STAN PRAWNY NA 30 KWIETNIA 2021 Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników – charakterystyka Opracował: Paweł Michalak, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu, pracownik samorządowy Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). Wprowadzenie Dziedziną prawa zakładającą generowanie setek stron dokumentów w tej czy innej postaci jest prawo pracy, którego najważniejszy akt prawny stanowi Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Gdyby jednak akt ten regulował każdy aspekt stosunku prawnego, jakim jest stosunek pracy, ze wszystkimi prawami i obowiązkami stron, czyli pracownika oraz pracodawcy, to wówczas stanowiłby akt nader obszerny i wyjątkowo często nowelizowany, nawet jak na standardy polskiej legislacji. Kwestie szczegółowe, jak ma to miejsce w innych dziedzinach prawa, uregulowane zostały w rozporządzeniach. Dla Kodeksu pracy obowiązuje ich obecnie niespełna 50. Ze względu na temat interesować nas będzie tylko jedno z nich: Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: Rozporządzenie), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenie to jest odpowiedzią m.in. na szybko rozwijającą się technologię, gdyż przewiduje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zastąpiło ono wysłużone i kilkukrotnie nowelizowane Rozporządzenie MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, co nie oznacza, że akt poprzedni całkowicie stracił znaczenie, ponieważ zgodnie z przepisami przejściowymi nowego Rozporządzenia część dawnych regulacji prawnych nadal wiąże pracodawcę. Dokumentacja pracownicza – zagadnienia ogólne Najszerszym zdefiniowanym w Kodeksie pracy pojęciem jest „dokumentacja pracownicza”, na którą składają się akta osobowe pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Każdy pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji pracowniczej, niezależnie od liczby pracowników i formy organizacyjno-prawnej. Obowiązek ten wprowadza art. 94 pkt 9a k.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., natomiast zasady jego realizacji oraz wskazanie dokumentów, które powinny się znaleźć w aktach pracowniczych, zostały szczegółowo określone w Rozporządzeniu. Do 31 grudnia 2018 r. obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej, w tym minimalnego okresu jej przechowywania, odnosiły się tylko do akt osobowych. Inna dokumentacja pracownicza, np. dotycząca czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia, nie podlegała tak szczegółowej regulacji. W efekcie wprowadzenia nowych przepisów zakres obowiązków pracodawcy związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą znacznie się rozszerzył. W dokumentacji pracowniczej gromadzone są wszystkie oświadczenia i dokumenty związane z pracownikiem, zarówno te sporządzone przez samego pracownika (np. wnioski, oświadczenia), dostarczone przez pracownika (dyplomy ukończenia studiów), sporządzone przez pracodawcę w celu ukształtowania stosunku pracy (np. oświadczenia) lub udokumentowania zapoznania się pracownika z określonym oświadczeniem lub informacją, jak również umowy (z umową o pracę na czele). Akta osobowe pracownika Zawartość teczki akt osobowych, zwanej potocznie teczką pracowniczą, określona jest w § 3 Rozporządzenia. Teczka podzielona została na cztery części i składają się na nią oświadczenia oraz dokumenty: zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A), dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (część B), związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część C), a także dokumenty związane z nałożeniem na pracownika kary porządkowej (część D). Dokumenty, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, to oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części A akt osobowych przechowuje się ponadto skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. W Rozporządzeniu zrezygnowano z ustalania spisu konkretnych rodzajów dokumentów, natomiast wskazano dane osobowe, które pracodawca może przetwarzać w procesie rekrutacji. Dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, zostały wskazane bezpośrednio w art. 221 § 1 k.p. i są to: • imię (imiona) i nazwisko, • data urodzenia, • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, • wykształcenie, • kwalifikacje zawodowe, • przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w powyższym katalogu, jeżeli jest to niezbędne do wypełniania jego obowiązku nałożonego przepisem prawa (art. 221 § 4 k.p.). Jako przykład takiego przepisu podać można art. 10 ust. 8a Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela, zgodnie z którym w celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w