STAN PRAWNY NA 15 CZERWCA 2021 Procedura udostępniania informacji publicznej Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176), • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735). Prawo o informacji publicznej jest gwarantowane przez art. 61 Konstytucji RP, zgodnie z któ-rym obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Zasady udzielania informacji publicznej doprecyzowuje Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Sposoby udostępniania określone zostały w art. 7 tego aktu, który wymienia: • ogłaszanie informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, w Biuletynie In-formacji Publicznej (BIP), • udostępnianie na wniosek, • wstęp na posiedzenia organów i udostępnianie materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych, dokumentujących te posiedzenia, • udostępnianie w centralnym repozytorium. Poniżej zostanie omówiona procedura udostępniania informacji na wniosek, która rozpoczyna się wpływem pisma zawierającego żądanie udzielenia konkretnej informacji. Wniosek Już na początku warto wspomnieć, że sporo mitów narosło wokół samej formy wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Przede wszystkim należy zauważyć, że ideą stojącą u podstaw konstrukcji Ustawy o dostępie do informacji publicznej jest maksymalne uprosz-czenie procedury uzyskania informacji. Podkreślmy – uzyskania, a nie udzielania. Z punktu widzenia osoby, która chce uzyskać informację, złożenie wniosku jest bardzo proste. Można go złożyć pisemnie, ustnie w obecności pracownika przedszkola lub pocztą elektroniczną. Pi-smo nie musi mieć żadnej szczególnej formy, wnioskodawca nie musi również powoływać się na Ustawę o dostępie do informacji publicznej. To po stronie przedszkola istnieje obowiązek ustalenia, czy wniosek dotyczy informacji publicznej, jeżeli nie zostało to wyraźnie w piśmie czy wniosku ustnym wskazane. Podkreślić również należy, że wniosek nie musi być podpisany, może być też podpisany pseudonimem. Fakt istnienia lub braku podpisu nie wpływa na ważność wniosku o informację publiczną. Jeżeli wpłynie na adres poczty przedszkola wniosek podpisany przez Kaczora Do-nalda, to należy z cała powagą wnioskodawcy odpisać, jeżeli oczywiście wnioskuje on o in-formację publiczną. Kolejną istotną sprawą jest to, że adres wnioskodawcy wymagany jest wyłącznie w przypad-ku, gdy nie zażyczył on sobie dostarczenia informacji w inny sposób, np. na konkretny adres e-mail. Jeżeli wniosek zawiera żądanie, aby odpowiedzi udzielić drogą elektroniczną, to dla ważności wniosku wystarczający jest ten adres, z istotnym wszak zastrzeżeniem. Adres sie-dziby wnioskodawcy może nam być w pewnych sytuacjach potrzebny, np. gdy zamierzamy wydać w sprawie decyzję odmowną, wówczas decyzja nie może zostać wysłana pocztą elek-troniczną. Jeżeli chcemy ją wydać, należy zwrócić się do wnioskodawcy o dostarczenie adresu poczty tradycyjnej pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpoznania. Pismo do wnio-skodawcy może wyglądać następująco: W nawiązaniu do wniosku o udzielenie informacji publicznej z dnia ..........................., na podstawie art. 64 § 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735) oraz uwzględniając fakt, że zakres wniosku wskazuje na konieczność wydania decyzji administracyjnej, wzywam Panią/Pana do uzupełnienia, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania, braku formalnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Jednocześnie informuję, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Uzupełnienia wniosku można dokonać poprzez dopisanie danych adresowych i podpisanie złożonego wniosku w siedzibie przedszkola, ul. ..................................................................., lub poprzez ponowne przesłanie uzupełnionego wniosku na wymieniony adres przedszkola. Sprecyzowanie wniosku Jeśli wpłynął wniosek, należy go zbadać. Najważniejszą kwestią jest to, czy zawiera on jasne żądanie. Może się zdarzyć, że wnioskodawca w taki sposób sformułował swoje pismo, że nie jesteśmy w stanie jednoznacznie ustalić, jaka informacja jest przedmiotem wniosku. Może się zdarzyć również, że wiemy, o jaką informację chodzi, ale nie wiemy z jakiego okresu. Jeżeli wnioskodawca zapyta np., ile dzieci zostało skreślonych z listy wychowanków przedszkola, należy wezwać wnioskodawcę do doprecyzowania wniosku. Warto nadmienić, że zgodnie z art. 3 ust. 3 Ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji pu-blicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Przedmiot wniosku nie może zostać sformułowany w sposób ogólny, można go bowiem wówczas rozumieć jako prośbę o informację ze wszystkich lat pracy przedszkola, a takiej informacji nie sposób oczywiście uznać za aktualną. Wniosek o doprecyzowanie może więc wyglądać następująco: W nawiązaniu do wniosku o udostępnienie informacji publicznej z dnia .................................... po wnikliwej analizie jego treści stwierdzam, że zakres wnioskowanej informacji jest niejasny i wymaga doprecyzowania ze strony Wnioskodawcy. Wniosek nie wskazuje bowiem, jakiego okresu mają dotyczyć informacje, o które wnioskodawca wnioskuje, uprzejmie proszę o jego wskazanie. Na sprecyzowanie wniosku wyznaczam termin 7 dni od dnia otrzymania niniejszego pisma przez Wnioskodawcę. Po upływie tego terminu wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania. Jednocześnie stosownie do treści art. 13 ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176) powiadamiam Wnioskodawcę, że wyznaczam nowy termin na rozpatrzenie wniosku na dzień ...................................... Warto zauważyć, że powyższy przykład pisma zawiera również element mówiący o przedłu-żeniu terminu udzielenia informacji, co wynika z faktu, że