Sposoby na zwiększenie produktywności w pracy Opracowała: Kinga Bartkowiak, absolwentka etnologii, copywriterka, blogerka. Miłośniczka zdrowego stylu życia, jogi i medytacji Każdy z nas chciałby, aby wykonywana przez niego praca przynosiła nie tylko zadowolenie i satysfakcję, ale również widoczne na pierwszy rzut oka rezultaty. Tymczasem często zdarza się nam wykonywać każdego dnia wiele obowiązków, ale nie widzimy, że rzeczywiście zrealizowaliśmy jakieś zadanie. Jak zatem być bardziej wydajnym? Odpowiedzią jest produktywność! Pracować mądrzej, a nie ciężej Słowo „produktywność” nie kojarzy się najlepiej – często jako pierwszą myśl przywołuje fabrykę, taśmową metodę produkcji czy długą i żmudną pracę. I choć rzeczywiście skojarzenia z produktywnością nie są najlepsze, to jednak z samą jej ideą warto zapoznać się bliżej. W produktywności nie chodzi o to, by zrobić jak najwięcej, męcząc się przy tym lub spędzając nad zadaniem cały dzień. Nie chodzi też o konkretne działania – produktywna może być bowiem każda aktywność. Produktywność powinniśmy rozumieć jako formę zarządzania swoimi zasobami. W tym kontekście produktywne jest jednogodzinne spotkanie, trzygodzinna praca nad projektem, a nawet cały dzień odpoczynku. Wszystko zależy od tego, ile mamy w danym momencie zasobów, jakie one są i na co chcemy je wykorzystać. Warto więc podchodzić do produktywności nie jak do koncepcji, która zakłada szybszą i cięższą pracę, w celu usprawnienia funkcjonowania całej placówki, ale jak do indywidualnej filozofii, która pozwala na mądrzejsze i bardziej satysfakcjonujące działanie. Bardziej produktywny pracownik przyniesie korzyści placówce, przede wszystkim sam odczuje zwiększenie własnej wydajności oraz efektywności, co przełoży się na jego lepsze zawodowe samopoczucie. Nie potrzeba specjalnych narzędzi czy aplikacji, aby zwiększyć produktywność. Prezentujemy kilka prostych sposobów, które pomogą zobaczyć różnicę w jakości wykonywanej pracy. 1. Robienie listy zadań i wybranie priorytetów Chcesz być bardziej produktywny? Zacznij spisywać to, co masz do zrobienia. Ivy Lee był amerykańskim pionierem w dziedzinie public relations. Pewnego dnia do jego biura przyszedł prezes Bethlehem Steel Corporation i zatrudnił go na stanowisku konsultanta do spraw produktywności. Chciał, aby jego pracownicy byli bardziej wydajni. Ivy Lee w ramach tego zlecenia stworzył metodę, która do dziś jest stosowana i sprawdza się w wielu firmach, korporacjach, a nawet w przypadku jednoosobowej działalności. Metoda Ivy’ego Lee polega głównie na tym, że: • każdego wieczoru usiądź z kartą lub kalendarzem i wypisz wszystkie zadania, które musisz zrobić kolejnego dnia, • kiedy lista będzie gotowa, wybierz sześć zadań, które uważasz za najważniejsze, • weź nową kartkę i przepisz zadania, ustalając hierarchię – na górze zapisz te najbardziej priorytetowe, • kolejnego dnia miej przy sobie kartkę i zacznij od pierwszego, najważniejszego zadania; nie rozpoczynaj realizacji następnego, póki nie skończysz poprzedniego, • jeśli na koniec dnia niektóre zadania nie będą dokończone, przenieś je na nową listę, ale pamiętaj o tym, by zawsze liczyła ona co najwyżej sześć pozycji, zaczynając od zadań priorytetowych. Tworzenie listy zadań i ustalanie priorytetów to świetna metoda, by nauczyć się realizować obowiązki krok po kroku, od początku do końca, ale też, by zacząć nadawać im odpowiednią etykietę ważności. W tej metodzie istotne jest również poczucie, że zrealizowało się jakieś zadanie – to podnosi satysfakcję i ocenę własnej efektywności. 2. Blokowanie stron-rozpraszaczy i wyłączenie telefonu Nikt z nas nie potrafi utrzymać pełnego skupienia przez cały dzień, zwłaszcza jeśli często się dekoncentrujemy. W utrzymaniu skupienia nie pomagają nam tzw. rozpraszacze, czyli dystraktory odciągające nas od obowiązków. Portal CareerBuilder przeprowadził badanie, aby sprawdzić, z którymi rozpraszaczami mają najczęściej do czynienia pracownicy biurowi. Okazało się, że w czołówce są: telefon komórkowy, internet, media społecznościowe, przychodzące e-maile oraz plotkowanie ze współpracownikami. O tym, jak można efektywniej wykorzystać czas i nadal mieć go pod dostatkiem na przerwy czy rozmowę, będzie w kolejnym punkcie. Na razie zajmijmy