STAN PRAWNY NA 12 LUTEGO 2021 Czy zachowywać dokumenty niearchiwalne? Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Czy dokumenty niearchiwalne np. Regulamin Działalności Rady Pedagogicznej, który został uchylony z uwagi na nowelizację przepisów (wprowadzono nowy) powinien zostać w dokumentacji jako załącznik do Zarządzenia Dyrektora, czy może zostać zniszczony przez powołaną zarządzeniem dyrektora komisję – odnotowanie w protokole zniszczenia. Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164), • Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246). Dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym, rzeczowym wykazie akt oraz po uznaniu, że dokumentacja utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. Zgodnie z § 9 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności: • nazwę organu lub jednostki organizacyjnej (szkoły) wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, • nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, • podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej, • określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna, • informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, • informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących, • oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje. Do wniosku należy dołączyć spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera: • pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, • pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, • datę i miejsce sporządzenia spisu, • imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis, • dla każdej pozycji spisu informację o: o liczbie porządkowej, o oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane, o sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis powstał z natury, o tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule, o określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu, o liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu, o uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek. Oficyna MM nie udziela porad prawnych. Odpowiedzi są wyłącznie wyrazem własnej oceny Doradcy Prawnego Oficyny MM. Nie stanowią urzędowej wykładni prawa, a ich zastosowanie nie może rodzić odpowiedzialności za ewentualne skutki zastosowania zaproponowanych rozwiązań zarówno ze strony Oficyny MM, jak i Doradcy Prawnego Oficyny MM.