STAN PRAWNY NA 17 LUTEGO 2021 Pracownicze plany kapitałowe Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2029 ze zm.). Pracownicze plany kapitałowe (dalej: PPK), czyli nowy sposób oszczędzania pracowników na emeryturę, nie funkcjonowały do tej pory w jednostkach organizacyjnych systemu oświaty prowadzonych przez samorządy. Zmieniło się to jednak na początku 2021 r., bowiem Ustawę z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych będzie się również stosować właśnie do jednostek oświatowych. Szczególną uwagę należy tu zwrócić na treść art. 137 tego aktu, zgodnie z którym w przypadku podmiotów zatrudniających, będących jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK powstaje 1 stycznia 2021 r. Umowę o prowadzenie PPK podmiot taki zawiera najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r. Powyższy przepis należy przeanalizować z kilku perspektyw. Przede wszystkim obowiązki w nim opisane dotyczą jednostek sektora finansów publicznych wymienionych w art. 9 Ustawy, a więc obejmują także jednostki budżetowe. Jest to z kolei forma organizacyjno-prawna, w której, według art. 4 Ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, prowadzone są przedszkola, szkoły i placówki zakładane przez jednostki samorządu terytorialnego. Z treści art. 137 Ustawy o pracowniczych planach kapitałowych wynika zatem dla dyrektora jednostki oświatowej obowiązek zawarcia umowy: • o zarządzanie PPK, • o prowadzenie PPK. Ważne! Dla jednostek oświatowych termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osób zatrudnionych upłynie 10 kwietnia 2021 r. Umowę o zarządzanie PPK jednostki te muszą zawrzeć do 26 marca 2021 r. Zgodnie z art. 3 Ustawy PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez jego uczestnika, z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w Ustawie. Środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność uczestnika. Umowa o zarządzanie PPK Art. 7 ust. 1 Ustawy informuje, iż podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Podmiotem zatrudniającym w rozumieniu tej regulacji są szkoła, przedszkole bądź placówka. Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z instytucją finansową w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Podmiot zatrudniający, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa. Wyboru dokonuje się, mając na uwadze interes osób zatrudnionych, a także na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Jeżeli w szkole nie działa zakładowa organizacja związkowa, instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, wybiera się w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Dla dyrektora jednostki oświatowej szczególnie istotna jest treść art. 7 ust. 4a Ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, stosownie do której wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa mogą, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danego organu samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej (bez podpisania umowy), z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych. Ważne! Zgodnie z art. 7 ust. 5 jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z organizacjami związkowymi, pracodawca (albo wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa) samodzielnie dokonuje wyboru instytucji, z którą zawrze umowę. Jeżeli natomiast to organ prowadzący szkołę dokonał wyboru instytucji finansowej i dyrektor nie zawarł w terminie umowy, wówczas to organ prowadzący uzyskuje prawo do jej sfinalizowania. Elementy, z jakich składa się umowa o zarządzanie PPK, zostały wskazane w art. 10. Według przepisów dokument w szczególności określa: • strony umowy, • nazwę funduszy zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową, • warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK, • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych, • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat, • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy, • warunki zmiany umowy, • warunki i okres wypowiedzenia umowy, • warunki dokonywania konwersji lub zamiany. W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń, do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Dokument określa także: • wysokość sumy ubezpieczenia, • wysokość składki ochronnej, • brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat. Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK, czyli systemu prowadzonego w formie elektronicznej. Umowa o prowadzenie PPK Art. 14 Ustawy czyni z zatrudniającego podmiot odpowiedzialny za zawieranie umowy (w imieniu i na rzecz zatrudnionych) o prowadzenie PPK. Lista pracowników stanowi załącznik do dokumentu. Wyjątek od tej zasady zachodzi w przypadku osób, które ukończyły 55. rok życia, ale nie obchodziły jeszcze 70. urodzin. W przypadku tych pracowników zawarcie umowy o prowadzenie PPK może nastąpić wyłącznie na ich wniosek. Prowadzenie PPK w szkołach wymaga w pierwszej kolejności podpisania umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową, a w drugiej zawarcia właściwej umowy o prowadzenie PPK, która wskazuje pracowników danej placówki. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana z tymi instytucjami finansowymi, z którymi szkoła zawarła umowę o zarządzanie PPK. Dyrektor szkoły przed finalizacją dokumentu może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, a także o obowiązkach i uprawnieniach z tego wynikających (zarządzający placówką ma prawo przedstawić pracownikom również swoje obowiązki i uprawnienia). Regulacje dotyczące terminów podpisywania dokumentów zostały omówione w art. 17 Ustawy. Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK. Innymi słowy, przekroczenie przytoczonego terminu na zawarcie umowy dla zatrudnionego powoduje, że z mocy prawa uważa się ją za zawartą. Co istotne, uczestnik PPK, czyli pracownik, może w tym samym czasie być stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników zatrudnionych w więcej niż jednym miejscu pracy. Za art. 19 Ustawy przyjmuje się, iż w terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, uczestnik PPK składa pracodawcy oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Oświadczenie zawiera oznaczenie instytucji finansowych, z którymi zawarto takie umowy. Szczegółowe elementy umowy o prowadzenie PPK określa art. 20 ust. 1: • strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową, • dane identyfikujące uczestnika PPK, • sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat, • nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową, • warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, • sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze, • sposób zmiany funduszu, • warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu, • sposób składania dyspozycji, • zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK, • maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy. W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń do dokumentu dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Warto zauważyć, że niezwłocznie po finalizacji transakcji wybrana instytucja finansowa udostępnia pracownikowi informację o zawarciu umowy o prowadzenie PPK w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na nośniku lub za pomocą systemu teleinformatycznego, a na wniosek tego uczestnika również w postaci papierowej. Uczestnictwo w PPK Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne i nie może być powodem dyskryminacji. W każdym czasie zatrudniony może zrezygnować z dokonywania wpłat na podstawie deklaracji złożonej pracodawcy w formie pisemnej. Dokument zawiera dane dotyczące pracodawcy i pracownika oraz oświadczenie zatrudnionego o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Dyrektor szkoły ma obowiązek poinformować instytucję finansową prowadzącą PPK o złożonym przez pracownika piśmie, musi tego dokonać nie później niż po upływie siedmiu dni od daty otrzymania dokumentu. Ważne! Wpłat do PPK dokonują pracownik i pracodawca ze środków własnych. Wysokość środków określa się procentowo. Kwota obliczana jest na podstawie wynagrodzenia pracownika. Maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do dokonania na wszystkie rachunki PPK uczestnika PPK wynosi w danym roku kalendarzowym równowartość w złotych kwoty 50 000 dolarów amerykańskich, według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu dalsze wpłaty i dopłaty na rachunek PPK uczestnika PPK nie są dokonywane. Wpłata podstawowa finansowana przez zatrudniającego wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia. Pracodawca może jednak zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia. Z kolei wpłata podstawowa finansowana przez pracownika wynosi 2 proc. wynagrodzenia. Pracownik może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2 proc. wynagrodzenia. Regulacja art. 31 Ustawy przewiduje pewien bonus w postaci wpłaty powitalnej. Zgodnie z tą regulacją w terminie 30 dni po zakończeniu kwartału minister właściwy ds. pracy przekazuje uczestnikowi PPK, za pośrednictwem PFR, wpłatę powitalną w kwocie równej 250 zł, w celu zaewidencjonowania jej na rachunku PPK uczestnika PPK. Z kolei art. 32 wskazuje, że z tytułu uczestnictwa w PPK w danym roku kalendarzowym pracownik otrzymuje dopłatę roczną do PPK w wysokości 240 zł. Na mocy art. 106 i 107 pracodawca, który nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego, zaś niedopełnienie obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.