STAN PRAWNY NA 5 SIERPNIA 2026

Zgodnie z obecnymi przepisami szkoły publiczne mogą zostać zobowiązane do zastosowania procedury przewidzianej w Ustawie Prawo zamówień publicznych podczas udzielania zamówienia publicznego. Nie jest to jednak regułą. Najczęściej zdarza się, że zamówienia publiczne udzielane są w nieco mniej sformalizowanym postępowaniu. W artykule znalazły się najważniejsze informacje na temat tego, kiedy szkoły publiczne powinny stosować Ustawę oraz w jaki sposób powinno się udzielać zamówień publicznych.

Podmioty zobowiązane do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych zostały określone w art. 4 tej Ustawy. W pkt 1 wskazano, że wśród nich znalazły się jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Oznacza to, że zarówno jednostki samorządu terytorialnego, będące organami prowadzącymi szkoły, jak i same placówki są aktualnie zobowiązane do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Kto powinien być zamawiającym?

Podmiotem udzielającym zamówienia publicznego na rzecz szkoły, zwłaszcza gdy chodzi o poważniejsze zamówienia, jest zwykle organ prowadzący. Może on samodzielnie przeprowadzić całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i w takim przypadku dyrektor szkoły nie uczestniczy w czynnościach wynikających z Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Ważne!

Zgodnie z nową Ustawą zasadą jest, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza zamawiający, natomiast istnieje możliwość powierzenia przez niego tzw. pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej (np. szkole) lub osobie trzeciej. W takiej sytuacji podmioty wykonujące pomocnicze działania zakupowe działają jako pełnomocnicy zamawiającego.

Ustawodawca jedynie przykładowo wskazał, na czym polegają „pomocnicze działania zakupowe”, wymieniając w art. 37 ust. 3 Ustawy Prawo zamówień publicznych:

• zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych,
• doradztwo dotyczące planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu,
• przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia,
• przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Katalog powyższych pomocniczych działań zakupowych nie jest zamknięty, co oznacza, że zamawiający może obarczyć szkołę także innymi obowiązkami, ale –jak sugeruje przepis –powinny one stanowić wyłącznie funkcje pomocnicze względem głównych działań podejmowanych przez zamawiającego.

Jednocześnie szkoły publiczne, począwszy od 2011 r., funkcjonują w formie jednostek budżetowych, co oznacza, że mogą być samodzielnym podmiotem udzielającym zamówień publicznych na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych. W takiej sytuacji dyrektor szkoły odgrywa rolę kierownika zamawiającego w rozumieniu art. 7 pkt 7 ww. Ustawy. Zgodnie z jej art. 52 ust. 1 za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Do obowiązków dyrektora należy również podpisanie umowy o udzielenie zamówienia publicznego.

Ważne!

Przykładowo, gdy w planie finansowym jednostki oświatowej –szkoły publicznej –została zagwarantowana większa kwota, np. na remont budynku, nie będzie już potrzeby, aby organ prowadzący upoważniał w szczególny sposób dyrektora placówki do przeprowadzania procedury zamówienia publicznego. Dyrektor jako osoba pełniąca funkcję kierownika zamawiającego (szkoły) może samodzielnie przygotować i przeprowadzić całe postępowanie.

Z innej strony należy wskazać na aktualny trend do centralizowania działań z zakresu udzielania zamówień publicznych. Artykuł 44 Ustawy Prawo zamówień publicznych