STAN PRAWNY NA 14 MAJ 2021 Składanie, rozpatrywanie i przechowywanie wniosków pracowniczych Opracowała i zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2015 r. poz. 2243), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r. Nr 60 poz. 281), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.). Niektóre uprawnienia pracownicze, w tym większość uprawnień z tytułu rodzicielstwa, niektóre uprawnienia z zakresu czasu pracy czy urlopy wypoczynkowe mają charakter wnioskowy. Aby z nich skorzystać, pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek, co wiąże się z dopełnieniem określonych wymogów formalnych. Wniosek pracownika może być wiążący lub niewiążący dla pracodawcy. Po jego otrzymaniu zatrudniający jest zobowiązany rozpatrzyć go i przechowywać w odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej. Wnioski o urlop wypoczynkowy Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) urlopy powinny być udzielane według planu urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca obowiązany jest wziąć pod uwagę wnioski zatrudnionych odnośnie do preferowanego terminu wykorzystania urlopu. Ostateczna decyzja w przedmiocie udzielenia pracownikowi urlopu należy jednak do pracodawcy, nie oznacza to jednak, że może on wysłać zatrudnioną osobę na urlop wypoczynkowy bez jej wniosku. Wyjątek w tym zakresie dotyczy urlopu zaległego, do wykorzystania którego pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika nawet bez jego zgody. Ważne! Wniosek pracownika, w którym wskazuje on datę planowanego odpoczynku, jest koniecznym elementem procedury udzielania urlopów wypoczynkowych. Przepisy k.p. nie określają jednak formy, w jakiej powinny być składane wnioski urlopowe. Kwestia ta powinna zostać uregulowana na szczeblu zasad wewnątrzzakładowych. To od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie wymagał składania wniosków na piśmie, czy wprowadzi np. elektroniczny system obiegu tego rodzaju dokumentów. Zgodnie z art. 6 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego. Wnioski o urlop okolicznościowy Sytuacje, w których pracownik może wystąpić o urlop okolicznościowy, reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do § 15 Rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący jeden lub dwa dni, w określonych przypadkach. Liczba wolnych dni uzależniona jest od rodzaju okoliczności usprawiedliwiających ich przyznanie. Wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego powinny być przechowywane w prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej. Wnioski o urlop bezpłatny Według art. 174 k.p. pracownik może wystąpić do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego. Zatrudniający nie jest związany wnioskiem pracownika, jego udzielenie ma charakter fakultatywny. Przepisy nie regulują, w jakim terminie przed planowanym rozpoczęciem osoba zatrudniona powinna wystąpić z wnioskiem o jego udzielenie. Pracownik, składając wniosek o urlop bezpłatny, powinien określić czas jego trwania, nie ma natomiast obowiązku go uzasadniać. Ponieważ przepisy nie określają limitu długości urlopu bezpłatnego, pracownik w każdym czasie może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego skrócenie, przerwanie bądź przedłużenie. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika i może podjąć decyzję, jaka jest korzystna dla zakładu pracy. Dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego należy przechowywać w aktach osobowych pracownika, w części B. Wnioski o urlopy z tytułu rodzicielstwa Pracownikowi przysługuje szereg uprawnień z tytułu rodzicielstwa. Należą do nich głównie urlopy przyznawane w związku z urodzeniem i wychowywaniem dziecka, tj. urlop macierzyński lub na prawach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski oraz wychowawczy. Wszystkie te urlopy, z wyjątkiem urlopu macierzyńskiego, jeżeli rozpoczyna się od dnia porodu, udzielane są na pisemny wniosek pracownika. Wnioski o przyznanie urlopów związanych z rodzicielstwem mają charakter wiążący dla pracodawcy. Zatrudniający nie ma możliwości odrzucenia wniosku, jednak pod warunkiem, że spełnia on wymogi formalne, do których należy m.in. wymóg zachowania terminu na złożenie dokumentu. Pracownik ma 21 dni na złożenie wymienionych poniżej wniosków przed planowanym rozpoczęciem korzystania zdanego uprawnienia: • wniosek o skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze bezpośrednio po urlopie macierzyńskim – pracownica jest zobowiązana złożyć wniosek w ciągu 21 dni po porodzie (art. 1791 § 1 k.p.), • wniosek o skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 1824 k.p.), • wniosek o skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w całości lub w części (art. 1821d k.p.), • wniosek o skorzystanie bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego z urlopu rodzicielskiego w całości lub w części (art. 183 § 4 k.p.), • wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego lub jego części (art. 186 § 7 k.p.). Zgodnie z art. 67a pkt 2 Karty nauczyciela (dalej: KN) wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego powinien być zgłoszony co najmniej na miesiąc przed wskazanym terminem jego rozpoczęcia. Termin zakończenia urlopu wychowawczego powinien przypadać na dzień poprzedzający początek roku szkolnego; w takim przypadku termin udzielonego urlopu ulega odpowiedniemu skróceniu, a na wniosek nauczyciela – odpowiedniemu przedłużeniu. Przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli urlop wychowawczy został udzielony w wymiarze nieprzekraczającym jednego miesiąca. Z kolei na złożenie wniosku o udzielenie urlopu ojcowskiego w całości lub w części pracownik ma siedem dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu (art. 1823 § 2 k.p.). Korzystanie z urlopów związanych z rodzicielstwem ma charakter elastyczny, rodzice w pewnych sytuacjach mogą korzystać z nich naprzemiennie. W związku z tym ustawodawca przewidział prawo do rezygnacji z danego urlopu i przekazania go (bądź nie) drugiemu rodzicowi. Zarówno rezygnacja, jak i przejęcie urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego odbywają się na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika. Termin na jego złożenie zależy m.in. od jego rodzaju i wynosi: • 7 dni przed planowanym podjęciem pracy – w przypadku rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę po wykorzystaniu 14 lub 8 tygodni tego urlopu po porodzie (art. 180 § 8 k.p.), • 14 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu macierzyńskiego – w przypadku przejęcia części urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka (pracownika – innego najbliższego członka rodziny) po rezygnacji z niego przez matkę dziecka (art. 180 § 9 k.p.), • 21 dni – w przypadku rezygnacji przez pracownicę z całości lub z części urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie (art. 1791 § 4 k.p.), • 21 dni – w przypadku przejęcia przez drugiego rodzica urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie, po rezygnacji z niego przez matkę dziecka. W przypadku urlopu rodzicielskiego udzielonego na podstawie art. 1821d k.p., czyli w tzw. trybie z dołu, pracownik ma prawo w każdym czasie zrezygnować z takiego urlopu, jednak za zgodą pracodawcy. Kodeks pracy nie wspomina wprost o konieczności złożenia wniosku. Jednak dla celów dowodowych wydaje się to konieczne. W przypadku urlopu wychowawczego pracownik może z niego zrezygnować w każdym czasie za zgodą pracodawcy, a bez takiej zgody – co najmniej na 30 dni przed planowanym powrotem do pracy (art. 1863 k.p.). Wnioski o łączenie uprawnień rodzicielskich z pracą Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego z pracą. W przypadku urlopu rodzicielskiego osoba zatrudniona musi złożyć pisemny wniosek w terminie 21 dni przed zamierzonym podjęciem pracy (art. 1821e § 2 k.p.). Jeżeli pracownik chce podjąć pracę podczas urlopu wychowawczego u dotychczasowego pracodawcy, przepisy k.p. nie mówią wprost o konieczności złożenia wniosku (art. 1862 k.p.). Jednak przekazanie tego dokumentu przez osobę zatrudnioną (jeżeli praca ma być wykonywana u macierzystego pracodawcy) wydaje się zasadne. Pozostałe wnioski związane z uprawnieniami rodzicielskimi Inne uprawnienia, które przysługują pracownikom będącym rodzicami po złożeniu odpowiednich wniosków, to: • wniosek o zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 k.p.) – wniosek może zostać złożony w każdym czasie, pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, • wniosek o przerwy w pracy na karmienie dziecka piersią (art. 187 k.p.) – wniosek może zostać złożony w każdym czasie, pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, • wniosek o pracę w obniżonym wymiarze w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.); jeżeli wniosek został złożony co najmniej 21 dni przed podjęciem takiej pracy, pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, • wniosek o złożenie przez pracownika – rodzica dziecka z niepełnosprawnościami (również w fazie prenatalnej) wniosku o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy lub ruchomego/indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 1421 k.p.); w przypadku tego wniosku pracodawca może odmówić jego uwzględnienia, jeżeli jest to uzasadnione organizacją lub rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika; wniosek może zostać złożony w każdym czasie przez pracownika. Wzory wniosków o urlopy z tytułu rodzicielstwa oraz w sprawie łączenia pracy z takimi urlopami uregulowane są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego należy przechowywać w aktach osobowych pracownika, w części B. Natomiast pozostałe wnioski – w dokumentacji pracowniczej prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika. Wnioski nauczycieli o urlop dla poratowania zdrowia Zgodnie z art. 73 KN nauczyciel może złożyć do dyrektora szkoły wniosek o wydanie skierowania na badania lekarskie w celu wydania orzeczenia lekarskiego o potrzebie udzielenia urlopu dla poratowania zdrowia. Nauczyciel nie musi uzasadniać wniosku – nie jest zobowiązany do informowania we wniosku, z jakiego powodu ubiega się o urlop dla poratowania zdrowia. Na wniosek nauczyciela dyrektor szkoły ma obowiązek wydania skierowania na badania lekarskie, po sprawdzeniu, czy pedagog spełnia warunki formalne do uzyskania prawa do urlopu, tj. czy posiada wymagany staż pracy – co najmniej siedem lat, zatrudniony jest w pełnym wymiarze zajęć na czas nieokreślony, przepracował nieprzerwanie co najmniej siedem lat w szkole w wymiarze nie niższym niż ½ obowiązkowego wymiaru zajęć, a w przypadku przerwania zatrudnienia podjął zatrudnienie nie później niż w ciągu trzech miesięcy. Wnioski związane z czasem pracy Organizacja procesu pracy w danym zakładzie należy do uprawnień pracodawcy. Przepisy dopuszczają jednak sytuacje, kiedy pracownik może wystąpić z wnioskiem o zastosowanie do niego niektórych rozkładów i systemów czasu pracy. Zatrudniony może wystąpić z wnioskiem o wprowadzenie wobec niego: • ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.), • indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.), • systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), • systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.), • systemu przerywanego czasu pracy oraz ruchomego/indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowanego na wniosek rodzica, o którym mowa w art. 1421 k.p. Wnioski o ww. uprawnienia nie są wiążące dla pracodawcy, z wyjątkiem dokumentu od pracownika, o którym mowa w art. 1421 k.p., który co do zasady powinien być uwzględniony. Należy nadmienić, że zatrudniony może również złożyć wniosek (niewiążący dla pracodawcy) o udzielenie mu czasu wolnego za pracę w nadgodzinach (art. 1512 § 1 k.p.). Wnioski te trzeba przechowywać w dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika.