STAN PRAWNY NA 12 MARCA 2021 Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników przedszkola niepublicznego – część 2: prowadzenie, udostępnianie, przekazywanie i przechowywanie Opracował: Paweł Michalak, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu, pracownik samorządowy Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1444 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków prze-chowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych oso-bowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). Prowadzenie dokumentacji pracowniczej Kiedy pracodawca powinien założyć dokumentację pracowniczą? Przepisy nie wskazują wy-raźnie takiego terminu. Co prawda pierwsze dokumenty dotyczące danej osoby pracodawca uzyskuje już na etapie rekrutacji (np. kwestionariusz kandydata, kopia dyplomu itd.), uzasad-nione wydaje się jednak, że za termin ten należy uznać moment zatrudnienia danej osoby, czyli zwykle moment podpisania z nią umowy o pracę. Należy wówczas niezwłocznie założyć dokumentację, gdyż wszelka opieszałość może zostać zakwalifikowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 i 6a Kodeksu pracy). Zasady, których należy przestrzegać, prowadząc akta osobowe, określają przepisy Rozporzą-dzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: Roz-porządzenie). Zgodnie z nimi pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracow-nika (nie ma możliwości prowadzenia teczek grupowych) akta osobowe podzielone na cztery części. Dokumenty w każdej części powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (numeracja prowadzona jest osobno dla każdej części akt). Ponadto każda część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Taki „spis treści” nie jest wyłącznie formalnym wymogiem prawnym, lecz realnie ułatwia dostęp do dokumentów zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Przepisy nie wskazują, czy dokumenty w danej części powinny zaczynać się od najnowszego do najstarszego, czy też odwrotnie. W praktyce, jako wygodniejsze, wybierane jest to pierw-sze rozwiązanie, ponieważ pozwala dopinać kolejne wpływające do placówki dokumenty. W przepisach nie znajdziemy też wskazówek, w jaki sposób dokumenty znajdujące się w ak-tach osobowych powinny być numerowane, choć ze względów praktycznych najodpowied-niejsza wydaje się cyfrowa numeracja arabska. Najbezpieczniej jest numerować każdą kartę, co pozwala łatwo dostrzec ewentualne zaginięcie któregoś z dokumentów. Według § 4 ust. 2 Rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczą każdej z wydzielonych części. Z uwagi na specyfikę części D akt osobowych znajdujące się w niej dokumenty pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowu-je się odpowiednio numery D1, D2 itd. (§ 4 ust. 3 Rozporządzenia). Formy prowadzenia oraz miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w tradycyjnej formie papierowej. Przepisy nie określają obowiązkowych wymogów technicznych dla oprawy teczki akt osobowych prowadzonych w formie papierowej, niemniej ustawodawca wskazał ogólny sposób przecho-wywania dokumentacji. Stosownie do art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca jest zobowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zacho-wanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawcy, który nie dochowa tego obowiązku, może zo-stać wymierzona kara grzywny nawet do 30 000 zł, jest to bowiem wykroczenie (art. 281 pkt 7 k.p.). Mimo że przepisy nie precyzują warunków przechowywania dokumentacji w formie papie-rowej, to nie ulega wątpliwości, że „(...) dokumenty w aktach osobowych powinny być trwale zespolone w jedną całość, ułożone w sposób uporządkowany, umożliwiający ich przeglądanie bez zaburzania chronologii ułożenia, wielokrotne wyjmowanie i wkładanie z powrotem, prze-chowywanie przez okres nawet kilkudziesięciu lat” . W grę wchodzą zatem tekturowe lub plastikowe teczki albo segregatory z mechanizmem dźwigniowym. Kolejne obowiązki nakłada § 8 Rozporządzenia, zgodnie z którym pracodawca zapewnia od-powiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą, prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej, przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach). Wszystkie te obowiązki, nakładane przez prawo pracy, są również zgodne z zasadami ochrony danych osobowych wprowadzonymi 25 maja 2018 r. przez RODO. W Polsce obowiązują co prawda przepisy szczegółowo regulujące warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, ale nie dotyczą one wszystkich pracodawców, a jedynie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie usługowego przechowy-wania tej dokumentacji. „Zwykły” pracodawca przechowujący tę dokumentację powinien we własnym zakresie dołożyć należytej staranności, by warunki organizacyjne i techniczne prze-chowywania papierowych akt osobowych nie mogły spowodować ich bezpowrotnego utrace-nia. Przepisy szczegółowe zawarte w Rozporządzeniu MK z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą stanowić dla pracodawców pewnego rodzaju wytyczne. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych prowadzonych w formie papierowej tylko odpisy lub kopie oświadczeń i dokumentów składanych przez kandydata do pracy lub pra-cownika, a ich oryginałów może żądać do przedłożenia jedynie w celu sporządzenia ich odpi-sów albo kopii (§ 5 Rozporządzenia). W aktach osobowych przechowywane są też oryginały dokumentów, mianowicie należące do pracodawcy egzemplarze oświadczeń stron stosunku pracy, np. umowy o pracę, porozumienia zmieniającego itp. Jeśli dany dokument zostanie umieszczony w aktach osobowych, to niedopuszczalne jest do-konywanie w nim jakichkolwiek zmian, sprostowań czy uwag. Cała procedura powinna wy-glądać w ten sposób, że przyjmując dany dokument w celu umieszczenia go w aktach osobo-wych prowadzonych w wersji papierowej, pracodawca powinien wykonać jego kopię, po-twierdzić ją za zgodność z oryginałem, ustalić, do której części akt ma trafić, ponumerować ją, wpiąć chronologicznie i wpisać do spisu treści danej części akt. Na mocy obecnego Rozporządzenia pracodawcy mają możliwość prowadzenia i przechowy-wania dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej, równoważnej z postacią papierową (art. 9411 k.p.). Wcześniej również istniała taka możliwość, lecz dokumentacja elektroniczna musiała współistnieć z tradycyjną formą papierową. Decyzję w sprawie wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej podejmuje samo-dzielnie pracodawca, w zależności od jego możliwości lub potrzeb. Trzeba zaznaczyć, że wy-bór formy elektronicznej nie jest drogą w jedną stronę i pracodawca może powrócić do formy papierowej. Zasady dokonywania zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumenta-cji, a więc z formy papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową, określa art. 948 § 2 i 3 k.p. Dokumenty pracownicze mogą być tworzone pierwotnie w postaci elektronicznej, ale wów-czas zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą mieć możliwość złożenia podpisu elektro-nicznego, który nie jest jednak popularny wśród pracowników. Istnieje więc możliwość, że tradycyjny dokument papierowy zostanie zeskanowany i opatrzony kwalifikowanym podpi-sem elektronicznym pracodawcy bądź upoważnionej przez niego osoby lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca (albo osoba upoważniona przez pracodawcę) sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji (§ 11 ust. 1 Rozporządzenia). Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektro-nicznej na takich samych zasadach, jak w przypadku dokumentacji papierowej, a zatem w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Musi też gwarantować zacho-wanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności (art. 94 pkt 9b k.p.), a także ochronę danych osobowych. Szczegółowe wymogi dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zawarte zostały w § 9–12 Rozporządzenia. Przepisy te stanowią m.in., że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowa-dzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Pracodawca dokonuje tego, sto-sując odpowiednie, w odniesieniu do liczby danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. Oczywiste jest, że urządzenia, na których przechowywana jest dokumentacja pracownicza, muszą mieć zapewnioną ochronę antywirusową oraz wprowadzone ograniczenie dostępu za pomocą haseł zabezpieczających i innych systemów ograniczających dostęp do dokumentacji wyłącznie do osób upoważnionych przez pracodawcę do dokonywania czynności z zakresu spraw pracowniczych, co oznacza ograniczenie dostępu nie tylko do dokumentów w formie elektronicznej, lecz także do całego systemu teleinformatycznego, w którym znajduje się do-kumentacja elektroniczna. