STAN PRAWNY NA 5 MARCA 2021 Usprawiedliwianie nieobecności Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwol-nień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). Nieusprawiedliwienie lub nieprawidłowe usprawiedliwienie nieobecności w pracy mogą się wiązać z poważnymi konsekwencjami dla pracownika wynikającymi z treści art. 52 Kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tej regulacji pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowie-dzenia z winy pracownika w razie: • ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, • popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem, • zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Pracodawca podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii repre-zentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu trzech dni. Jak zauważył Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 18 grudnia 2019 r. (I PK 210/18), samowolne opuszczenie przez pracownika miejsca pracy przed zakończeniem godzin pracy – bez uspra-wiedliwionej przyczyny i bez uzyskania zgody przełożonego – może być potraktowane (w konkretnych okolicznościach faktycznych danej sprawy) jako ciężkie naruszenie podsta-wowych obowiązków pracowniczych (ustalonego w zakładzie czasu pracy, regulaminu pracy oraz porządku – art. 100 § 2 pkt 1 i 2 k.p.), jeżeli pracownikowi można przypisać winę umyślną lub rażące niedbalstwo. Zawinione nieusprawiedliwienie nieobecności jest więc okolicznością, która może stać się podstawą dyscyplinarnego rozwiązania stosunku pracy. Zauważyć należy, że zgodnie z art. 22 § 1 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagro-dzeniem. Praca na podstawie umowy wiążącej pracownika z pracodawcą zawsze jest wyko-nywana w czasie i miejscu wyznaczonych przez pracodawcę. Zasady usprawiedliwiania Prawo zwolnienia dyscyplinarnego nie pojawia się już w pierwszym dniu nieobecności pra-cownika. O tym, kiedy powstaje po stronie pracownika naruszenie zasad usprawiedliwiania nieobecności, decydują postanowienia Rozporządzenia MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Według § 1 tego aktu przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przy-czynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§ 2 ust. 1). Szczególną uwagę należy zwrócić na treść § 2 ust. 2 Rozporządzenia, stosownie do którego w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest zo-bowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewi-dywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawia-domienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem in-nego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Z przepisu tego wynika kilka konsekwencji. Przede wszystkim niepowiadomienie pracodawcy o przyczynach nieobecności w pierwszym dniu nieobecności nie jest jeszcze naruszeniem prawa, a co za tym idzie brak powiadomienia w pierwszym dniu nie może być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego. Ponadto regulamin pracy może określać zasady powiadamiania, a jeżeli tego nie czyni, wówczas obowiązują zasady ustalone w przytoczonej regulacji, czyli dopuszczalne jest powiadomienie w każdy sposób, który pozwala na skuteczne poinformowa-nie pracodawcy o przyczynach nieobecności. W przypadku powiadomienia pisemnego istotny jest termin złożenia przez pracownika pisma w placówce pocztowej, co musi nastąpić najpóź-niej drugiego dnia nieobecności. W tym przypadku brak powiadomienia drugiego dnia nie może powodować natychmiastowego zwolnienia dyscyplinarnego pracownika, istnieje bo-wiem możliwość, że pismo z powiadomieniem o nieobecności i jej przyczynach zostanie za kilka dni doręczone przez pocztę. Z uwagi na obowiązujące zasady przyjmowania regulaminu pracy wskazane ogólne zasady powiadamiania mogą obowiązywać w znacznej części jednostek oświatowych. Wynika to z treści art. 104 k.p., zgodnie z którym: • pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbioro-wego pracy, • pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy, • pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza re-gulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy pojawia się obligatoryjnie w jednostkach, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników, chyba że wystąpią o jego przyjęcie organizacje związkowe. Znaczna część przedszkoli z uwagi na swoją wielkość nie będzie objęta obowiąz-kiem przyjęcia regulaminu, a co za tym idzie – obowiązywać w nich będą ogólne, przytoczone wcześniej zasady powiadamiania, osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za po-średnictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Przytoczyć należy też regulację § 2 ust. 3 Rozporządzenia – regulacja ta umożliwia bowiem, w pewnych okolicznościach, przekroczenie terminu powiadomienia o nieobecności najpóźniej w jej drugim dniu. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieo-becnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy Zgodnie z § 3 Rozporządzenia dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: • zaświadczenie lekarskie, • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepi-sami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami, • oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających koniecz-ność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszko-la lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, • oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia za-świadczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem, • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postę-powanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępo-waniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą sta-wienie się pracownika na to wezwanie, • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych i w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin. Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania. Pracodawca jest rów-nież zobowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na we-zwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Obowiązkowe jest też zwolnienie pracownika w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administra-cyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium ds. wykroczeń. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu dni w ciągu roku kalendarzowe-go. Z powodu aktualnej sytuacji epidemicznej w kraju, według § 9 Rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzania obo-wiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalcza-niu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych. Obowiązkowe zwolnienie dotyczy również krwiodawców. Stosownie do § 12 Rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi, a także na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący: • dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i po-grzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, • jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Z § 11 Rozporządzenia wynika obowiązek zwolnienia pracownika: • będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze, • będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu, • będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa.