Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000 zł obowiązujący w Domu Pomocy Społecznej ……………… § 1 Zasady ogólne 1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129), zwanych dalej „zamówieniami”. 2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad: • zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, • racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm. 5. Za przestrzeganie przepisów regulaminu odpowiedzialni są: • ……………………………………, • inni pracownicy DPS-u w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia. § 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: • czy istnieje obowiązek stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych, • czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo-finansowym. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: • analizy cen rynkowych, • analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, • analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i liczby robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 5. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności: • zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców, • odpowiedzi cenowe wykonawców, • wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku), • kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 6. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych. § 3 Wszczęcie procedury 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia lub upoważnionej przez niego osoby. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: • opis przedmiotu zamówienia, • informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, • szacunkową wartość zamówienia w złotych, • wskazanie źródła finansowania, • informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej na podstawie Planu Zamówień Publicznych, • proponowany sposób wyboru wykonawcy. 3. Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie rzeczowo-finansowym wniosek podlega zatwierdzeniu przez dyrektora DPS-u. § 4 Wybór wykonawcy 1. Czynność wyboru wykonawcy przeprowadza pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia w jednej lub w kilku następujących formach: • poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego, • poprzez przekazanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2, • poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców. 2. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie BIP zamawiającego. 3. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie BIP zamawiającego jest obowiązkowe w przypadku udzielania zamówienia o wartości przekraczającej kwotę ……… zł. 4. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: • opis przedmiotu zamówienia, • opis kryteriów wyboru wykonawcy, • warunki realizacji zamówienia, • termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę. 5. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: • jakość, • funkcjonalność, • parametry techniczne, • aspekty środowiskowe, • aspekty społeczne, • aspekty innowacyjne, • koszty eksploatacji, • serwis, • termin wykonania zamówienia, • doświadczenie wykonawcy, • poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy. § 5 Udzielenie zamówienia 1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu. 2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia składa do dyrektora DPS-u lub upoważnionej przez niego osoby wniosek o udzielenie zamówienia. 3. Wniosek o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności: • szacunkową wartość zamówienia, • informacje o sposobie wyboru wykonawcy, • nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru, • cenę wybranej oferty. 4. Do wniosku o udzielenie zamówienia należy dołączyć dokumentację z przeprowadzonej czynności wyboru wykonawcy. 5. Po dokonaniu akceptacji wniosku o udzielenie zamówienia przez dyrektora DPS-u lub upoważnioną przez niego osobę pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji dyrektora DPS-u oraz głównego księgowego. 6. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisują dyrektor DPS-u lub upoważniona przez niego osoba. 7. Umowę sporządza się w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego. 8. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego niezwłocznie po zawarciu umowy. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe. 9. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty. § 6 Zasady dokumentacji 1. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 2. 2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje sekretariat DPS-u przez okres co najmniej czterech lat od udzielenia zamówienia. § 7 Odstąpienie od stosowania regulaminu 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (w tym zwłaszcza przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej ……… zł) dyrektor DPS-u może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. 2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez dyrektora DPS-u lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej czterech lat od udzielenia zamówienia. 3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.