STAN PRAWNY NA 30 KWIETNIA 2021 Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników – część 3: odbiór dokumentacji, ochrona danych, konsekwencje nieprowadzenia Opracował: Paweł Michalak, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu, pracownik samorządowy Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1444 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). Możliwość odebrania dokumentacji archiwalnej Od 1 stycznia 2019 r. byli pracownicy zyskali uprawnienie do odebrania od swoich byłych pracodawców ich archiwalnej dokumentacji pracowniczej (po upływie 10-letniego okresu jej przechowywania po ustaniu zatrudnienia). O uprawnieniu tym, na podstawie art. 946 pkt 2 k.p., pracodawca ma obowiązek poinformowania kończącego współpracę pracownika na piśmie lub w postaci elektronicznej w chwili wydania mu świadectwa pracy. Informacja w sprawie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej co do zasady dotyczy wyłącznie pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany od powyższej daty, ale wyjątkowo również tych, którzy zatrudnieni byli po raz pierwszy w latach 1999–2018 i za których został złożony raport informacyjny ZUS. Zgodnie z ww. przepisem, pracownik (lub upoważniona przez niego osoba) może odebrać osobiście, za pokwitowaniem, swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, a więc do 31 stycznia odpowiedniego roku kalendarzowego. Wydawaną dokumentację pracowniczą, prowadzoną w postaci papierowej, przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę (§ 17 ust. 1 Rozporządzenia). Natomiast wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej może nastąpić: • na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo • za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia (§ 16 ust. 4 Rozporządzenia). Po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika, pracodawca ma obowiązek zniszczenia archiwalnej dokumentacji w terminie do 12 miesięcy, a zniszczenie powinno nastąpić w taki sposób, aby niemożliwe było odtworzenie jej treści (art. 947 § 1 k.p.). Przepisy Kodeksu pracy nie zobowiązują pracodawcy do sporządzenia protokołu zniszczenia dokumentacji pracowniczej, należy jednak pamiętać, że pracodawca, przetwarzając dane osobowe pracowników, jest zobowiązany stosować przepisy RODO, a z art. 5 ust. 2 tego aktu wynika, że administrator danych jest zobowiązany do przestrzegania zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie (tzw. zasada rozliczalności). Pracodawca powinien więc dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej w terminie i w sposób wskazany w Kodeksie pracy. Ochrona danych osobowych a dokumentacja pracownicza W prowadzeniu dokumentacji osobowej pracowników niezwykle istotne jest przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO „przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Tworzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej zawierającej dane osobowe pracowników spełniają więc definicję przetwarzania danych osobowych w rozumieniu RODO i jako takie podlegają jego przepisom. Zarządzając dokumentacją pracowniczą, pracodawca musi wypełniać obowiązki administratora zbioru danych osobowych wprowadzonych w tym zakresie przez RODO. Przetwarzanie danych osobowych ograniczone zostało przez wymóg przestrzegania podstawowych zasad RODO. Prawodawca unijny wskazał następujące normatywne zasady przetwarzania danych: • zasadę legalności, rzetelności i przejrzystości, • zasadę ograniczenia celu, • zasadę minimalizacji danych (adekwatności), • zasadę prawidłowości (poprawności danych), • zasadę ograniczenia przechowywania, • zasadę integralności i poufności (bezpieczeństwa danych), • zasadę rozliczalności . Pracodawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich ww. zasad oraz musi być w stanie wykazać, że ich nie narusza. Wszelkie czynności pracodawcy związane z pozyskiwaniem danych osobowych, a następnie z ich przetwarzaniem i przechowywaniem, należy oceniać z perspektywy ww. zasad (art. 5 RODO). Największe znaczenie praktyczne ma zasada adekwatności, która oznacza możliwość zbierania tylko danych niezbędnych do osiągnięcia celu przetwarzania, co w przypadku relacji pracowniczych oznacza maksymalne ograniczenie ingerencji w sferę prywatności. Nie można więc gromadzić danych na zapas, bez wyraźnego i dającego się usprawiedliwić powodu. Uszczegółowieniem zasady adekwatności w relacjach pracodawcy i pracownika jest art. 221 k.p. (zob. część pierwsza artykułu), który zawiera zamknięty katalog danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy i pracownika. Natomiast zgodnie z zasadą minimalizacji pobierania i przetwarzania danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) pracodawca powinien gromadzić tylko te dane, które są konieczne do celu, jakim jest zatrudnienie danej osoby. Z możliwości przetwarzania danych osobowych kandydata lub pracownika na podstawie ich zgody wyłączone zostały dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, tj. dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa. Tego rodzaju dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na podstawie przepisu prawa, który przewiduje obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie albo pracownika, co ma miejsce w przypadku zatrudniania nauczyciela w placówce oświatowej. Ma to na celu zapobieganie nadmiarowemu pobieraniu tego typu danych. Dane osobowe można podzielić na kategorie, których