STAN PRAWNY NA 5 LUTEGO 2021 Sprawozdania roczne w jednostkach budżetowych Opracował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły. Lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół. Autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564). Sprawozdania roczne dostarczają informacji, na podstawie których można ocenić, jak wydatkowano środki publiczne, jakie dochody osiągnęła jednostka sprawozdawcza oraz sposób zarządzania środkami publicznymi. Dają również informacje o zaciągniętych zobowiązaniach i o należnościach. Wartości, które ujmuje się w sprawozdaniach są bardzo istotne i muszą wynikać z zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w danej jednostce. Zestawienia liczbowe w sprawozdawczości wykazuje się narastająco, od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Zgodnie z podziałkami klasyfikacji budżetowej tzn. według określonego dla jednostki działu, rozdziału, paragrafu planu i paragrafu wydatków. Prawidłowo sporządzone sprawozdanie daje informację, pozwalającą na dokonanie analiz i ocen gospodarki finansowej jednostki. Stanowi także element w procesach planowania, kontroli i podejmowania decyzji dotyczących zarówno okresu bieżącego, jak i przyszłych. Podstawa prawna sporządzania sprawozdań Do sporządzania sprawozdawczości budżetowej mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, określające: • Rodzaj, formy, terminy i sposoby sporządzania sprawozdań budżetowych: o z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego, o z wykonania planów finansowych; • Rodzaje i zasady sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji sektora finansów publicznych, • Jednostki zobowiązane do sporządzenia poszczególnych rodzajów sprawozdań oraz odbiorców tych sprawozdań wraz ze wskazaniem terminów ich sporządzania. Zgodnie z Rozporządzeniem, do sporządzania i przekazywania sprawozdań obowiązani są m.in.: • dysponenci wszystkich stopni budżetu, • przewodniczący zarządu jednostek samorządu terytorialnego – odpowiednio wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę, marszałka lub przewodniczącego zarządu związku, • kierownik jednostki obsługującej. Zestawienie rocznych sprawozdań budżetowych Jednostki budżetowe są zobligowane do sporządzania sprawozdań budżetowych miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Do najważniejszych budżetowych sprawozdań rocznych, które sporządza jednostka budżetowa należą między innymi: • Rb-23 – sprawozdanie o stanie środków na rachunku bankowym państwowych jednostek budżetowych, • Rb-27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, • RB-28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, • Rb-28 Programy – Programy WPR - sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, • Rb-28NW Programy – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa, które nie wygasły z upływem roku budżetowego w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, • Rb-34S – sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym, o którym mowa w art. 223 ust. 1 u.f.p. Oprócz wyżej wymienionych sprawozdań, jednostki budżetowe sporządzają również sprawozdania finansowe. Należy zauważyć, że system sprawozdań jednostek jest dostosowany do ich struktury organizacyjnej, a zasadą jest, że dysponenci niższego szczebla przekazują sprawozdania dysponentom wyższego szczebla. Suma danych prezentowanych w sprawozdaniach jednostek objętych budżetem samorządu terytorialnego składa się na zbiorcze sprawozdanie z wykonania budżetu tego samorządu. Dlatego ważne jest, aby sprawozdania jednostkowe były sporządzone rzetelnie i prawidłowo, zarówno pod względem formalno-rachunkowym, jak i merytorycznym. Sprawozdania budżetowe dostarczają następujących informacji: • sprawozdanie Rb-23 – jest to sprawozdanie odzwierciedlające stan środków na rachunkach bankowych. Ujmuje się w nim dochody wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S, wydatki ujęte w sprawozdaniu Rb-28S oraz dane dotyczące wynagrodzeń. Kolejne informacje, które powinno zawierać sprawozdanie Rb-23 to kwoty wydatków, które nie wygasły z upływem danego roku budżetowego i będą realizowane w następnych latach. Na koniec podaje się stany środków pieniężnych na rachunku bieżącym. Stan ten musi się zgadzać z dowodami bankowymi. Oczywiście dotyczy to rachunków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego. Sprawozdanie Rb-23 roczne należy przekazać do zarządów jednostek samorządów terytorialnych nie później niż do 2 lutego. W przypadku, gdy dzień złożenia jest dniem wolnym od pracy, to dzień złożenia sprawozdania przypada na pierwszy dzień roboczy następujący po 2 lutego. • sprawozdanie Rb-27S – zawiera dane z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Ujmuje się informacje o źródłach dochodów, zaplanowanych kwotach dochodów, należnościach, dochodach otrzymanych i wykonanych, zaległościach, nadpłatach, skutkach obniżeń górnych stawek podatkowych, udzielonych przez gminę ulg i zwolnień. Również o skutkach decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie Ordynacji Podatkowej. W rocznym sprawozdaniu Rb-27S należy wypełnić wszystkie kolumny sprawozdania zgodnie z instrukcją, w miesięcznym, w miesiącach niekończących kwartału tylko te dane dotyczące dochodów planowanych i wykonanych. Ostateczne termin przedłożenia sprawozdania rocznego Rb-27S przypada na 1 lutego po okresie sprawozdawczym, tak jak w przypadku sprawozdania Rb-23, gdy dzień złożenia jest dniem wolnym to w dzień roboczy następujący po 1 lutego. • sprawozdanie Rb-28S – jest to sprawozdanie, w którym wykazuje się dane liczbowe związane z wykonaniem wydatków budżetowych. W sprawozdaniu tym ujmuje się informacje dotyczące planu finansowego, wynikającego z uchwał organów nadrzędnych jednostek samorządu terytorialnego. Oczywiście podaje się plan aktualny, po uwzględnieniu zmian. Następną informacją, która jest wykazywana w Rb-28S to „zaangażowanie” wydatków, uwzględnia się tu konta pozabilansowe, na których księgowane są wartości zawartych umów, porozumień itp. Zawarcie takiej umowy spowoduje wydatek w okresie za jaki sporządza się sprawozdanie. Następnie wykazuje się kwoty poniesione na realizację wydatków oraz wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego. W sprawozdaniu tym ujmujemy również kwotę zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego. Wartości zobowiązań dotyczą tych, które nie zostały zapłacone w terminie i nie są przedawnione, umorzone, a ich termin płatności minął przed okresem sprawozdawczym. • sprawozdanie Rb-28S roczne należy przekazać nie później niż do 1 lutego. W przypadku, gdy dzień złożenia jest dniem wolnym od pracy, to dzień złożenia sprawozdania przypada na pierwszy dzień roboczy następujący po 1 lutego. • sprawozdanie Rb-28 Programy – sprawozdanie zawiera dane z wydatków poniesionych przez jednostkę budżetową na realizację różnego rodzaju programów ze środków pochodzących z Unii Europejskiej. Sprawozdanie to sporządzane jest w oparciu o takie dane jak: aktualny plan wydatków po zmianach, ile wynoszą zaangażowane wydatki i jakie są faktycznie poniesione wydatki. Zaangażowane wydatki dotyczą wartości wynikających z zawartych umów, decyzji, porozumień i innych dokumentów, których wykonanie spowoduje wydatek w bieżącym roku. Natomiast faktycznie poniesione wydatki to te, na które wydatkowano środki pieniężne. Dane te podaje się w podziale na wkład Unii Europejskiej oraz wkład budżetu państwa. Przez wkład Unii Europejskiej należy rozumieć wydatki budżetu państwa na realizację programów i projektów podlegających refundacji z budżetu Unii Europejskiej. Sprawozdanie to nie dotyczy wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej. Sprawozdanie roczne Rb-28 Programy należy przekazać do zarządów jednostek samorządów terytorialnych nie później niż do 2 lutego. W przypadku, gdy dzień złożenia jest dniem wolnym od pracy, to dzień przekazania sprawozdania przypada na pierwszy dzień roboczy następujący po 2 lutego. • sprawozdanie Rb-28 Programy – sprawozdanie zawiera dane z wydatków poniesionych przez jednostkę budżetową na realizację różnego rodzaju programów ze środków pochodzących z Unii Europejskiej. Sprawozdanie to sporządzane jest w oparciu o takie dane jak: aktualny plan wydatków po zmianach, ile wynoszą zaangażowane wydatki i jakie są faktycznie poniesione wydatki. Zaangażowane wydatki dotyczą wartości wynikających z zawartych umów, decyzji, porozumień i innych dokumentów, których wykonanie spowoduje wydatek w bieżącym roku. Natomiast faktycznie poniesione wydatki to te, na które wydatkowano środki pieniężne. Dane te podaje się w podziale na wkład Unii Europejskiej oraz wkład budżetu państwa. Przez wkład Unii Europejskiej należy rozumieć wydatki budżetu państwa na realizację programów i projektów podlegające refundacji z budżetu Unii Europejskiej. Sprawozdanie to nie dotyczy wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej. Sprawozdanie roczne Rb-28 Programy należy przekazać do zarządów jednostek samorządów