). Nieprzyznanie świadczeń, które wynikło na skutek wadliwych zapisów regulaminu, jest pod-stawą do wystąpienia z pozwem wobec pracodawcy do sądu pracy o wypłatę świadczeń na-leżnych z zfśs. Takim świadczeniem przewidzianym z reguły w regulaminie zfśs jest dofinan-sowanie wypoczynku (wczasy pod gruszą). Środki zfśs przeznaczone mogą być na rzecz róż-nych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, finanso-wania opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielania pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Wykluczone jest, na co wskazuje Wyrok SA w Łodzi z dnia 19 czerwca 2015 r. (III AUa 1214/14), przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z zfśs ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo”. Niedopuszczalna jest też sytuacja, w której takie same świadczenia otrzymują pracownicy znajdujący się w różnej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej. Im sytuacja osoby uprawnionej do korzystania z świadczenia jest gorsza, tym wyższe świadczenie jej przysługuje. Regulamin musi różnicować wysokość przyznawanych świadczeń w zależności od tego, w jakiej sytuacji znajduje się osoba, której świadczenie przysługuje. Pracodawca ma w tym zakresie znaczną swobodę kształtowania treści regulaminu. Współpraca z organizacjami związkowymi Regulamin zfśs ustalany jest zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Pierwsza z regulacji wymaga uzgodnienia regula-minu z zakładową organizacją związkową, druga natomiast stwierdza, że w sprawach wyma-gających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z zakładowymi organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. W przypadku gdy w sprawie ustalenia regulaminu zfśs organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgod-nionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Należy tu jeszcze nadmienić, że gdy w przedszkolu powstanie nowa organizacja związkowa, nie sprawi to, że przestaną obowiązywać przepisy już istniejącego regulaminu, co zauważył Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r. (I PK 135/09). Bezpośredni wpływ związków na decyzję o przyznaniu świadectwa Zgodnie z art. 27 ust. 2 Ustawy o związkach zawodowych przyznawanie świadczeń z zfśs jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Stanowisko doktryny doty-czące tej regulacji mówi, że związki nie decydują bezpośrednio o przyznaniu konkretnego świadczenia, natomiast mają prawo desygnowania swojego przedstawiciela do komisji so-cjalnej i w ten właśnie sposób realizowana jest dyspozycja przywołanej regulacji . Świadczenia przewidziane w regulaminie zfśs W kwestii rodzajów świadczeń przewidzianych w regulaminie zfśs wypowiedział się Sąd Okręgowy w Zielonej Górze w Wyroku z dnia 4 kwietnia 2019 r. (IV U 216/19), stwierdzając, że środki zfśs pracodawca może przeznaczyć na dofinansowanie zakładowych ośrodków wczasowych i kolonijnych, domów wypoczynkowych, sanatoriów, ogrodów działkowych, obiektów sportowo rekreacyjnych, żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz obiektów służących działalności kulturalnej, co jednocześnie wyklucza finansowanie nimi świadczeń socjalno-bytowych, których pracodawca udziela pracownikom w związku z ich zatrudnieniem i – przede wszystkim – w celu zaspokojenia swoich interesów, np. zakwaterowania w hotelach pracowniczych, dowozu do pracy, wyżywienia czy stypendiów szkoleniowych. Dokumenty wymagane przez pracodawcę Skoro przyznanie świadczeń z zfśs uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i mate-rialnej osoby uprawnionej, to pracodawca musi mieć oczywiście możliwość potwierdzenia, czy dana osoba posiada prawo do świadczeń, tzn. czy faktycznie znajduje się w sytuacji, w której świadczenie jej się należy. W tej sprawie ma zastosowanie art. 8 ust. 1a Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zgodnie ze stanowiskiem doktryny Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie podaje, jakimi metodami należy ustalać sytuację socjalną pracownika, co może sugerować pewną dowolność w zakresie zbierania dowodów. Niemniej to regulamin zfśs, będący źró-dłem prawa wewnątrzzakładowego, powinien wskazywać ściśle, jakie dokumenty, składane przez osobę uprawnioną, powinny dokumentować jej prawo do konkretnego świadczenia, oraz tryb przekazywania informacji i warunków, jakie powinna spełnić. Dyrektor może od-rzucić wniosek pracownika, jeśli został on złożony w sposób