ust. 5 pkt 4 (brak skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe), nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest zobowiązany przedstawić dyrektorowi informację z Krajowego Rejestru Karnego, z wyjątkiem przypadku, gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej placówce w ciągu trzech miesięcy od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia na podstawie art. 20 ust. 5c poprzedniego stosunku pracy. W zakresie wymogu niekaralności Kartę nauczyciela stosujemy również do nauczycieli zatrudnianych w placówkach niepublicznych (art. 91b ust. 2b KN). Pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Posiadanie kwalifikacji wymaganych do zajmowania danego stanowiska przewiduje Karta nauczyciela w art. 10 ust. 5 pkt 5, co również obowiązuje nauczycieli zatrudnianych w placówkach niepublicznych. W części A teczki osobowej mogą też zostać złożone kopie dokumentów zawierających inne dane niż wynikające z Rozporządzenia i Kodeksu pracy, jeśli kandydat do pracy z własnej inicjatywy przedkłada je pracodawcy, załączając jednocześnie klauzulę wyrażającą świadome udostępnienie swoich danych osobowych na potrzeby przeprowadzanej rekrutacji. Do dokumentów tych zaliczyć można: CV, list motywacyjny, dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. W procesie rekrutacji niedopuszczalne jest pobieranie, a następnie przechowywanie w aktach osobowych pracownika oryginalnych dokumentów, jest to bezprawne i naraża pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą. Zatrudniający może dokumenty tylko skopiować, kopie poświadczyć za zgodność z przedłożonym oryginałem, a po podjęciu decyzji o zatrudnieniu odpisy lub kopie dokumentów przedstawionych przez pracownika w procesie rekrutacji umieścić w części A akt osobowych. Część B akt osobowych jest zwykle najobszerniejszą częścią teczki. Przechowywane są w niej bowiem dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Ich katalog został określony w § 3 pkt 2 Rozporządzenia. Spośród szczególnie istotnych elementów tego katalogu wymienić można: • umowę o pracę, • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami oraz zasadami BHP, • potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz ich zmianie, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP, • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika, • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski lub urlop wychowawczy oraz z korzystaniem z tych urlopów, • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, • umowę o zakazie konkurencji. Katalog zawarty w ww. przepisie ma charakter otwarty, co oznacza, że w części B akt osobowych mogą zostać umieszczone również inne dokumenty powstałe w okresie zatrudnienia. W części C akt osobowych gromadzone są oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Katalog dokumentów z tej części określa § 3 pkt 3 Rozporządzenia i on także ma charakter otwarty. Ostatnia, czwarta część akt, czyli część D, przeznaczona jest na odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inną dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Poprzednie Rozporządzenie zakładało umieszczanie tego rodzaju dokumentów w części B, z czym wiązał się problem pozostawania przerwy w numeracji akt po usunięciu dokumentacji ukarania pracownika np. w związku z upływem okresu jej zatarcia. Należy podkreślić, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek monitorowania okresu zatarcia każdej kary i po jego upływie usuwania z akt zawiadomienia o ukaraniu wraz z całą związaną z nim dokumentacją i wykazem tej dokumentacji. Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwał w tym dniu, mogą nadal składać się z trzech części (A, B i C), tak jak przewidywało to poprzednie Rozporządzenie, a pracodawcy nie mają obowiązku dostosowania akt osobowych do nowej czteroczęściowej struktury. Jednak gdy dany pracownik podlegać będzie odpowiedzialności porządkowej po tej dacie, to należy zastosować przepisy nowego Rozporządzenia i wyodrębnić część D akt. Niemniej nawet jeśli nie doszło do ukarania pracownika, ale pracodawca ma takie życzenie, to może na podstawie § 21 i § 22 ust. 3 Rozporządzenia dostosować strukturę „starych” teczek osobowych do nowych zasad. Wykaz dokumentów składających się na akta osobowe, zawarty w Rozporządzeniu, w większości nie jest katalogiem zamkniętym. W § 3 Rozporządzenia, odnoszącym się do części B i C, ustawodawca posłużył się sformułowaniem „w tym”, co oznacza, że zatrudniający może przechowywać w teczkach osobowych wszelkie inne dokumenty niż wymienione w Rozporządzeniu, które zostały dostarczone lub powstały podczas trwania