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną polega w szczególności na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego całej dokumentacji papierowej (np. w formie skanu) i potwierdzeniu jej zgodności z dokumentem papierowym, co następuje poprzez opatrzenie zdigitalizowanego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez pracodawcę osoby albo kwalifikowaną pieczęcią elek-troniczną pracodawcy. Po dokonaniu konwersji zdigitalizowany dokument zostaje zapisany w systemie teleinformatycznym lub na wybranym nośniku danych, który pracodawca wyko-rzystuje do prowadzenia lub przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową polega na wydru-kowaniu dokumentów elektronicznych na papierze i potwierdzeniu zgodności wydruku z do-kumentem elektronicznym poprzez złożenie podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upo-ważnionej (art. 948 § 3 k.p.). W procesie rekrutacji pracodawca nie ma obowiązku informowania kandydata do pracy o postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast w przypadku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca ma obowiązek poinformowania o tym pracowników w sposób standardowo przyjęty w zakładzie (art. 949 § 1 pkt 1 k.p.), jak również byłych pracowników, którzy mają możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. W sposób naturalny rodzi się pytanie: czy możliwe jest rozwiązanie, zgodnie z którym praco-dawca część dokumentacji pracowniczej prowadziłby w formie papierowej, a część w formie elektronicznej? Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „(...) obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy). Wydaje się zatem, iż przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie. Dodatkowo, zgodnie z opinią Głównego Inspektora Pracy (podzielaną przez Departament), z punktu widzenia działalności kontrolnej inspektorów pracy można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 Rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) w postaci papierowej” . W przypadku teczki akt osobowych powinna być ona w całości prowadzona w jednej formie. Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowa-dzona w taki sposób, by dokumenty z danego obszaru tematycznego, należące do jednej z czterech kategorii, były prowadzone i przechowywane w jednej postaci. Możliwa jest więc decyzja, aby dokumentacja z każdego z omawianych czterech obszarów była prowadzona i przechowywana w innej postaci . Jak widzimy, ustawodawca nakłada na pracodawcę szereg obowiązków mających na celu ochronę dokumentacji pracowniczej, może się jednak zdarzyć sytuacja zagubienia lub znisz-czenia części lub całej teczki osobowej albo dokumentacji w sprawach związanych ze stosun-kiem pracy. Niestety przepisy prawa nie wskazują, jak powinien w takiej sytuacji postąpić pracodawca. Bez wątpienia jednak konieczne jest jak najszybsze podjęcie działań w celu od-tworzenia zagubionej dokumentacji, na ile jest to możliwe. Pracodawca naraża się bowiem na zarzut nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej lub nieprzechowywania jej przez wyma-gany przepisami okres, co zagrożone jest karą grzywny z tytułu wykroczenia w wymiarze od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 i 6a k.p.). Najłatwiejsza do odtworzenia wydaje się część A akt osobowych, która zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Jeśli pracownik jest nadal zatrudniony, to praco-dawca może go prosić o ponowne dostarczenie tych dokumentów i ponownie sporządzić ich odpisy lub kopie. W części B akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty, których część wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla pracownika, a drugi dla pracodawcy. Dokumenty te mogą być odtworzone na podstawie egzemplarzy posiadanych przez pracownika. Podobnie rzecz się ma z częścią C akt osobowych, jednak zważywszy na fakt, że mieszczą się tam dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, były już pracownik może mieć mniejszą motywację, by je pracodawcy dostarczyć. Udostępnianie oraz przekazywanie dokumentacji pracowniczej Podstawowym podmiotem, oprócz pracodawcy, który ma dostęp do dokumentacji pracowni-czej, jest sam pracownik, a przypadki domagania się przez pracowników umożliwienia im dostępu do własnych akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w celu sporządzania z nich kopii, nie należą do rzadkości. Często ma to miejsce, gdy pracownik jest w sporze z pracodawcą i zamierza poczynić w związku z tym określone kroki prawne, np. wystąpić przeciwko pracodawcy do sądu. