STAN PRAWNY NA 8 STYCZNIA 2021 Obowiązki kadrowe pracodawcy na początku roku Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 1596), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), • Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 426 ze zm.), • Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 757), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 443 ze zm.). Weryfikacja stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę Płaca minimalna w 2021 r. wynosi 2 800 zł brutto, co oznacza podwyżkę o 200 zł w stosunku do 2020 roku. Kwota minimalnej stawki godzinowej wyniesie 18,30 zł brutto. W związku z tym, należy zweryfikować, czy wszyscy pracownicy otrzymają zgodne z nowymi przepisami pensje. Zmiana wynagrodzenia minimalnego wpływa także na zmianę wysokości stawki dodatku za pracę w godzinach nocnych oraz na wysokości kwot wolnych od potrąceń komorniczych. Sprawdzenie salda urlopowego pracowników Pracodawca powinien sprawdzić saldo niewykorzystanego urlopu swoich pracowników i udzielić zaległych dni wolnych. Służy temu sporządzenie planu urlopów, w którym będzie można rozplanować wykorzystanie zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego. Urlop zaległy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września 2021 r. Trzeba także pamiętać, że od 1 stycznia 2021 r., pracownicy nabywają prawo do nowego urlopu na dany rok kalendarzowy. Ustalenie współczynnika do wypłaty ekwiwalentu za urlop W 2021 r. dla pracownika pełnoetatowego współczynnik do wypłaty ekwiwalentu za urlop wynosi 21. Jeśli pracownik pracuje na część etatu, wówczas współczynnik urlopowy pomniejszamy proporcjonalnie do wymiaru etatu, np. • na 3/4 etatu wynosi: 21 x 3/4 = 15,75, • na 1/2 etatu wynosi: 21 x 1/2 = 10,50, • na 1/3 etatu wynosi: 21 x 1/3 = 7,00, • na 1/4 etatu wynosi: 21 x 1/4 = 5,25. Ustalenie wymiaru czasu pracy Wymiar czasu pracy należy ustalić na początku każdego roku kalendarzowego. W 2021 r. wypada 252 dni roboczych, czyli 2 016 godzin. Cztery święta przypadną w niedzielę i dwa w sobotę. Pracodawca musi pamiętać, aby wyznaczyć dwa dni wolne dla pracowników za święta przypadające w sobotę, tj. za 1 maja oraz 25 grudnia 2021 r. Wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego nowej kwoty limitu składek ZUS Limit składek ZUS jest to górna granica, po przekroczeniu której, w danym roku kalendarzowym pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do zaprzestania obliczania i przekazywania składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W 2021 r. limit, czyli roczne ograniczenie ww. składek wynosi: 157.770 zł (30 x 5.259 zł). Obowiązek zgłaszania do ZUS umów o dzieło Umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021 r. trzeba zgłaszać do ZUS. Należy to robić na nowym formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło), który trzeba składać w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą. Obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy o dzieło dotyczy sytuacji, w której umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą pracodawca nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy zatrudniony nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Deklaracja roczna PFRON Niezależnie od tego, czy jest się pracodawcą, który jest zobowiązany lub zwolniony z wpłat na PFRON, winno się złożyć dokument potwierdzający wielkość zatrudnienia, w tym liczbę zatrudnionych osób niepełnosprawnych. Jeśli Pracodawca jest zobowiązany do wpłat – składa deklaracje, a jeśli nie, składa informację. Jeżeli Pracodawca wpłaca na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, musi złożyć do 20 stycznia roczną deklarację DEK-R, czyli zestawienie wpłat dokonanych za PFRON za 2020 r. ZFŚS Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – mają obowiązek utworzyć ZFŚS. Z kolei pracodawcy, którzy zatrudniają na ten dzień od 20 do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, są zobowiązani utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na wniosek organizacji związkowej. Jeśli organizacja nie wystąpiła z żadnym wnioskiem, pracodawca, zatrudniający mniej niż 50 pracowników, może utworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe. ZUS IWA Pracodawcy są zobowiązani przekazać informację o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA. Dotyczy to płatników, którzy: • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS, jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, • zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób (w tym siebie), • byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Deklarację ZUS IWA należy przekazać do 31 stycznia. Pracodawca informuje o osobach zatrudnionych, które uległy wypadkowi w trakcie pracy, liczbie zatrudnionych w warunkach zagrożenia czy rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Deklaracja roczna PIT-11 PIT 11 to informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za pracownika w danym roku. Deklarację należy przekazać do urzędu skarbowego do 01.02.2021 r. (poniedziałek). Co ważne, wyłącznie w formie elektronicznej. Należy sporządzić także drugi egzemplarz deklaracji i przekazać pracownikowi do 28 lutego 2021 r. Dokument można też wysłać pracownikowi mailowo w zaszyfrowanym pliku. Deklaracja roczna PIT-4R PIT-4R to zbiorcza deklaracja roczna o zaliczkach wpłaconych na podatek dochodowy za wszystkich pracowników, którą pracodawca przekazuje do urzędu skarbowego. Zatrudniający jest zobowiązany złożyć ją w sposób elektroniczny do 1 lutego 2021r. Deklaracja roczna PIT-8AR PIT-8AR to deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym, czyli dla umów o mniejszej wartości niż 200 zł. Należy sporządzić ją do końca stycznia i przesłać do organu podatkowego w formie elektronicznej. Sprawozdania do GUS Pracodawca jest zobowiązany do złożenia rocznych sprawozdań m.in.: • sprawozdania o warunkach pracy (Z-10), • sprawozdania o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy (Z-06). Obowiązki pracodawcy na przełomie roku w zakresie wysyłki sprawozdań GUS reguluje ustawa. Przedsiębiorcy mogą również dodatkowo być zobowiązani do przekazania danych jako wybrana losowo grupa reprezentatywna. Sprawozdania należy przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej. ZUS IMIR Do końca lutego 2021 r. pracodawca powinien przekazać pracownikom informację roczną ZUS IMIR ( tzw. roczna RMUA) za 2020 r. Zawiera ona treści dotyczące odprowadzanych składek oraz wysokości podstaw na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zawiadomienie ZUS o dochodach osiąganych przez zatrudnianych emerytach i rencistach Do końca lutego 2021 r. pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS informację o łącznej kwocie dochodu osiągniętego w 2020 r. przez zatrudnionych w jego zakładzie pracy emerytach i rencistach.