terytorialnych nie później niż do 2 lutego. W przypadku, gdy dzień złożenia jest dniem wolnym od pracy, to dzień przekazania sprawozdania przypada na pierwszy dzień roboczy następujący po 2 lutego. • sprawozdanie Rb-28NW Programy – sprawozdanie związane z planem wydatkowanych środków pochodzących z Unii Europejskiej na realizację programów. Bierze się tu tylko pod uwagę plan i wykonanie tych wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego i będą realizowane w następnych okresach. Termin złożenia sprawozdania rocznego Rb-28NW Programy jest taki sam jak Rb-28 Programy. • sprawozdanie Rb-34S – sprawozdanie Rb-34S dotyczy pozyskiwanych przez jednostki dochodów z tytułu najmów np.: sal, budynków, powierzchni reklamowych. Dochodami jednostki są także środki pochodzące z odszkodowań za stracone mienie, z tytułu wpłaconych kar i grzywien, środki ze sprzedaży produktów i tym podobne. Oprócz wykazywania uzyskanych dochodów, podaje się także wydatki nimi sfinansowane. W kolumnie „Plan” podaje się zaplanowane dochody jakie dana jednostka osiągnie, w przypadku najmów. Kwoty planu wynikają z zawartych umów, porozumień. Natomiast w kolumnie „Wykonanie” pokazuje się jakie były faktyczne wpływy na konto bankowe uzyskane przez daną jednostkę z działalności poza oświatowej.W następnej części sprawozdania pokazujemy dane dotyczące wydatkowania osiągniętych dochodów. Wykazujemy plan wydatków, który musi być taki sam jak plan dochodów. Identycznie jak w przypadku zaplanowanych dochodów, plan wydatków wynika z uchwał organów jednostek samorządu terytorialnego. Następnie w kolejnej kolumnie podajemy kwoty wydatków faktycznie poniesionych. Podobnie jak w poprzednich sprawozdaniach, w tym także wykazujemy należności i zobowiązania. Sprawozdanie roczne Rb-34S przekazywane jest przez jednostkę budżetową do zarządów jednostek samorządu terytorialnego nie później niż do 31 stycznia chyba, że jest to dzień wolny, to pierwszego dnia roboczego po tym dniu. Wykazanie w sprawozdaniu danych nieuzgodnionych z zapisami w księgach rachunkowych jednostki jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, podobnie jak i niesporządzenie sprawozdania i nieprzekazanie go w terminie. Omówienie rocznych sprawozdań finansowych Bilans jest rocznym sprawozdaniem, które zawiera wszystkie dane wykazywane w sprawozdaniach rocznych, zarówno budżetowych jak i finansowych. Składa się z dwóch części: • aktywa, • pasywa. W części „Aktywa” umieszcza się zapisy dotyczące poszczególnych grup aktywów, takich jak :majątek trwały, towary, środki pieniężne w kasie i w bankach oraz należności. Po stronie „Pasywa” dokonuje się zapisów określających wartości funduszów własnych, kredytów bankowych czy zobowiązań. Ponieważ zapis każdej operacji finansowej jest dokonywany równocześnie na dwóch kontach (po stronie Wn i Ma), to ogólna suma obrotów wszystkich kont po każdej ze stron i suma sald każdej ze stron musi być jednakowa. Dlatego suma aktywów musi się równać sumie pasywów. Ważne! Bilans jednostkowy przedkłada się w terminie do 31 marca roku następnego po roku budżetowym Rachunek zysków i strat jest elementem rocznego sprawozdania finansowego, w którym porównywane są przychody osiągnięte w danym okresie z poniesionymi w tym okresie kosztami. Porównanie tych danych prowadzi do uzyskania określonego wyniku finansowego. Ustalony w sprawozdaniu zysk netto lub strata netto są następnie wykazywane jako element funduszu w bilansie jednostki. Rachunek zysków i strat składa się z dwóch segmentów, w których wykazuje się: • przychody i koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki, • pozostałe przychody i koszty operacyjne, • przychody i koszty finansowe, • straty i zyski nadzwyczajne. Ogólną formułę ustalania wyniku finansowego w rachunku sprawozdaniu zysków i strat można przedstawić następująco: • od przychodów netto ze sprzedaży i zrównanych z nimi odejmuje się koszty działalności operacyjnej, wyliczając zysk bądź stratę ze sprzedaży, • wynik ze sprzedaży zwiększa się o pozostałe przychody operacyjne i zmniejsza się o pozostałe koszty operacyjne po to, aby otrzymać wynik na działalności operacyjnej do wyniku z działalności operacyjnej dodaje się przychody finansowe, a następnie odejmuje koszty finansowe, co daje wynik na działalności gospodarczej, • wynik na działalności gospodarczej koryguje się o wynik zdarzeń nadzwyczajnych, ustalając w ten sposób wynik finansowy brutto. Wynik finansowy brutto pomniejsza się o podatek dochodowy oraz o