się sposobami na inne dystraktory. Najlepszym sposobem na rozpraszacze w postaci internetu oraz mediów społecznościowych są specjalne rozszerzenia do przeglądarek albo aplikacje na telefon, które pomagają czasowo zablokować strony, takie jak social media, które najbardziej przeszkadzają skupić się w pracy. Dobrym sposobem jest też wyłączenie telefonu bądź schowanie go tak, by nie można było po niego szybko lub odruchowo sięgnąć. Jeśli stanowisko pracy wymaga stałej dostępności, warto zabrać ze sobą do pracy stary aparat, który nie posiada możliwości łączenia z internetem, a jego jedyne funkcje to wykonywanie połączeń i wysyłanie wiadomości tekstowych. 3. Wykorzystywanie technik zarządzania czasem Kiedy masz już swoją listę zadań i odciąłeś się od dystraktorów, czas na znalezienie techniki zarządzania czasem, która pozwoli zarówno na realizację zadań, jak i na robienie potrzebnych przerw. Te mogą być również produktywne, gdyż pozwalają odpocząć, zadbać o relacje ze współpracownikami lub po prostu zjeść posiłek. Jedną z najbardziej uznanych i skutecznych technik jest Pomodoro. Wykorzystują ją uczniowie, studenci i pracownicy na całym świecie. Twórcą Pomodoro jest Francesco Cirillo, a nazwa metody pochodzi od minutnika kuchennego w kształcie pomidora. Francesco Cirillo zauważył, że wydajniej pracujemy, jeśli koncentrujemy się na każdym zadaniu po kolei, nie przerywając sobie aż do momentu wyznaczonej przerwy. Pomodoro zakłada pracę w blokach: 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku. Można samemu kontrolować czas, ale lepiej ustawić sobie minutnik w przeglądarce. Po czterech takich cyklach, czyli dwóch godzinach, powinna nastąpić dłuższa, około 20–30-minutowa przerwa. Praca w takich blokach świetnie łączy się z metodą robienia listy zadań oraz ustalania priorytetów. 4. Odpoczywanie Przerwy w pracy to jedno, ale nie można zapomnieć o prawdziwym odpoczynku pozwalającym na zachowanie work-life balance. Aby zachować produktywność zawodową, należy pamiętać o ulubionych rozrywkach i pasjach, a także zadbać o aktywność fizyczną i dobry sen. Utrzymanie równowagi między pracą a odpoczynkiem (work-life balance) jest szczególnie trudne podczas pracy zdalnej. W dobie pandemii home office przestaje być nietypową sytuacją i może być okazją do efektywnego zarządzania swoją pracą. Miej to w pamięci, zwłaszcza jeśli do tej pory równowaga pomiędzy obowiązkami zawodowymi a odpoczynkiem sprawiała Ci problem. 5. Ćwiczenie uważności Mindfulness, czyli inaczej uważność, to doświadczanie „tu i teraz”, bycie świadomym w danej chwili, akceptacja tego, co jest, a nie wybieganie myślą w przeszłość lub przyszłość. Praktykowanie uważności pomaga przede wszystkim poprawić koncentrację. Wyniki niedawnych badań pokazują, że ćwiczenie uważności przez poszczególnych pracowników ma pozytywny wpływ na ich zaangażowanie w pracę. Autentyczne zaangażowanie pomaga zaś odczuwać satysfakcję z wykonywanych zadań, nawet jeśli wiele z nich staje się rutyną. W jaki sposób rozpocząć praktykowanie mindfulness? Możesz poszukać bezpłatnych lekcji i medytacji prowadzonych w internecie, zainwestować w kilka książek bądź w kurs/szkolenie. Obecnie wiele takich lekcji odbywa się online i można wziąć w nich udział z każdego miejsca w Polsce. Polecamy kilka książek o mindfulness: • Mindfulness. Trening uważności, Mark Williams i Denny Penaman, • Szczęśliwi nauczyciele zmieniają świat, Thich Nhat Hanh i Katherina Weare, • Gdziekolwiek jesteś – bądź, Jon Kabat-Zinn. Podsumowanie Produktywność może stać się swoistą filozofią pracy. Warto pamiętać, że dzięki przyjrzeniu się posiadanym zasobom oraz potrzebom w sferze życia zawodowego i osobistego możemy po prostu osiągnąć więcej. By ten cel realizować pomyślnie, można skorzystać ze sposobów na zwiększenie produktywności, a w konsekwencji cieszyć się większym zaangażowaniem i satysfakcją z pracy. Bibliografia: • J. Kłosiński, Metoda Ivy Lee – prosty sposób na zwiększenie produktywności, https://klosinski.net/metoda-ivy-lee-prosty-sposob-na-produktywnosc/ (dostęp: 7.01.2021). • Rozpraszacze w miejscu pracy – jak sobie z nimi poradzić? https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rozpraszacze-w-miejscu-pracy-jak-sobie-z-nimi-poradzic (dostęp: 7.01.2021).