STAN PRAWNY NA 16 MARCA 2021 Obowiązek pobierania składek od wynagrodzenia nauczycieli Zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 423), • Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz.U z 2020 r., poz.1409). Zgodnie z przepisem art. 3 oraz 31 Kodeksu pracy pracodawcą jest jednostka organizacyjna (nawet jeśli nie posiada osobowości prawnej), a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Przepis art. 7 ust. 1 Karty nauczyciela stanowi, że szkołą kieruje dyrektor, który jest jej przedstawicielem na zewnątrz oraz przełożonym służbowym wszystkich pracowników szkoły. Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych W świetle przepisu art. 8 Ordynacji podatkowej płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, zobowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Przepis art. 31 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (zakład pracy) jako płatnicy są zobowiązane do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody m.in. ze stosunku służbowego czy stosunku pracy. W konsekwencji dyrektor szkoły, jako podmiot zatrudniający pracowników i wykonujący zadania z zakresu prawa pracy, a więc de facto pracodawca, jest jednocześnie płatnikiem – tzn. ma obowiązek pobierać od wypłacanego wynagrodzenia na rzecz nauczycieli/pracowników niepedagogicznych zaliczki na podatek dochodowy i ponosi z tego tytułu odpowiedzialność karno-skarbową związaną z zaniechaniem/nienależytym wykonaniem obowiązków płatnika. Zaliczki na podatek dochodowy pobiera się za miesiące od stycznia do grudnia. Zaliczkę za każdy miesiąc należy pobrać i przekazać na rachunek właściwego dla płatnika (siedziby jego działalności) urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano jej pobrania, czyli faktycznie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia. Zaliczki na podatek dochodowy pobiera się od podstawy opodatkowania w wysokości: • 17 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu – za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (tj. kwotę 85 528 zł), • 32 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu – od momentu przekroczenia dochodu o kwotę 85 528 zł. Należy pamiętać, iż od 2020 roku zmienił się sposób obliczania zaliczki na poczet podatku dochodowego w momencie przekroczenia pierwszego progu podatkowego w trakcie miesiąca przez pracownika. Obecnie, pracodawca oblicza w miesiącu przejścia pracownika na drugi próg podatkowy zaliczkę na podatek w sposób proporcjonalny tzn. do kwoty 85 528 zł obliczana jest zaliczka wg. 17-procentowej stopy podatku, powyżej kwoty limitu naliczany jest 30 proc. podatek. Jeżeli pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu: • dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, • dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Jeżeli pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, pracodawca pobiera zaliczki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie. Pracodawcy, któremu pracownik złożył takie oświadczenie, pobiera się zaliczki według ww. zasad począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie. Podstawą opodatkowania jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Przychód Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze, a także ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności chodzi o: • wynagrodzenia zasadnicze, • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, • różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, • wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W świetle powyższego za przychód pracownika należy uznać nie tylko bezpośrednie świadczenia pieniężne wypłacane przez pracodawcę, ale również świadczenia w naturze czy świadczenia nieodpłatne. Takim przychodem będzie więc np. zakup przez pracodawcę/dyrektora karnetów na basen dla nauczycieli czy możliwość nieodpłatnego korzystania z posiłków w szkolnej stołówce. Zasadniczo wartość takich świadczeń ustala się według ceny zakupu danego świadczenia (art. 11 ust. 2a pkt 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Koszt uzyskania przychodu Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów przez pracowników wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie mogą wynieść więcej niż 3000 zł, jeżeli pracownik uzyskuje przychód z jednego stosunku pracy. Jeżeli natomiast pracownik uzyskuje przychody z kilku stosunków pracy, to ma prawo do pomniejszenia przychodu o koszty łącznie w wysokości 4500 zł w roku podatkowym. Jednakże nie zmieniają się obowiązki podatkowe płatnika w tym zakresie – nawet wówczas, gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w kilku miejscach, płatnik pomniejsza przychód o koszty w zwykłej wysokości (tj. 250 zł). W przypadku, gdy pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy (szkoła) i nie pobiera z tego tytułu dodatku za rozłąkę, to ma prawo do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu – wówczas płatnik potrąca koszty w wysokości 13300 zł miesięcznie. Uzyskany dochód (przychód – koszt) pracownika należy pomniejszyć o potrącane przez płatnika w danym miesiącu obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne (art. 32 ust. 2 Ustawy), tj. składki emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Następnie od tego dochodu (podstawy opodatkowania) należy obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy według skali podatkowej omówionej powyżej. Zaliczkę obliczoną w zaprezentowany sposób pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek, obliczaną odpowiednio: 1) 1360 zł – dla podstawy obliczenia podatku nieprzekraczającej kwoty 8000 zł; 2) 1360 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 834 zł 88 gr × (podstawa obliczenia podatku – 8000 zł) ÷ 5000 zł – dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 8000 zł i nieprzekraczającej kwoty 13 000 zł; 3) 525 zł 12 gr – dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 13 000 zł i nieprzekraczającej kwoty 85 528 zł; 4) 525 zł 12 gr pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 525 zł 12 gr × (podstawa obliczenia podatku – 85 528 zł) ÷ 41 472 zł – dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 85 528 zł i nieprzekraczającej kwoty 127 000 zł. Od uzyskanego wyniku należy potrącić składkę na ubezpieczenie zdrowotne pobrane w danym miesiącu zgodnie z art. 27b Ustawy. Po upływie danego roku podatkowego (w praktyce – roku kalendarzowego) na płatniku ciążą następujące obowiązki dokumentacyjne (obowiązki te wynikają z przepisu art. 42 ust. 1a i ust. 2 Ustawy): • do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym należy przesłać drogą elektroniczną do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce siedziby płatnika formularz PIT-4R .W PIT-4 należy wykazać w rozbiciu na poszczególne miesiące zbiorcze kwoty pobranego i wpłaconego podatku od osób fizycznych, • do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnik ma obowiązek przesłać do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika formularz PIT-11, tj. informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku podatkowym, • do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik ma obowiązek przekazać formularz PIT-11 podatnikowi, tj. pracownikowi. Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne Dyrektor szkoły jest pracodawcą i płatnikiem składek za zatrudnionych nauczycieli w placówce. Ponadto dyrektor odpowiada również za sporządzenie dokumentacji płacowej i ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość sporządzanej dokumentacji płacowej (tzw. lista płac) dotyczącej zatrudnionych pracowników, w tym również za poprawność danych zawartych w dokumentacji zgłoszeniowo-rozliczeniowej przekazywanej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W praktyce dyrektor szkoły nie sporządza tej dokumentacji osobiście, nie oblicza i nie odprowadza samodzielnie składek, co wydaje się oczywiste ze względów organizacyjnych. Nie zmniejsza to jednak zakresu jego odpowiedzialności za prawidłowość i terminowość przekazywanej dokumentacji płacowej/rozliczania składek. W przypadku niewywiązywania się z realizacji odprowadzania należności składkowych lub przekazywania błędnej dokumentacji płatniczej do ZUS-u dyrektor szkoły może zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej przed rzecznikiem finansów publicznych. Wysokość i rodzaje składek ZUS, które powinien pobrać płatnik od wynagrodzenia pracownika, kształtują się następująco (zgodnie z art. 22 w związku z art.16 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych): • emerytalna – 9,76 proc., • rentowa – 1,5 proc., • chorobowa – 2,45 proc., • zdrowotna – 9 proc. (odliczana od podatku w wysokości 7,75 proc.). Rozliczenie składek następuje w deklaracji rozliczeniowej. Dyrektor szkoły jako płatnik ma obowiązek przesyłać deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacać składki za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – w przypadku szkół publicznych (jednostek budżetowych) lub do 15 dnia następnego miesiąca – w przypadku szkół niepublicznych (art. 46 ust. 2 i art. 47 ust. 1 pkt 2 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Pracodawca ma obowiązek w terminie do końca lutego przekazać pracownikom roczną informacji o składkach ZUS. Informacja roczna dla ubezpieczonego jest zwyczajowo określana skrótem ZUS IMIR, chociaż w tym skrócie mieszczą się nazwy dwóch dokumentów (IM – informacja miesięczna, oraz IR – informacja roczna). Dane muszą być przedstawione w podziale na poszczególne miesiące. Jeżeli co miesiąc pracodawca przekazuje dane zawarte w raportach miesięcznych, tj. o podstawie i obliczonych składkach na ubezpieczenia społecznie i zdrowotne, nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej, chyba, że pracownik poprosi o jej wydanie. Informacja dla osoby ubezpieczonej może być przekazana w innej formie niż na formularzu ZUS IMIR (np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wymogi