charakter wpływa na ich gromadzenie i przetwarzanie: • dane zwykłe, których pracodawca może żądać na podstawie przepisu prawa, a poza tym kandydat może przekazać je z własnej inicjatywy (art. 6 RODO – np. imię, nazwisko, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, wykonywany zawód, wizerunek, adres e-mail itp.), • dane szczególne (wcześniej nazywane danymi wrażliwymi), które kandydat może przekazać w sposób wyraźny z własnej inicjatywy (art. 9 RODO – np. przekonania religijne lub światopoglądowe albo dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby), • dane dotyczące wyroków i naruszeń prawa, których pracodawca ma obowiązek żądać w celu wypełnienia konkretnego obowiązku prawnego (art. 10 RODO). Zgodnie z art. 13 RODO pracodawca – jak każdy administrator danych osobowych – ma obowiązek poinformowania kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny (art. 12 RODO). Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy. Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca powinien usunąć dane osobowe kandydata. Nie można bowiem wykorzystywać danych kandydatów do pracy pozyskanych w konkretnym procesie rekrutacyjnym do celów przyszłych rekrutacji bez wyraźnej zgody kandydata. W przypadku zakończenia procesu rekrutacji decyzją o zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od pracownika również adresu zamieszkania, numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221 § 3 k.p.). W przypadku zatrudnienia pracownika pracodawca musi ponownie spełnić wobec niego obowiązek informacyjny. Według art. 29 RODO podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Za dobrą praktykę, opartą na przepisach obowiązujących w naszym kraju przed wejściem w życie RODO, należy uznać wystawianie przez administratora imiennych upoważnień i prowadzenie ich rejestru. Istotną w tym zakresie kwestię stanowi wykorzystywanie zdjęcia pracownika do celów służbowych. Bardzo często, na etapie rekrutacji albo już w trakcie trwania stosunku pracy, pracodawca żąda od pracownika zdjęcia w celu różnorakiego służbowego wykorzystania, np. umieszczenia wizerunku pracownika na identyfikatorze, w intranecie, na swojej stronie internetowej, w gazetce zakładowej czy na tablicy w siedzibie firmy. Pojawia się pytanie: czy jest to zgodne z prawem? Katalog danych – zarówno kandydata do pracy, jak i pracownika – których pracodawca może żądać i bez zgody przetwarzać, nie zawiera zdjęcia, więc do legalnego jego pozyskania i wykorzystywania wizerunku (np. poprzez publikację w internecie, czyli rozpowszechnienie publiczne, gdzie dostęp ma bliżej nieokreślony krąg odbiorców) konieczne jest – co do zasady – uzyskanie dobrowolnej, niewymuszonej i niedomniemanej zgody pracownika. Ze względów dowodowych zgoda ta powinna być wyrażona w formie pisemnej oraz dokładnie wskazywać cel i zakres rozpowszechniania wizerunku, np. zgoda nie jest ograniczona czasowo i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności zamieszczenie zdjęcia na identyfikatorze, opublikowanie go na firmowej stronie internetowej, wykorzystanie w kampanii marketingowej, udostępnianie klientom pracodawcy w ofertach handlowych czy w gazetce firmowej. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w tym zdjęć, można odwołać w każdym czasie. Istnieją oczywiście wyjątki od zasady pozyskiwania zgody, np. sytuacje, w których wizerunek pracownika stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza. Konsekwencje nieprowadzenia akt lub innych nieprawidłowości Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest szczególnie ważny ze względu na dowodowe znaczenie znajdujących się w niej dokumentów w ewentualnych sprawach o roszczenia pracownika wynikające ze stosunku pracy, a także w razie kontroli prawidłowości wykonywania zobowiązań pracodawców, np. przez PIP czy ZUS. Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy niewykonanie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.). Taką samą karą zagrożone są działania pracodawcy, który: • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez obowiązkowy minimalny okres (art. 281 pkt 6a k.p.), • pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 pkt 6b k.p.). Prowadzenie dokumentacji osobowej niezgodne ze stanem faktycznym może być uznane za jej fałszowanie, zakwalifikowane jako przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego, grożące karą pozbawienia wolności nawet do pięciu lat. Sankcją wykroczeniową objęte jest nie tylko zaniechanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale też zbyt krótkie lub niewłaściwe jej przechowywanie, tj. w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Karalne są przypadki rażące, w których warunki atmosferyczne lub brak pieczy (np. dostęp osób trzecich, porzucenie w miejscu publicznym) mogą spowodować bezpowrotną utratę dokumentacji. Co warto podkreślić, czynem karalnym nie jest skutek w postaci zniszczenia dokumentacji, lecz samo jej narażenie na uszkodzenie lub zniszczenie. Wykroczenia pracodawcy polegające na naruszeniu obowiązków związanych z prowadzeniem i odpowiednim przechowywaniem dokumentacji pracowniczej zagrożone są karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Grzywnę może nałożyć inspektor pracy jako organ prowadzący postępowanie mandatowe w sprawach o wykroczenia przewidziane w Kodeksie pracy, jeżeli uzna, że taka kara będzie wystarczająca. W takim przypadku kwota mandatu nie może przekroczyć 