niezgodny z założeniami regu-laminu. Nie jest jednak prawidłowe udzielanie świadczeń wyłącznie na podstawie analizy zarobków uzyskiwanych w danym zakładzie pracy, gdyż nie odzwierciedla to sytuacji mate-rialnej osoby uprawnionej. Dlatego należy uwzględnić wszystkie dochody pracownika oraz wszystkie dochody członków rodziny, co może różnicować sytuację osób wnioskujących, których wysokość dochodów jest taka sama . Wskazuje się, że dopuszczalne jest rozpoznanie sytuacji osoby uprawnionej do korzystania z zfśs przez: • złożenie przez osobę uprawnioną stosownego oświadczenia, • przedstawienie zaświadczenia o zarobkach, • przedstawienie zeznania podatkowego za ubiegły rok. Istotne jest, aby oświadczenie składane przez pracownika miało formę pisemną, co jest nie-zbędne dla celów dowodowych. Oświadczenie może zawierać pytania dotyczące: • osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, liczby dzieci oraz innych osób pozostających w jednym gospodarstwie domowym, • sytuacji ekonomicznej rodziny – przeciętny miesięczny dochód na członków rodziny z uwzględnieniem dodatkowych dochodów z alimentów, stypendium, najmu lub in-nych źródeł, • dodatkowych informacji mających wpływ na sytuację życiową pracownika, np.: o o stanie zdrowia członków rodziny, o o strukturze wydatków (kredyty, wydatki na ochronę zdrowia); • zdarzeń losowych, które mają wpływ na sytuację osoby korzystającej z zfśs, np. klęski żywiołowe, przewlekłe choroby, niepełnosprawność. Z punktu widzenia doktryny samo oświadczenie pracownika jest wystarczającym dowodem, by móc ocenić jego sytuację socjalną. Zdarzają się jednak przypadki, w których pracodawcy uznają takie oświadczenie za mało wiarygodne, obarczone ryzykiem oświadczenia nieprawdy, dlatego wymagają dodatkowych potwierdzeń. Złożenie nieprawdziwego oświadczenia, udo-wodnione przez pracodawcę, stanowi próbę wyłudzenia i w takiej sytuacji pracodawca może ubiegać się o zwrot środków, jeśli te zostały już wypłacone. Dlatego oświadczenie może być składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań – pracownik zobowiązany jest wówczas zawrzeć w nim klauzulę : „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, która stanowi pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań”. Zgodność zbieranych danych z RODO Zbieranie danych w celu ustalenia prawa do świadczeń zfśs jest zgodne z RODO. Przesądza o tym treść art. 8 ust. 1b Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Do przetwa-rzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby te zobowiązane są wówczas do zachowania ich w tajemnicy. Emeryci uprawnieni do świadczeń Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 3 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjal-nych przez osoby uprawnione do korzystania z zfśs należy rozumieć: • pracowników i ich rodziny, • emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny, • inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świad-czeń socjalnych finansowanych z zfśs. Jak można zauważyć, prawo nie ogranicza kręgu osób uprawnionych, ostatni z przywołanych punktów mówi szeroko o „innych osobach” bez konkretnego wskazania, kogo to określenie dotyczy. W praktyce pracodawca ma dużą swobodę w ustalaniu kręgu osób uprawnionych. Emeryci, obok rencistów, pracowników oraz członków rodzin, zostali wymienieni wprost jako osoby, którym bezwzględnie należy przyznać prawo do świadczeń. Kwestia ta nie będzie już tak oczywista w sytuacji, gdy emeryt podejmie pracę w innej jednostce, a następnie ją zakończy. Czy nadal będzie emerytem dla przedszkola, w którym nabył uprawnienia emery-talne, czy może tylko dla tego przedszkola (lub innego zakładu pracy), w którym pracował ostatnio? Sąd Najwyższy rozstrzygnął tego rodzaju sprawę w Uchwale z dnia 15 listopada 1991 r. (I PZP 56/91), stwierdzając, że osoba, która uprzednio przeszła na wcześniejszą emeryturę i podjęła w nowym zakładzie pracy zatrudnienie przy zawieszeniu wypłaty emerytury, a na-stępnie po rozwiązaniu stosunku pracy ponownie pobiera emeryturę, jest w rozumieniu art. 3 ust. 2 pkt 6 Ustawy z dnia 24 października 1986 r. o zakładowych funduszach socjalnym i mieszkaniowym w jednostkach gospodarki uspołecznionej „emerytem-byłym pracownikiem” ostatniego zakładu pracy. Tezy tej uchwały są powszechnie stosowane. Oznacza to, że „nasz” emeryt ma prawo do świadczeń z zfśs tylko do czasu, aż stanie się emerytem dla innego za-kładu pracy.