STAN PRAWNY NA 9 MARCA 2021 Ewidencja druków szkolnych Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Legitymacje oraz świadectwa szkolne, jako druki ścisłego zarachowania, powinny być ewidencjonowane – § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Podobnie ewidencji podlegają ich blankiety (gilosze) – art. 44 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych. Czy powinny być odrębne ewidencje dla wypełnionych druków i blankietów (giloszy), czy jedna wspólna? Podstawa prawna: • Rozporządzenie MEN z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700 ze zm.), • Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 725 ze zm.). W tej sprawie należy przywołać regulację nowszego Rozporządzenia MEN z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków. Zgodnie z § 5 ust. 2 tego aktu szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, mLegitymacji szkolnych oraz zaświadczeń o zawodzie, a także świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego, przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną, oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legitymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument. Drugi z przywołanych przepisów, czyli art. 44 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, stanowi, że dokumenty publiczne będące drukami ścisłego zarachowania oraz blankiety tych dokumentów są ewidencjonowane. Przepis ten nie dotyczy zatem żadnego szczególnego dokumentu i w przeciwieństwie do przepisu § 5 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków stanowi jedynie ogólną normę postępowania. Nie określa zasad tworzenia ewidencji, lecz jedynie wymaga, aby ewidencja taka była tworzona. Oznacza to, że dopuszczalne jest zarówno przyjęcie odrębnych ewidencji, jak i ewidencji wspólnej dla wypełnionych druków i blankietów. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.