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje w Kodeksie pracy art. 9412, który wprost nakłada na praco-dawcę obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo w razie jego śmierci – uprawnionego członka rodziny. Pracodawca ma obowiązek potwierdzenia zgodności wydanej pracownikowi kopii doku-mentacji z oryginalną. Dlatego wydana pracownikowi kopia powinna być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę. Pracodawca powinien wydać kopię dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania (§ 18 ust. 3 Rozporządzenia). Istnieją jeszcze inne przepisy zobowiązujące pracodawcę do udostępnienia pracownikowi dokumentacji związanej z jego zatrudnianiem. Przepis art. 85 § 5 k.p. przewiduje, że praco-dawca, na żądanie pracownika, jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na któ-rych podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Z kolei art. 149 § 1 k.p. stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewi-dencję pracownikowi na jego żądanie. Zdarzają się sytuacje, w których dokumentacja pracownicza udostępniana jest osobom trze-cim. W takich przypadkach trzeba zawsze pamiętać o przepisach RODO, bowiem zgodnie z tym aktem udostępnianie danych osobowych dopuszczono w stosunku do osób lub podmio-tów uprawnionych do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO). Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek, chyba że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie. Na mocy przepisów szczególnych pracodawca zobowiązany jest udostępnić dokumentację pracowniczą takim podmiotom jak np. inspektor PIP-u, upoważniony pracownik urzędu pracy, upoważniony inspektor ZUS-u, funkcjonariusz policji czy sąd. W przypadku zmiany podmiotowej pracodawcy, zaistniałej na podstawie art. 231 k.p. albo odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przeka-zuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 Rozporządzenia). Jako przykład odrębnego przepisu, przewidującego następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, można podać art. 18 ust. 1 Karty nau-czyciela, gdzie w przypadku przeniesienia nauczyciela do innej placówki, akta osobowe nau-czyciela przekazywane są w ślad za nauczycielem, gdyż w tym wypadku następuje kontynua-cja dotychczasowego stosunku pracy bez nawiązania nowego zatrudnienia. Trzeba jednak podkreślić, że przepis ten nie znajduje zastosowania w placówkach niepublicznych. Przejście zakładu pracy lub jego części może być skutkiem różnorodnych zdarzeń prawnych (np. może nastąpić na drodze sprzedaży). W takiej sytuacji obydwaj pracodawcy powinni potwierdzić fakt przekazania akt na piśmie, np. w protokole zdawczo-odbiorczym, z którego wynikać będzie, jakie akta, przez kogo, komu i kiedy zostały przekazane. Natomiast po za-kończeniu działalności pracodawca powinien przekazać dokumentację osobową swojemu następcy prawnemu, a w przypadku braku następcy prawnego – zobowiązany jest przekazać dokumentację na przechowanie podmiotom upoważnionym do prowadzenia działalności usługowej w dziedzinie przechowalnictwa dokumentacji osobowej i płacowej. Do prowadze-nia takiej działalności upoważnione są archiwa państwowe i Stowarzyszenie Archiwistów Polskich oraz przedsiębiorcy prowadzący w tym zakresie działalność gospodarczą. Akta osobowe zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”), w związku z czym mają określony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Uporządkowanie dokumentacji oznacza m.in., że mate-riały wewnątrz poszczególnych teczek powinny być ułożone chronologicznie, opisane, opa-trzone ewidencją oraz technicznie zabezpieczone. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 1 stycznia 2019 r. weszła w życie reforma, która polega na znacznym skróceniu okresu prze-chowywania dokumentacji pracowniczej. Ze znowelizowanego art. 94 pkt 9b k.p. wynika, że pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrud-nienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to znacząca zmiana, gdyż wcześniej okres ten wynosił 50 lat po ustaniu zatrudnienia. Okres przechowywania akt nie jest zależny od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi tyle samo w przypadku zatrudnienia trwającego kilka dni, jak i kilka dziesięcioleci. Na długość okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie wpływa również wybrana przez pra-codawcę postać tej dokumentacji – papierowa lub elektroniczna. Niemniej od zasad są wyjątki i nie inaczej jest w przypadku 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracow-niczej, a wynikają one z przepisów przejściowych Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wyjątki te można przedstawić następująco: 1. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. nadal – co do zasady – ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed tą datą (zgodnie z którymi okres przechowywania akt osobowych wynosił 50 lat od ustania stosunku pracy). 2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy, nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., może ulec skróceniu, pod warunkiem przekazania przez pracodawcę do ZUS-u dodatkowych danych w postaci raportu in-formacyjnego (ZUS RIA) za każdego pracownika zatrudnionego w tym okresie. W ta-kim przypadku 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika, liczony od dnia ustania stosunku pracy, ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalenda-rzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Złożenie przedmiotowych ra-portów informacyjnych jest dobrowolne. Jeśli pracownicy zatrudnieni w tym okresie wciąż pracują, to raport informacyjny za nich składa się dopiero po zakończeniu sto-sunku pracy. W realiach ponowelizacyjnych, w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, bez względu na to, czy występuje między nimi okres przerwy, czy nie, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 945 k.p.). Pra-codawca może zatem kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej nawet po kilkuletniej przerwie w zatrudnieniu, byleby przerwa ta nie była dłuższa niż 10 lat. Jednak w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., ale po 31 grud-nia 1998 r., i trwał w dniu wejścia w życie nowelizacji art. 945 k.p., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków będą różne. Dla nowej umowy bę-dzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. Wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ww. ustawy nowelizującej. Jeżeli za tego pracownika został złożony raport informa-cyjny, to wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej, a zatem będzie obowiązywał jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 lat. W przypadku gdy pracodawca jest stroną postępowania albo z innych źródeł poweźmie in-formację o toczącym się postępowaniu lub powództwie, w którym dokumentacja pracownicza może być dowodem w sprawie, 10-letni okres obowiązkowego przechowywania tej doku-mentacji zostaje przedłużony. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek przechowywa-nia dokumentacji pracowniczej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, którego jest stroną, a gdy stroną postępowania nie jest – przez okres przedłużony o 12 miesięcy (art. 944 k.p.). Pracodawca nie może włączyć do jednej teczki osobowej dokumentacji z dwóch porządków prawnych, tj. częściowo objętej obowiązkowym 50-letnim, a częściowo 10-letnim okresem przechowywania. O ile więc za pracownika nie zostanie złożony raport informacyjny ZUS, pracodawca powinien założyć dwie teczki osobowe. Każda z tych teczek będzie podlegała odrębnemu reżimowi prawnemu. Outsourcing w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej Coraz powszechniejszy staje się outsourcing kadrowy i płacowy, który polega na przekazaniu administrowania wynagrodzeniami, zarządzania danymi kadrowymi, a także przechowywania dokumentacji pracowniczej i zarządzania nią zewnętrznej firmie. Plusem outsourcingu są oszczędności, a często także doświadczenie i kompetencje pracowni-ków firmy zewnętrznej, jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa trudniące się formalnie tą działalnością posiadają wystarczające kompetencje. Dlatego przed przekazaniem prowadzenia tej działalności trzeba dokładnie sprawdzić daną firmę, zbadać jej doświadczenie, kompeten-cje i przygotowanie merytoryczne. Dokumentacja pracownicza jest bowiem własnością pracodawcy i to na nim spoczywa cały szereg obowiązków w zakresie jej przechowywania. Do pracodawcy należy więc stworzenie odpowiednich warunków przechowywania i magazynowania akt, od niego zależy, czy w tym zakresie wykorzysta własne pomieszczenia biurowe, czy skorzysta z pomocy firmy zewnętrznej. Bez względu na ustalenia umowne pomiędzy pracodawcą a firmą zewnętrzną, w przypadku kontroli urzędu skarbowego, ZUS-u czy PIP-u za ewentualne wykroczenia przeciwko prawom pracownika odpowiada pracodawca, gdyż prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez firmę zewnętrzną nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za jej prawidłowe przechowywanie oraz z obowiązku udostępnienia danemu pracownikowi do wglądu jego akt. Pracodawca będzie miał co do zasady roszczenie regresowe wobec firmy outsourcingowej, nie zmienia to jednak faktu, że umowa o świadczenie usług kadrowo-płacowych powinna precyzyjnie regulować zasady odpowiedzialności firmy zewnętrznej z tytułu niezgodnej z prawem lub nieterminowej realizacji powierzonych jej zadań.