STAN PRAWNY NA 26 STYCZNIA 2021 Obowiązki dyrektora szkoły z początkiem roku kalendarzowego Opracował i zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), • Ustawa z dnia 28 maja 2020 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1175), • Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1327 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1450 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1333 ze zm.), • Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla • pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), • Ustawa z dnia 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz.1043), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2029), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 426), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz.U. z 2003 r. Nr 6 poz. 69 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 sierpnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz.U. z 2020 r. poz. 1386). Rytm pracy szkoły wyznaczają przede wszystkim daty rozpoczęcia i zakończenia roku szkolnego, z którym wiąże się zdecydowana większość obowiązków dyrektora. Początek roku kalendarzowego to jednak kolejny termin, kiedy dyrektor ma do wykonania szereg przewidzianych przepisami prawa czynności mających istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania szkoły. Wpływają one bowiem zarówno na sferę finansów jednostki, jak i kwestie kadrowe. Warto zatem zapoznać się z najważniejszymi obowiązkami dyrektora. Środki na wydzielonym rachunku dochodów Szkoły samorządowe, zgodnie z art. 4 ust. 1 Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, działają w formie jednostki budżetowej, co oznacza, że nie mają własnego budżetu, lecz na podstawie art. 11 Ustawy o finansach publicznych pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, która je prowadzi, a pobrane dochody – również bezpośrednio – odprowadzają na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Szkoła nie posiada zatem własnych finansów, jedynie pośredniczy w wydatkowaniu środków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek w postaci wydzielonego rachunku dochodów, czyli instytucji przewidzianej w art. 223 Ustawy o finansach publicznych. Przepis ten umożliwia szkole gromadzenie własnych środków oraz ich wydatkowanie, aczkolwiek wyłącznie w ramach wskazanych w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego prowadzącej daną szkołę. Na podstawie wspomnianego art. 223 samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność wskazaną w Ustawie Prawo oświatowe gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, pochodzące w szczególności: • ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej, • z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej. Użyte w tym przepisie określenie „w szczególności” oznacza, że szkoła może gromadzić na wydzielonym rachunku również środki pochodzące z innych źródeł niż te wyżej wymienione. Nie oznacza to, że dyrektor szkoły może samodzielnie wskazać źródła, z jakich pochodzą środki. Zgodnie bowiem z ust. 2 przywołanej regulacji to uchwała rady gminy lub powiatu określa źródła, z jakich gromadzone są dochody. Nawet w przypadku, gdy szkoła staje przed możliwością pozyskania dodatkowych środków finansowych, dyrektor w pierwszej kolejności musi sprawdzić, czy ich źródło zostało wymienione w uchwale rady gminy (powiatu). Jeżeli tak nie jest, dyrektor nie ma prawa pobrać takich środków i zgromadzić na rachunku wydzielonym. Podobne ograniczenia dotyczą wydatkowania zgromadzonych środków, ponieważ uchwała określa też przeznaczenie zgromadzonych dochodów. Ustawa o finansach publicznych wskazuje jednocześnie, że dochody te nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych, toteż takie przeznaczenie środków z rachunku wydzielonego nie może być zapisane w uchwale. Dyrektor szkoły nie może zatem dowolnie wydać zgromadzonych środków, ale wolno mu przeznaczyć je wyłącznie na cele wyraźnie wskazane w uchwale organu stanowiącego. Może to oczywiście powodować, że do końca roku kalendarzowego nie znajdzie on potrzeb, na które miałby prawo przeznaczyć zgromadzone środki. W takim wypadku zastosowanie ma art. 223 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym środki finansowe pozostające na rachunku wydzielonym na dzień 31 grudnia roku budżetowego podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do 5 stycznia następnego roku. Dyrektor szkoły nie może więc zachować na wydzielonym rachunku dochodów środków zgromadzonych w roku poprzednim i niewydanych na cele wskazane w uchwale rady gminy (powiatu). Takie środki należy zwrócić do budżetu samorządowego, przy czym ważne jest, aby zachować termin 5 stycznia, gdyż jego przekroczenie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zgodnie z art. 6 pkt. 2 Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych naruszeniem jest niedokonanie w terminie wpłaty do budżetu w należnej wysokości dochodów przez jednostkę budżetową. Inwentaryzacja Szkoły są podmiotami podlegającymi