STAN PRAWNY NA 12 SIERPNIA 2026

Niektóre uprawnienia pracownicze, w tym większość uprawnień z tytułu rodzicielstwa, niektóre uprawnienia z zakresu czasu pracy czy urlopy wypoczynkowe mają charakter wnioskowy. Aby z nich skorzystać, pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek, co wiąże się z dopełnieniem określonych wymogów formalnych. Wniosek pracownika może mieć charakter wiążący lub niewiążący dla pracodawcy. Po jego otrzymaniu zatrudniający jest zobowiązany rozpatrzyć go i przechowywać w odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej.

W przepisach prawa pracy coraz częściej pojawiają się zapisy, iż wnioski składane przez pracowników mogą mieć postać papierową lub postać elektroniczną. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). W 2026 roku dokonano istotnych zmian dotyczących sposobu realizowania wybranych czynności z zakresu prawa pracy. Nowelizacja w określonym katalogu spraw zastąpiła dotychczasowy wymóg formy pisemnej możliwością dokonania czynności w postaci papierowej lub elektronicznej. Niestety brakuje w przepisach jednoznacznej definicji tego, co można uznawać za formę elektroniczną.

W praktyce można uznawać za formę elektroniczną:

• wnioski elektroniczne składane i akceptowane bezpośrednio w systemie kadrowym, platformy pracownicze, wiadomości w pracowniczych aplikacjach komunikacyjnych,
• e-mail, o ile możliwe jest jednoznaczne ustalenie nadawcy oraz utrwalenie treści wiadomości. Identyfikacja powinna pozwalać na ustalenie tożsamości pracownika (np. imię i nazwisko oraz adres mailowy przypisany do pracownika w systemie pracodawcy.

Wnioski o urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 163 k.p. urlopy powinny być udzielane według planu urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca obowiązany jest wziąć pod uwagę wnioski zatrudnionych odnośnie do preferowanego terminu wykorzystania urlopu. Ostateczna decyzja w przedmiocie udzielenia pracownikowi urlopu należy jednak do pracodawcy, nie oznacza to jednak, że może on wysłać zatrudnioną osobę na urlop wypoczynkowy bez jej wniosku. Wyjątek w tym zakresie dotyczy urlopu zaległego, do wykorzystania którego pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika nawet bez jego zgody.

Ważne!
Wniosek pracownika, w którym wskazuje on datę planowanego odpoczynku, jest koniecznym elementem procedury udzielania urlopów wypoczynkowych.

Przepisy k.p. nie określają jednak formy, w jakiej powinny być składane wnioski urlopowe. Kwestia ta powinna zostać uregulowana na szczeblu zasad wewnątrzzakładowych. To od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie wymagał składania wniosków na piśmie, czy wprowadzi np. elektroniczny system obiegu tego rodzaju dokumentów.

Zgodnie z art. 6 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego.

Wnioski o urlop okolicznościowy

Sytuacje, w których pracownik może wystąpić o urlop okolicznościowy, reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do § 15 Rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący jeden lub dwa dni, w określonych przypadkach. Liczba wolnych dni uzależniona jest od rodzaju okoliczności usprawiedliwiających ich przyznanie.

W przypadku urlopów okolicznościowych przepisy również nie narzucają formy wniosku. Dla przejrzystości procesu warto, aby wszystkie wnioski były w jednakowej formie. Wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego powinny być przechowywane w prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej.

Wnioski o zwolnienie z powodu siły wyższej

Na podstawie art. 148¹ k.p. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.