Delegowanie zadań przez dyrektora poradni Opracowała: Paulina Szymańska, absolwentka japonistyki, tłumaczka, autorka wielu publikacji, pasjonatka podróży i pilotka wycieczek Delegowanie zadań i uprawnień jest jedną z kluczowych kompetencji menadżerskich. Aby zwiększyć własną efektywność w pracy, należy przekazać niektóre zadania innym członkom zespołu lub/i swoim podwładnym. Nie jest to jednak rzeczą prostą – często odnosimy wrażenie, że jesteśmy odpowiedzialni za dany temat lub po prostu uważamy, że to my wykonamy dane zadanie najlepiej. Skutkuje to przede wszystkim nadmiarem obowiązków dla nas samych, ale również odbiera innym członkom zespołu możliwość wykazania się. Jest przecież druga strona medalu – jeżeli chcemy wszystko zrobić samodzielnie, to podwładni nie dostają szansy na zdobycie nowej wiedzy i doświadczeń, nie uczą się też samodzielności i decyzyjności. Dlaczego boimy się delegowania zadań? Z perspektywy całego zespołu, sprawne delegowanie zadań i uprawnień buduje wzajemne zaufanie i jest bodźcem do poszukiwania nowych wyzwań. Choć delegowanie zadań jest umiejętnością, która może wydawać się czymś nieskomplikowanym, to oddanie komuś innemu spraw, na których nam zależy, wymaga zarówno dużego zaufania do zespołu, jak i efektywnej komunikacji. Wielu osobom delegowanie zadań nie przychodzi z łatwością. Dzieje się tak z różnych względów – boimy się zrzucać zadania na innych, uważamy, że nikt nie wykona danego zadania lepiej/szybciej niż my lub nie chcemy stracić kontroli nad konkretną sprawą. Oczywiście obawy te są do pewnego stopnia uzasadnione, ale musimy pamiętać, że nawet jeżeli ktoś przypuszczalnie wykona dane zadanie gorzej, to zdobędzie doświadczenie, dzięki któremu w przyszłości osiągnie o wiele lepsze rezultaty. Często zdarza się, że nie przekazujemy obowiązków innej osobie, ponieważ wymagałoby to czasochłonnego wdrożenia, zapominając, że czas zaoszczędzony dzięki delegowaniu zadań, w przyszłości stanowczo przekroczyłby czas poświęcony na samo wdrożenie. Jakie zadania oddać komuś innemu? Kolejnym powodem, dla którego nie delegujemy zadań, jest brak pewności, które obowiązki przekazać. Na początek możemy kierować się zasadą, że oddajemy zadania: • niezbyt ważne i łatwe do wykonania, np. umawianie spotkań w poradni, • monotonne, które nie wymagają doświadczenia, np. uzupełnianie danych w bazach, • czasochłonne – tu możemy podzielić zadanie na mniejsze i podzielić się niektórymi z nich z zespołem, • których nie umiemy wykonać – tylko w przypadku, gdy mamy w zespole osobę, która ma odpowiednie umiejętności do jego wykonania, w przeciwnym razie jedynie spychamy problem na kogoś innego, • które bez problemu rozwiązalibyśmy samodzielnie, ale chcemy, aby inna osoba również rozwinęła swoje kompetencje na danym polu. Przekazanie zadań – i co dalej? Oczywiście przekazanie komuś zadań wymaga znajomości preferencji oraz mocnych i słabych stron pracowników. Nie delegujmy zadań wymagających częstych spotkań z ludźmi osobom, które są z natury bardziej wycofane. Należy wytłumaczyć, dlaczego przekazujemy dane zadanie – element zaskoczenia działa tu na niekorzyść. Jeżeli współpracownik czy podwładny zrozumie kontekst i naszą motywację, będzie bardziej zaangażowany w wykonanie powierzonego mu zadania. Warto przy tym wyjaśnić, co chcielibyśmy uzyskać, jaki jest zamierzony cel. Musimy być otwarci na różne metody rozwiązywania danego zadania – choć być może sami wykonalibyśmy je inaczej, to o ile nasz podwładny osiągnie zamierzony cel, powinniśmy pozwolić mu działać według własnego pomysłu. Warto również pamiętać o tym, że jeżeli chcemy, by ktoś wykonał za nas pewne zadanie, to musimy dostarczyć tej osobie odpowiednich narzędzi do jego wykonania. Jeżeli potrzebujemy raportu w programie Excel, upewnijmy się najpierw, czy nasz współpracownik/podwładny potrafi posługiwać się tym narzędziem i zna jego możliwości. Istotną kwestią jest tworzenie w zespole kultury wzajemnego szacunku i zaufania. Delegując zadania, musimy być przede wszystkim otwarci na pytania i konsultacje. W żadnej pracy nie jest bowiem wskazane, by ktoś czuł się zagubiony i przytłoczony danym obowiązkiem. Musimy być gotowi na obiektywną ocenę sposobu wykonania delegowanego zadania, dbając o to, by krytyka była konstruktywna i motywowała do dalszych starań. I najważniejsza kwestia – nauczmy się doceniać to, że ktoś wykonał powierzone mu zadanie. Czasami