terminem podstawowym jest zaw-sze 14 dni od dnia złożenia wniosku, natomiast jeżeli w terminie tym informacja publiczna nie może zostać udostępniona, należy poinformować wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni się informację, nie dłuższym jednak niż dwa miesiące od dnia złożenia wniosku. Przyjmując, że wniosek został sformułowany w sposób jasny i nie budzący wątpliwości, a jednocześnie dysponujemy wnioskowaną informacją, należy jej w ciągu 14 dni udzielić. W tym miejscu należy jednak poczynić kolejne zastrzeżenie – badajmy, czy wnioskowana in-formacja nie została już udostępniona w BIP-ie. Może tak być np. w przypadku niektórych aktów prawa wewnętrznego, jak statuty czy regulaminy umieszczane właśnie w BIP-ie. Jeżeli wniosek dotyczy udostępnienia takiego dokumentu, wówczas nie przesyłamy go odrębnym pismem, a jedynie podajemy wnioskodawcy w odpowiedzi adres strony BIP-u, gdzie wnio-skowana informacja się znajduje. Krótko mówiąc, nie udostępniamy powtórnie tego, co zosta-ło już udostępnione. Ochrona prywatności Zdarza się, że wniosek dotyczy informacji, których udostępnić nie można, pomimo tego, że znajdują się w dokumentach stanowiących – jak najbardziej – informację publiczną. W przy-padku przedszkoli może się tak zdarzyć w odniesieniu do wniosków o udostępnienie protoko-łów rad pedagogicznych. Protokoły te co do zasady są informacją publiczną, ale w pewnych przypadkach możliwość ich udostępnienia jest wyłączona z uwagi na ochronę prywatności – np. jeżeli w trakcie posiedzenia rady omawiano stan dziecka objętego kształceniem specjal-nym. W takiej sytuacji protokół, zawierający dane wrażliwe, nie podlegające udostępnieniu. W konsekwencji należy wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej ze względu na ochronę prywatności. Pamiętać przy tym należy, że jeśli wniosek nie zawiera da-nych wnioskodawcy (imię, nazwisko i adres osoby fizycznej albo dane osoby prawnej) i nie został podpisany, należy w pierwszej kolejności wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia wezwania pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia. Decyzja powinna zostać wydana w ciągu 14 dni. Środki techniczne Zgodnie z art. 14 ust. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnianie następuje w sposób i w formie, które są zgodne z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot zobowiązany do udostępnienia, to uniemożliwiają. Jeżeli np. wnioskodawca zażyczy sobie wydruku wielkoformatowych fotografii, to przedszkole może nie mieć środków technicznych, aby udostępnić informację w sposób zgodny z wnioskiem. Zawsze należy sprawdzić, czy jesteśmy w stanie udostępnić informację w sposób, o jakim mowa we wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie, o których mówi wniosek, wówczas należy powiadomić pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazać, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być niezwłocznie udostępniona. W takim przypadku, jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie in-formacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się. Uzasadnienie umorzenia może wyglądać następująco: Wnioskodawca , Pani/Pan .................................................., wniósł o udostępnienie mu informacji publicznych dotyczących .................................................................................... Wnioskodawca zażądał udostępnienia powyższych informacji w formie ................................................................ Dyrektor Przedszkola ..........................................................., pismem z dnia ...................................., poinformował wnioskodawcę, że nie ma możliwości udzielenia informacji w formie określonej we wniosku, gdyż Przedszkole nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi. Jednocześnie też poinformował wnioskodawcę, że żądane informacje mogą zostać udzielone w formie ..................................................................... Wnioskodawca w terminie 14 dni od otrzymania powyższego pisma nie złożył wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, w związku z czym zachodzi konieczność umorzenia postępowania. Pamiętać przy tym należy, że umorzenie postępowania również następuje w formie decyzji administracyjnej. Informacja przetworzona W przypadku informacji przetworzonej wnioskodawca musi wykazać, że jej udostępnienie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Należy tu powołać się na tezę Wyroku Na-czelnego Sądu Administracyjnego z dnia 23 stycznia 2019 r. (I OSK 431/17), wedle której in-formacja przetworzona to taka, którą przedszkole nie dysponuje w momencie wpłynięcia wniosku w formie, o którą prosi wnioskodawca, ale może przetworzyć posiadane informacje w taki sposób, aby uzyskać wynik którego dotyczy wniosek. W Wyroku wspomina się o anali-zach, ale wszelkie zestawienia czy wyciągi z pism są informacją przetworzoną. Za informację przetworzoną musi być też uznana informacja, której udostępnienie wymaga znacznego na-kładu pracy. Jeżeli wniosek spełnia takie wymogi, wówczas należy wezwać wnioskodawcę do wykazania szczególnego interesu publicznego. Biorąc pod uwagę Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 18 grudnia 2018 r. (SK 27/14), trzeba stwierdzić, że wykazanie istnienia szczególnego interesu publicznego nie jest proste. Nie może to być bowiem interes ważny wyłącznie dla wnioskodawcy. Przyjmując jednak, że zostały spełnione wszystkie przesłanki umożliwiające udostępnienie informacji publicznej, to sprawa podlega załatwieniu bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, ewentualnie w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące od dnia złożenia wniosku, jeżeli termin był przedłużany.