określone w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych). Informacja powinna zawierać także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz dla potwierdzenia wiarygodności danych – podpis pracodawcy albo osoby, którą upoważnił. Jeśli pracownik stwierdzi, że dane zawarte w informacji, nie są zgodne ze stanem faktycznym, może zgłosić na piśmie lub do protokołu wniosek o jej sprostowanie. Ma na to 3 miesiące od otrzymania informacji. Podsumowując, jeżeli np. wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 3200 zł, to płatnik za dany miesiąc będzie zobowiązany obliczyć, pobrać i wpłacić na rachunek urzędu skarbowego oraz na rachunek ZUS-u następujące kwoty obliczone w poniższy sposób: Za wynagrodzenie brutto w wysokości 3200 zł: • emerytalne 9,76 proc. x 3200 zł = 312,32 zł, • rentowe 1,5 proc. x 3200 zł = 48 zł, • chorobowe 2,45 proc. x 3200 zł = 78,4 zł. 3200zł – 438,72 (suma składek) = 2761,28 zł Obliczanie składki zdrowotnej – przykład Podstawą obliczania składki zdrowotnej jest przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne. Składka zdrowotna wpłacana do ZUS-u: 2761,28 x 9 proc. = 248,52 zł. Kwota, o którą pomniejszamy zaliczkę na podatek: 2761,28 x 7,75 proc. = 214 zł. Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy – przykład Najpierw należy obliczyć dochód, tj. od wynagrodzenia brutto odjąć składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu. Podstawa opodatkowania: 3200 zł – 438,72 zł – 250 zł (koszty uzyskania przychodu) = 2511,28 zł, należy zaokrąglić do pełnych złotych: 2511 zł. Następnie należy obliczyć podatek wg określonej stawki – w przykładzie założono, że stawka podatku wynosi 17 proc. – dochód poniżej 85 528 zł – wg obliczeń wychodzi 2511,00 zł * 17 proc. = 427,00 zł Podatek należy dodatkowo pomniejszyć o kwotę wolną od podatku: 427,00 zł – 43,89 zł = 383,11 zł, następnie trzeba odliczyć od podatku kwotę składki zdrowotnej (wg stawki 7,75%). Kwotę zaliczki na podatek dochodowy należy zaokrąglić do pełnej liczby. Zaliczka na podatek dochodowy – 383 zł – 214 zł = 169 Obliczanie wynagrodzenia (netto) wypłacanego pracownikowi – przykład Przychód – składki pobierane z wynagrodzenia – składka zdrowotna do pobrania z wynagrodzenia – na podatek do zapłaty, czyli: Wynagrodzenie netto: 3200 zł - 438,72 zł - 248,52 zł - 169zł = 2343,76 zł Koszt dyrektora szkoły Pracodawca, oprócz potrącenia składek/podatku za wynagrodzenie pracownika, ma obowiązek pokrywać część składek na ubezpieczenie z własnych środków. Pensja brutto i suma tych składek stanowi tzw. całkowity koszt wypłaty. Pracodawca ma obowiązek jeszcze doliczyć następujące składki: • emerytalna – 9,76 proc., • rentowa – 6,5 proc., • wypadkowa- od 0,4 proc. do 8,12 proc. podstawy wymiaru – na ubezpieczenie wypadkowe, w zależności od indywidualnie otrzymanej decyzji z ZUS, • Fundusz Pracy – 2,45 proc. (na podstawie ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Obowiązek uiszczania składek na Fundusz Pracy nie powstaje, gdy: • pracownik otrzymuje wynagrodzenie niższe od minimalnego ( w 2021 r. jest to kwota 2800 zł), • pracownik osiągnie wyznaczony pułap wieku: dla kobiet jest to wiek – 55 lat, a dla mężczyzn – 60 lat. Zwolnienie przysługuje od następnego miesiąca po miesiącu, w którego trakcie ukończono wskazany wiek. Jeśli zaś podatnik osiągnął wiek pozwalający skorzystać ze zwolnienia pierwszego dnia danego miesiąca, to nie opłaca się za niego składek już od tego miesiąca, • pracownik ukończył 50 rok życia i jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a przed zatrudnieniem był zarejestrowany jako bezrobotny przez okres dłuższy niż 30 dni. Wówczas przysługuje zwolnienie z opłacania FP na okres 12 miesięcy, • pracownik powraca po urlopie macierzyńskim lub wychowawczym, pracodawca przez okres 36 miesięcy nie ma obowiązku odprowadzenia składki na FP. Składki, które dodatkowo musi opłacić pracodawca, gdy wynagrodzenie brutto wynosi 3200 zł: • ubezpieczenie społeczne: 9,76 proc. x 3200 zł = 312,32 zł, • ubezpieczenie rentowe: 6,5 proc. x 3200 zł = 208 zł, • ubezpieczenie wypadkowe: 1,8 proc. x 3200 zł = 57,6 zł, • składka na Fundusz Pracy: 2,45 proc. x 3200 zł = 78,4zł, Suma tych składek wynosi 656,32 zł. Zatem całkowity koszt wypłaty, jaki ponosi pracodawca z tytułu zatrudnienia pracownika przy pensji 2343,76 zł netto, to: 3200 + 656,32 zł = 3856,32 zł. Porównanie wysokości składek ZUS Tabela przedstawia porównanie wysokości składek ZUS obciążających pracownika i pracodawcę. Rodzaj składki Wartość w procentach Obciążenie pracownika Obciążenie pracodawcy Emerytalna 19,52 proc. 19,52 proc./2 19,52 proc./2 Rentowa 8 proc. 1,5 proc. 6,5 proc. Chorobowa 2,45 proc. 2,45 proc. 0 proc. Wypadkowa 1,8 proc. (zmiana od 1.04.2015 r.) 0 proc. 1,8 proc. Zdrowotna 9 proc. Naliczana 9 proc. Odliczana od podatku 7,75 proc. 0 proc. Fundusz Pracy 2,45 proc. 0 proc. 2,45 proc. FGŚP 0,1 proc. 0 proc. 0,1 proc. FEP 1,5 proc. 0 proc. 1,5 proc.