STAN PRAWNY NA 19 LUTEGO 2021 ZUS – o czym warto wiedzieć Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), • Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.), • Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.), • Ustawa z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 128), • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366). Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje nowa regulacja art. 36 ust. 17 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dotycząca zgłaszania do ZUS-u zawartych umów o dzieło, a wprowadzona na mocy Ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Jest to zatem stosunkowo nowa regulacja, która dotyczy obowiązku informacyjnego wobec tego organu, natomiast warto jej opis potraktować jako punkt wyjścia do rozważań na temat innych obowiązków informacyjnych jednostek organizacyjnych systemu oświaty wobec ZUS-u. Umowy o dzieło Na mocy art. 36 ust. 17 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznyc płatnik składek lub osoba fizyczna zlecający dzieło informują ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje ona pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia tej umowy. Zgodnie z informacją udostępnioną na stronie ZUS-u (zus.pl) o zawarciu umowy o dzieło płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło zawiadamiają organ. Obowiązek ten nie dotyczy umów o dzieło: • zawartych z własnym pracownikiem, • wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem, • zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności. Umowy zawarte od 1 stycznia 2021 r. trzeba wykazać w nowym formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło). Należy go złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą. Umowa-zlecenie Według art. 6 ust. 1 pkt 4 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. W związku z powyższym każda umowa-zlecenie jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, dlatego z każdego tytułu (umowy) zleceniobiorca powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych. Wymóg ten dotyczy również nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Pamiętać jednocześnie należy, że przy zawieraniu umowy-zlecenia z pedagogami obowiązuje ograniczenie tygodniowego czasu pracy, wynikające z art. 10a ust. 2 Karty nauczyciela. Według przepisu w przypadku nauczycieli prowadzących spotkania bezpośrednio z uczniami lub wychowankami, powierzenie prowadzenia tych zajęć może nastąpić także na innej podstawie niż umowa o pracę, jeżeli w treści łączącego strony stosunku prawnego nie przeważają cechy charakterystyczne dla stosunku pracy. Dopuszczalny wymiar godzin zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami został tu jednak ograniczony do maksymalnie czterech godzin tygodniowo. Wzory formularzy wykorzystywanych m.in. do dokonywania zgłoszeń ubezpieczonego do ZUS-u określone są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA. Dokument wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu ubezpieczenia albo zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej. ZUS PUE ZUS PUE to tzw. Platforma Usług Elektronicznych, która udostępnia online dane zapisane na kontach w ZUS-ie, daje możliwość generowania i przesyłania drogą elektroniczną dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz różnego typu pism i wniosków. Platforma ta może też zostać wykorzystana w celu umówienia wizyty w oddziale ZUS-u Zgłoszenia ZUS ZUA można dokonać za pośrednictwem PUE. Zgodnie z informacjami udostępnionymi na stronie ZUS-u należy przygotować: • login i hasło do profilu na PUE; profil na PUE można założyć przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP albo w najbliższej placówce ZUS-u, • pełnomocnictwo, jeśli chce się zarejestrować nowy profil na PUE i prowadzi się działalność jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, co obejmuje również jednostki organizacyjne systemu oświaty, • certyfikat kwalifikowany oraz PIN do certyfikatu kwalifikowanego lub login i hasło do profilu zaufanego ePUAP, • można też skorzystać z innego oprogramowania interfejsowego do rozliczeń (np. z aktualnej wersji programu Płatnik). Termin złożenia wniosku wynosi siedem dni od dnia podpisania umowy z pracownikiem. Z ZUS PUE powiązana jest aplikacja ePłatnik, która służy do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Za pomocą ePłatnika można m.in.: • utworzyć dokumenty ubezpieczeniowe za pomocą kreatorów, • przejrzeć, wydrukować, a także wysłać online dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS-u, • zaimportować pliki z zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych, • sprawdzić numer indywidualnego rachunku składkowego. Dokumenty można podpisywać nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego. Raporty imienne Na mocy art. 41 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek przekazuje do ZUS-u imienne raporty miesięczne po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek określone w art. 43 ust. 5, czyli w szczególności: numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika, nazwę zgodną z aktem prawnym konstytuującym płatnika, nazwę organu założycielskiego płatnika, występowanie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, datę i numer wpisu do rejestru lub ewidencji, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby i adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności. Ponadto raport zawiera: • numery identyfikacyjne ubezpieczonego, wraz z numerem PESEL, • nazwisko i imię, • wymiar czasu pracy, • zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o: o tytule ubezpieczenia, o podstawie wymiaru składek, o kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania, o kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z przepisów szczególnych; • informacje o zastosowanych formach opodatkowania w poprzednim roku kalendarzowym, kwotę rocznego przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej i rocznego dochodu z tej działalności, uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, w tym kwotę przychodu i dochodu uzyskanych w okresie obowiązywania danej formy opodatkowania, oraz kwotę podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustaloną na dany rok kalendarzowy, • podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki, • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, • informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa, • oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej, • dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, • dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej Ustawy. Przywołane w ostatnim z punktów jednostki to publiczne i niepubliczne szkoły, przedszkola i placówki. Imienne raporty dotyczą zatem nauczycieli wszystkich jednostek organizacyjnych systemu oświaty. Należy więc uznać, iż każdy podmiot zatrudniający pracowników pedagogicznych, czyli osoby ubezpieczone, musi rozliczyć za nich składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłacone im świadczenia. Rozliczenie to wykazuje się w imiennym raporcie ZUS RCA, w którym wykazuje się za osobę ubezpieczoną podstawy oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w podziale na poszczególne źródła finansowania składek. Jeśli w złożonym raporcie miesięcznym wystąpią błędy, to niezbędną korektę także sporządza się na formularzu ZUS RCA. Do imiennych raportów zalicza się również dokumenty ZUS RZA i ZUS RSA. ZUS RZA to imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne – do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych. ZUS RSA – to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Na stronie internetowej ZUS-u dostępne są szczegółowe poradniki dotyczące zasad wypełniania wszystkich rodzajów raportów.