wystarczy zwykłe podziękowanie, ale ogromnie budujące jest podkreślenie tego, co zostało wykonane szczególnie dobrze. Sztuka mówienia „nie” Co jeśli nie chcemy lub nie czujemy się na siłach, by wykonać powierzone nam zadanie? W takim przypadku powinniśmy jasno zakomunikować swoje obawy i intencje. Zwyczajne „nie” nie wystarczy i może być odebrane jako przejaw niechęci, agresji czy bierności. Umiejętnie uzasadniając swoje stanowisko, pozwalamy drugiej osobie zrozumieć, dlaczego nie możemy się zgodzić na wykonanie powierzonego zadania. Słowem kluczowym jest tu „asertywność” – oczywiście rozumiana w poprawny sposób. Wiele osób utożsamia bowiem asertywność z agresywnym sprzeciwem, a powinna być rozumiana jako umiejętność wyrażania własnych uczuć, opinii, pragnień w sposób adekwatny, otwarty i pozbawiony lęku, a zarazem respektujący uczucia i postawy innych. Zatem dzięki asertywności nie pozwalamy na przekraczanie własnych granic, ale jednocześnie szanujemy zdanie i uczucia ludzi, z którymi pracujemy. Nie będąc asertywnym, zgadzamy się na coś wbrew sobie, a więc narasta w nas poczucie niesprawiedliwości i frustracja. Często kierujemy te negatywne emocje na siebie, ale bywa również, że obwiniamy za nie osobę, której nie potrafiliśmy odmówić. Odmowa jest dla wielu z nas bardzo trudna. Boimy się, że stracimy czyjąś sympatię, że zostaniemy odebrani jako nieprofesjonalni i niegrzeczni. Tymczasem asertywne „nie” jest prawem, wręcz obowiązkiem każdego człowieka. Godząc się na coś wbrew własnej woli, postępujemy nieuczciwie wobec samego siebie i zaczynamy marnować swoją energię na negatywne emocje takie jak np. gniew i frustracja. Istnieje wiele sposobów formułowania odpowiedzi asertywnej. Po słowie „nie”, które powinno paść w takiej wypowiedzi, możemy krótko uzasadnić, dlaczego nie możemy danej rzeczy zrobić. Nie przepraszamy ani nie konstruujemy zawiłych tłumaczeń. Odmowa jest naszym prawem i nie ma w niej nic złego. Jeżeli mamy inne rozwiązanie danego problemu, to warto również o nim wspomnieć. Bywają jednak sytuacje, w których zwyczajnie nie mamy ochoty czy odwagi powiedzieć wprost „nie”. W takim przypadku możemy spróbować odroczyć naszą odmowę, np. powiedzieć, że nie możemy zrobić tego w tym tygodniu, ale możesz wrócić do tematu za kilka dni. Oczywiście metoda ta nie sprawia, że problem znika, ale zyskujemy czas na przemyślenie swojej opinii i mamy pewność, że podjęta przez nas decyzja nie będzie pochopna. Reakcja pracodawcy Co w sytuacji, gdy sami napotkamy odmowę? Na stanowisku dyrektorskim możemy oczywiście powołać się na obowiązek wykonania polecenia służbowego. Z pewnością wiele osób zarządzających zespołem tak właśnie radzi sobie z odmową. Musimy się jednak zastanowić, jaki zespół chcemy tworzyć. Jeżeli zależy nam na otwartej, szczerej i partnerskiej relacji z podwładnymi, to po argument typu: „Masz to zrobić i koniec!” będziemy sięgać w ostateczności lub robić wszystko, by go nie używać. Jeżeli pracownik odmawia wykonania zadania, to musimy być świadomi tego, że ma do tego prawo, istotne są natomiast powody. Jeżeli nie wykonuje on poleceń z przekory lub z błahych powodów, to może oznaczać zwykłą niechęć do pracy. Jeżeli odmowa jest umotywowana pewnymi względami, to staramy się podejść do problemu empatycznie, zbadać jego sedno i zadać sobie pytanie: „Dlaczego pracownik odmówił, jakie są jego obawy?”. Być może wystarczy zmodyfikować nieco polecenie lub okazać chęć wsparcia w rozwiązaniu problemu? Może warto zasugerować pracę zespołową? A może pracownik potrzebuje zwykłej zachęty, motywacji, dowartościowania? Rozwiązań może być wiele, najważniejsza jest natomiast znajomość ludzi, których się zatrudnia – świadomość ich mocnych i słabych stron, ich stylu pracy. Podsumowanie Efektywne delegowanie zadań znacznie usprawnia pracę indywidualną i zespołową. Kompetentny dyrektor powinien umieć delegować. Co więcej – wykorzystać delegowanie jako narzędzie do podnoszenia kwalifikacji i pewności siebie u podwładnych. Nie możemy wszystkich obowiązków wykonać samodzielnie, mimo że może się nam wydawać, iż zrobimy wszystko szybciej i lepiej. Istnieją opinie porównujące delegowanie zadań ze sztafetą – przekazujemy pałeczkę innej osobie po to, aby sukces zbudować razem. Bibliografia: • G. Conti, How to delegate tasks effectively (and why it’s important), https://www.meistertask.com/blog/delegate-tasks-effectively/ (dostęp: 11.01.2021).