pozostałe obowiązkowe zmniejszenia zysku oraz o nadwyżkę środków obrotowych. W efekcie tych operacji otrzymujemy efekt końcowy w postaci zysku lub straty netto. Sprawozdanie to przedkłada się razem z bilansem, a dane w rachunku zysku i strat muszą być podane w układzie umożliwiającym ocenę zachodzącą w poszczególnych wielkościach zmian, czyli według stanu na koniec poprzedniego roku oraz na koniec roku bieżącego. Zestawienie zmian w funduszu jednostki Zestawienie zmian w funduszu jednostki, zgodnie z nazwą przedstawia zmiany, które nastąpiły w poszczególnych składnikach funduszu i ich przyczyny. Pokazuje także zmiany funduszu z tytułu przychodów i kosztów odnoszonych bezpośrednio na fundusz jednostki. Przyczyny zmian w funduszu jednostki, odpowiadają zmianom ujętym w księgach rachunkowych na koncie „800” odpowiednio na stronach Wn i Ma. Oprócz tego, zestawienie zmian w funduszu jednostki uwzględnia wynik finansowy netto roku bieżącego (wartości księgowane na koncie „860”) oraz podział zysku i nadwyżki środków obrotowych. Termin oddania tego sprawozdania jest taki sam jak w przypadku bilansu, czyli do 31 marca roku następnego po roku budżetowym. Przed sporządzeniem sprawozdań, należy uzgodnić dane w ewidencji księgowej, ponieważ nieterminowe uzgodnienie analityki z syntetyką powoduje błędne dane w sprawozdaniach. Jeśli dokonuje się korekty w księgach rachunkowych po sporządzeniu sprawozdania rocznego, to należy poprawić ten błąd i zrobić korektę sprawozdania. Dlatego najlepiej jest zamykać księgi rachunkowe przed sporządzeniem sprawozdania. Sprawozdanie finansowe a naruszenie dyscypliny finansów publicznych Zgodnie z art. 18 pkt 2 Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Zatem w przypadku niedopełnienia tego obowiązku, organ orzekający w postępowaniu o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, może ukarać dyrektora: • upomnieniem, • naganą, • karą pieniężną wymierzaną w wysokości od 0,25 do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (obliczonego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego należnego w roku, w którym doszło do tego naruszenia), • zakazem pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi wymierzana na okres od 1 roku do 5 lat. Kara upomnienia jest najłagodniejszą z kar stosowaną wobec osoby, która winna jest naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Karę upomnienia można wymierzyć w szczególności w przypadku, gdy stopień szkodliwości naruszenia dyscypliny finansów publicznych nie jest znaczny. Bez wątpienia najpoważniejsze konsekwencje ma ukaranie karą zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. Ukarany w taki sposób dyrektor nie będzie mógł ponownie ubiegać się o funkcję kierowniczą. Stanowisko dyrektora publicznego przedszkola, publicznej szkoły i placówki może bowiem zajmować nauczyciel mianowany lub dyplomowany, który nie był karany zakazem pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, o którym mowa w art. 31 ust. 1 pkt 4 Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ponadto fakt, że dyrektor dopuścił się przewinienia związanego z dyscypliną finansów może rzutować na ocenę jego pracy. Powierzenie pracownikowi obowiązków w zakresie gospodarki finansowej nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności kierownika jednostki. Dyrektor szkoły, który w określonym zakresie powierzył obowiązki innemu pracownikowi, nie utracił przy tym uprawnienia do działania w powierzonym zakresie. W konsekwencji za naruszenie dyscypliny finansów publicznych odpowiada osoba, która swoim zachowaniem wypełnia znamiona czynu określonego w art. 5–18c cytowanej Ustawy. A zatem dyrektor szkoły, przyjmując powierzone mu stanowisko, przyjmuje w ten sposób także pełną odpowiedzialność związaną z wykonywaniem tej funkcji i nie może tłumaczyć się, że posiadane wykształcenie jest niewystarczające do pełnego rozumienia procesów księgowych (zob. orzeczenie GKO z 12 czerwca 2006 r., DF/GKO-4900-45/58/06/1250). Należy także zauważyć, że dostosowanie się do błędnej opinii pracownika nie zwalnia dyrektora szkoły od odpowiedzialności. Kierownik odpowiada za całokształt gospodarki jednostki, w tym za działania podwładnych, a ich zaniedbania mogą stanowić podstawę ich odpowiedzialności z innych tytułów niż odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (zob. orzeczenie GKO z 6 kwietnia 2006 r., DF/GKO-4900-7/10/06/110, Biuletyn orzecznictwa w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych 2006 nr 4 poz. 4).