Ustawie o rachunkowości, a co za tym idzie, mają również obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji. Zgodnie z art. 26 Ustawy jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: • Aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, • Aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, Środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 Ustawy o rachunkowości terminy przeprowadzania inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. BHP w szkole Na podstawie art. 68 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo oświatowe dyrektor jest obowiązany do wykonywania zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez szkołę. Ten ogólnie sformułowany wymóg został skonkretyzowany regulacjami Rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach. Obowiązkiem, który można wykonać na początku każdego roku kalendarzowego, jest ten wynikających z treści § 3 Rozporządzenia, zgodnie z którym dyrektor co najmniej raz w roku dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Z ustaleń kontroli sporządza się protokół, który podpisują osoby biorące w niej udział. Kopię protokołu dyrektor przekazuje organowi prowadzącemu. Zauważyć należy, że analogiczny obowiązek wynika również z regulacji art. 62 Ustawy Prawo budowlane. Zgodnie z tym przepisem obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: • Elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu. • Instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska. • Instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych). Dodatkowe wynagrodzenie roczne Początek roku to również okres, w którym uprawnionym pracownikom należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie roczne – tzw. trzynastkę. Zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 3 Ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej prawo do trzynastki po spełnieniu warunków określonych w tej Ustawie uzyskują pracownicy samorządowych jednostek budżetowych, a więc również samorządowych szkół. Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy. Co istotne, przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane m.in. w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły, korzystania przez nauczyciela z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego. Zadaniem dyrektora jest ustalenie, którzy z jego pracowników nabyli prawo do trzynastki, co w przypadku nauczycieli nowo zatrudnionych wymaga przeanalizowania każdego przypadku pod kątem tego, czy zatrudnienie było związane z organizacją pracy szkoły. Oczywiście zadania te dyrektor deleguje pracownikom w dziale administracyjno-kadrowym. Bardzo ważne jest, by byli oni odpowiednio przeszkoleni i na bieżąco orientowali się w aktualnych przepisach prawa. Roczne sprawozdanie finansowe Z Ustawy o rachunkowości wynika również obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 52 tej Ustawy kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki (dyrektor szkoły). Zgodnie z art. 45 ust. 2 Ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z: • bilansu, • rachunku zysków i strat, • informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Planowanie urlopów W przypadku jednostek feryjnych, jak szkoły podstawowe, data udzielenia nauczycielowi urlopu wynika wprost z treści art. 64 ust. 1 Karty nauczyciela, zgodnie z którym nauczycielowi zatrudnionemu w szkole, w której w organizacji pracy przewidziano ferie letnie i zimowe, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania. Nauczycielom zatrudnionym w szkołach nie ustala się zatem planu urlopów. Wyjątkiem są jednak stanowiska wymienione w art. 64 ust. 2a Karty nauczyciela, zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz nauczycielowi pełniącemu inne stanowisko kierownicze w szkole (np. kierownikowi świetlicy), a także nauczycielowi, który przez okres co najmniej 10 miesięcy pełni obowiązki kierownicze w zastępstwie nauczyciela, któremu powierzono stanowisko kierownicze, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów. Oprócz nauczycieli w szkole zatrudnieni są pracownicy administracji i obsługi, do których również zastosowanie ma art. 163 Kodeksu pracy, zgodnie którym urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie, czyli urlopu w wymiarze czterech dni w roku. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Informacje PFRON Należy tu również zwrócić uwagę na treść art. 21 ust. 2f Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Pracodawcy osiągający wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w ust. 2, 2a i 2b (6% od 2008 r.) składają Zarządowi Funduszu informacje roczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych. Informacja składana jest w terminie do dnia 20 stycznia za rok poprzedni. Podatki Zgodnie z art. 42 ust. 1a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego roczne deklaracje, według ustalonego wzoru. W przepisie tym jest mowa o rocznej deklaracji PIT-4R o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych za 2018 r.