2000 zł, a wyższe kary grzywny może nałożyć właściwy sąd rejonowy rozpatrujący sprawę w trybie zwyczajnym. Kara grzywny nakładana jest bezpośrednio na osobę fizyczną odpowiedzialną za naruszenie obowiązku, a nie na przedsiębiorstwo. Karę grzywny mogą ponieść: pracodawca będący osobą fizyczną, członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną odpowiedzialny za sprawy personalne albo pracownik działu kadr. Choć w przypadku tego ostatniego zakres odpowiedzialności zależy od sposobu ukształtowania jego statusu, tj. od tego, czy realizuje obowiązki „zwykłego” pracownika, czy powierzona mu została kompetencja do dokonywania czynności w imieniu pracodawcy . Podstawę odpowiedzialności cywilnej wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku pracodawcy prowadzenia dokumentacji pracowniczej stanowi art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p. W przypadku niezwrócenia pracownikowi dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy – jeżeli w związku z powyższym zaniedbaniem pracownik poniósł szkodę – może on domagać się odszkodowania od pracodawcy i roszczenie z tym związane należy uznać za roszczenie wynikające ze stosunku pracy. Nieprowadzenie obowiązkowej dokumentacji może ponadto rzutować na rozstrzygnięcie ewentualnego sporu między stronami stosunku pracy, gdyż w takiej sytuacji ciężar dowodu zostaje przerzucony na pracodawcę. W takim przypadku sąd może dać wiarę nawet bezpodstawnym roszczeniom pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez niego wskazane (art. 6 k.c. w związku z art. 300 k.p.) lub ustalone przez sąd z urzędu. Podsumowanie Jakich zaniedbań najczęściej dopuszczają się pracodawcy prowadzący dokumentację pracowniczą? Bogaty katalog przedstawia ekspert z dziedziny prawa pracy, Maciej Nałęcz. Oto kilka z nich: • zwłoka w założeniu dokumentacji pracowniczej – zdarza się, że niektórzy pracodawcy gromadzą dokumenty pracownicze w plastikowych koszulkach do momentu, aż zbierze się ich na tyle dużo, by „warto było” założyć dla nich odpowiednią teczkę; należy tego dokonać niezwłocznie po zawarciu umowy o pracę, • zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek – dokumenty powinny być na bieżąco dokładane do właściwych segregatorów i teczek osobowych, • zakładanie kilku teczek akt osobowych prowadzonych dla jednej osoby, • zaniechanie podziału dokumentów w teczce osobowej na cztery części, • brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów, • umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt – często występującym błędem jest umieszczanie dokumentów potwierdzenia odbycia przez pracownika szkolenia wstępnego bhp, zapoznania się z regulaminem pracy, a także otrzymania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w części A akt osobowych, co jest działaniem intuicyjnym, ponieważ wymienione dokumenty pracownik powinien w większości podpisać przed dopuszczeniem do pracy, tymczasem właściwym umiejscowieniem wymienionych dokumentów jest część B akt, co jednoznacznie określa § 3 pkt 2 lit. e–f Rozporządzenia, • brak dokumentów, które powinny znajdować się w danej części akt – w trakcie kontroli teczki osobowej pracownika przez inspektora PIP-u, w pierwszej kolejności sprawdzane jest to, czy znajdują się w niej najważniejsze dokumenty umożliwiające dopuszczenie pracownika do pracy, tj. wstępne i okresowe orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy oraz potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego i okresowego bhp, • wymaganie od pracownika zgody na wypłacanie wynagrodzenia na konto bankowe – od 1 stycznia 2019 r. forma ta stanowi zasadę, a jeśli pracownik chciałby otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych, to powinien złożyć odpowiedni wniosek (art. 86 § 3 k.p.), • wpinanie do akt oryginałów dokumentów – sprawdzenie, czy w aktach osobowych są przechowywane oryginały dokumentów, należy do stałych elementów kontroli PIP-u, • zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową, • kopiowanie dowodu osobistego pracownika i wpinanie kopii do akt – pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy i pracownika danych innych niż te, które znajdują się w katalogu z art. 221 k.p. oraz w przepisach szczególnych, tymczasem dane zawarte w dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości wykraczają poza zakres dopuszczony przepisami, co dotyczy w szczególności wzrostu, koloru oczu, znaków szczególnych oraz wizerunku (zdjęcia) pracownika, dlatego pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu mogą domagać się od pracownika okazania dowodu osobistego do wglądu w celu weryfikacja danych, nie usprawiedliwia to jednak utrwalania (kserowania) i gromadzenia danych osobowych, do których przechowywania pracodawca nie ma podstaw, • umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych. Jak widać, prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga sporej wiedzy prawniczej oraz posiadania przez pracodawcę odpowiedniej infrastruktury technicznej, by móc sprostać wszelkim obowiązkom stawianym mu w tej materii przez prawo. Jeśli pracodawca zdecyduje się na samodzielne powadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, to nie może oszczędzać na zabezpieczeniach dokumentacji oraz edukowaniu siebie i swoich pracowników kadr. Można zdecydować się na outsourcing, jednak musi to być wybór przemyślany i –najlepiej – poparty doświadczeniami innych, znajomych pracodawców.