stosunku pracy, o ile są istotnie z nim związane, a ich przechowywanie jest uzasadnione i zgodne z przepisami prawa. Nie znaczy to, że pracodawca może do nich wpinać bezrefleksyjnie wszystkie spływające dokumenty. Powinien pamiętać o zasadzie adekwatności gromadzonych danych, zawartej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do realizacji celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”). Według § 3 pkt 2 Rozporządzenia dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, inne niż wyraźnie wymienione w regulacji, powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Nie ma przepisów wskazujących miejsce przechowywania dokumentów związanych ze zgłaszaniem do ZUS-u pracowników i członków ich rodzin. Wyrażany jest często pogląd, że tego typu dokumentów nie można wpinać do akt osobowych, lecz powinno się tworzyć dla nich odrębną teczkę. Równocześnie jednak brakuje przekonujących argumentów, które przemawiałyby za takim rozwiązaniem. Należy więc stwierdzić, że nie jest błędem przechowywanie tego rodzaju dokumentów w aktach osobowych i rozwiązanie to bywa stosowane w praktyce. Dokumenty składane przez pracownika w związku z ubieganiem się o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie powinny być dokładane do akt osobowych. Zawierają one często znacznie szerszy zakres danych osobowych, niż przewidują to przepisy prawa pracy dotyczące przetwarzania danych zawartych w aktach osobowych. Argumenty te przemawiają za utworzeniem osobnego zbioru danych pracowników zawierającego wyłącznie dokumenty składane na potrzeby uzyskania świadczenia socjalnego. Dokumenty te często zalicza się do tzw. danych szczególnie chronionych (dawniej zwanych wrażliwymi) i nie powinny być wykorzystywane w innych celach niż ten, dla którego zostały pracodawcy udostępnione. Usuwanie dokumentów z akt osobowych jest kłopotliwe, ponieważ przepisy prawa pracy w zasadzie nie przewidują takiej możliwości. Dlatego warto przeprowadzić analizę zasadności umieszczenia danego dokumentu w aktach. W przypadku gdy dojdzie do usunięcia niepotrzebnego dokumentu, należy dążyć do osiągnięcia stanu zgodnego z przepisami, czyli sporządzić nowy wykaz dokumentów i zmodyfikować numery na dokumentach znajdujących się w aktach osobowych. Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest odrębną dokumentacją w stosunku do akt osobowych. Zgodnie z przepisami dokumentacja ta ma mieć charakter zindywidualizowany, czyli ma być odrębna i wydzielona dla każdego pracownika, na takich samych zasadach, jak akta osobowe. Oznacza to, że pracodawca powinien gromadzić dokumentację dotyczącą konkretnego pracownika w wydzielonym miejscu, np. w odrębnym segregatorze albo w ramach jednego segregatora dla całego zespołu, lecz w osobnej koszulce lub teczce. Zakres pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa przepis § 6 Rozporządzenia, stosownie do którego wyodrębnić można cztery kategorie dokumentów: • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy – np. ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, o liczbie godzin nadliczbowych i o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych lub ubiegania się o zwolnienie od pracy i korzystania z niego w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, • karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, • karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca musi dokonać podziału dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, dotyczących każdego z czterech ww. obszarów. Może prowadzić teczki dla całego zespołu, przeznaczone na dokumenty z danej kategorii, oczywiście przy zachowaniu podziału na poszczególnych pracowników. Jednak w przypadku zatrudnienia danego pracownika przez dłuższy okres bardziej praktyczną metodą wydaje się przypisanie mu osobnej teczki lub segregatora, w których wydzielone zostałyby cztery działy tematyczne, odpowiadające ustawowej treści dokumentacji, albo czterech odrębnych teczek. Od 1 stycznia 2019 r. dokumenty należące do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stanowią część składową dokumentacji pracowniczej, co oznacza, że podlegają one takim samym zasadom tworzenia i przechowywania, jak akta osobowe, a zatem zmiany w przepisach rozszerzyły obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej na znacznie większą liczbę dokumentów i na znacznie dłuższy okres niż dotychczas. W przeciwieństwie jednak do akt osobowych przepisy nie nakazują gromadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w porządku chronologicznym oraz numerowania poszczególnych dokumentów wchodzących w jej skład. Nie wymagają też tworzenia dla nich wykazu.