STAN PRAWNY NA 26 MARCA 2021 Ewidencjonowanie dokumentów szkolnych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Legitymacje szkolne (oraz świadectwa szkolne) jako druki ścisłego zarachowania powinny być ewidencjonowane – § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Podobnie ewidencji podlegają ich blankiety (gilosze) – zgodnie z art. 44 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych. Czy to powinny być odrębne ewidencje dla wypełnionych druków jak i blankietów (giloszy), czy jedna wspólna? Podstawa prawna: • Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.), • Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 725 ze zm.). W tej sprawie należy przywołać regulację nowszego Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków. Zgodnie z § 5 ust. 2 tego aktu, szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia placówki, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument. Drugi z przywołanych przepisów, czyli art. 44 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych stanowi, że dokumenty publiczne będące drukami ścisłego zarachowania oraz blankiety tych dokumentów są ewidencjonowane. Przepis ten nie dotyczy zatem żadnego szczególnego dokumentu i w przeciwieństwie do przepisu § 5 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków stanowi jedynie ogólną normę postępowania. Nie określa zatem zasad tworzenia ewidencji, lecz jedynie wymaga, aby ewidencja taka była tworzona. Oznacza to, że dopuszczalne jest zarówno przyjęcie odrębnych ewidencji, jak i ewidencji wspólnej dla wypełnionych druków jak i blankietów. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.