STAN PRAWNY NA 23 GRUDNIA 2020 Pracownicze plany kapitałowe w przedszkolu niepublicznym Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342), • Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.). Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to regulowany Ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: Ustawa o PPK) powszechny program osz-czędnościowy, który powstał we współpracy rządu, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Kapitał zebrany w ramach PPK ma być impulsem do rozwoju dla całej gospodarki oraz niezbędną „poduszką bezpieczeństwa” dla polskich emerytur. Ważne! Dla pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników terminem, od kiedy zaczyna obowiązywać ich Ustawa o PKK, jest 1 stycznia 2021 r. W praktyce oznacza to, że dyrektor przedszkola niepublicznego, jeżeli zatrudnia mniej niż 20 pracowników, jako pracodawca musi podjąć konkretne działania, zachowując przy tym wska-zane w Ustawie o PPK terminy dotyczące wdrożenia PPK w swojej jednostce. Proces ten można podzielić na kilka etapów: • przygotowanie zakładu pracy do wdrożenia PKK – to etap planowania, w którym należy uwzględnić budżet na wdrożenie PPK, a także dodatkowy koszt związany z wpłatami do PPK w planie finansowym, • wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK – w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub zakładową organizacją związkową należy wybrać instytucję finan-sową zarządzającą PPK, • zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK – wdrożenie PPK wiąże się z koniecznością zawarcia z wybraną instytucją finansową w określonym terminie dwóch umów: umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, • administrowanie PPK – pracodawca ma obowiązek właściwego administrowania PPK. Oznacza to m.in. obowiązek realizacji wpłat do PPK, zapewnienie możliwości składania dyspozycji przez pracowników w ramach ich PPK oraz bieżącą współpracę z wybraną instytucją finansową zarządzającą PPK. Przepisów Ustawy o PPK nie stosuje, a tym samym nie zawiera umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK, mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców za mikroprzedsiębiorcę uznaje się przedsię-biorcę, który – w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych – spełniał łącznie następujące warunki: • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników • oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z ope-racji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekro-czyły równowartości w złotych 2 milionów euro. Prowadzenie przez podmiot zatrudniający Pracowniczych Programów Emerytalnych zwalnia go z obowiązku utworzenia PPK. Ze zwolnienia może (ale nie musi) skorzystać tylko ten podmiot zatrudniający, który 1 stycznia 2021 r. będzie spełniał łącznie poniższe warunki: • prowadzi PPE, nalicza i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu Ustawy o PPK w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia – podmiot zatrudniający powinien przy tym do dnia, od którego stosuje się do niego Ustawę o PPK, naliczyć i odprowadzić składki podstawowe co najmniej za jeden okres wynikający z umowy zakładowej za wszystkie osoby będące uczestnikami PPE, • w PPE uczestniczy co najmniej 25 proc. osób zatrudnionych w danym podmiocie za-trudniającym – oznacza to, że w dniu, o którym mowa w art. 134 ust. 1 Ustawy o PPK, podmiot zatrudniający powinien porównać ogólną liczbę osób zatrudnionych z liczbą osób zatrudnionych, które przystąpiły do PPE i wskaźnik ten powinien wyno-sić nie mniej niż 25 proc. Terminy dotyczące PPK: Termin stosowania przepisów Ustawy o PPK 1 stycznia 2021 r. Maksymalny termin wyboru instytucji fi-nansowej do obsługi PPK z przedstawicie-lami związków zawodowych/przedstawicieli pracowników 23 marca 2021 r. Maksymalny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK 23 kwietnia 2021 r. Maksymalny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK 10maja 2021 r. Zapamiętaj! Po ustaleniu terminu wprowadzenia PPK kolejnym krokiem jest wybór instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK i o prowadzenie PPK. Wyboru należy dokonać spo-śród: • funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI), • funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne, • zakładów ubezpieczeń. Instytucje finansowe, które mogą zarządzać PPK, są umieszczone w ewidencji PPK. Instytu-cje te oraz ich oferty, warunki umów o zarządzaniu PPK i umów o prowadzeniu PPK, statuty (regulaminy) i inne kluczowe informacje oraz dokumenty są prezentowane w portalu PPK prowadzonym w systemie teleinformatycznym. Procedura wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK różni się w zależności od tego, czy w danym podmiocie zatrudniającym działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. Czynności pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa Pracodawca, czyli dyrektor przedszkola niepublicznego, dokonuje wyboru instytucji finanso-wej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z zakładową orga-nizacją związkową. Ważne! Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładową orga-nizacją związkową w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, pracodawca jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Czynności pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru insty-tucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z re-prezentacją osób zatrudnionych. Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przy-jętym w danym podmiocie zatrudniającym. W celu wyłonienia reprezentacji osób zatrudnio-nych do wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, należy przyjąć regulamin wyborów określający zasady demokratycznego wyłaniania takiej reprezentacji. Regulamin należy ogłosić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym podmiocie. Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrud-nionych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Zasady wyboru W obu sytuacjach wybór instytucji finansowej powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie: • oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gro-madzonymi w PPK, • ich efektywności w zarządzaniu aktywami, • posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub fun-duszami emerytalnymi. Należy też wziąć pod uwagę interes osób zatrudnionych. Obecnie dwadzieścia instytucji finansowych zostało dopuszczonych przez KNF do zarządza-nia i prowadzenia PPK. Listę instytucji finansowych publikuje Polski Fundusz Rozwoju (PFR). Zawarcie umowy o zarządzanie PKK Po wyborze instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK, należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Stronami tej umowy są podmiot zatrudniający i wybrana instytucja finan-sowa. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż do 23 kwietnia 2021 r. Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Taka umowa nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy. Umowa ta podlega wpisowi do centralnej ewidencji PPK na wniosek wybranej instytucji finansowej. Co do zasady umowę o zarządzanie PPK może wypowiedzieć każda ze stron tej umowy, czyli zarówno podmiot zatrudniający, jak i instytucja finansowa. Wypowiedzenie umowy o zarzą-dzanie PPK przez podmiot zarządzający jest możliwe dopiero wtedy, gdy zawrze on umowę o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Nie może więc powstać sytuacja, w której podmiot zobowiązany do stosowania przepisów Ustawy o PPK nie ma zawartej umowy o zarządzanie PPK. Zawarcie umowy o prowadzenie PKK Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Dyrektor przedszkola niepu-blicznego powinien zawrzeć taką umowę w terminie do 10 maja 2021 r. W Ustawie o PPK pod pojęciem osoby zatrudnionej rozumie się: • pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, • osoby wykonujące pracę nakładczą, • członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, • osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy- -zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy doty-czące zlecenia, • członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji – podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. Wiek pracownika Zapis do PPK (zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imie-niu i na rzecz pracownika) Po ukończeniu 18. roku życia do 55. roku życia Obowiązkowy Po ukończeniu 55. roku życia do 70. roku życia Na indywidualny wniosek osoby zatrudnionej pod warunkiem, że jej staż pracy u danego pracodawcy to min. trzy miesiące w ciągu ostatnich 12 miesięcy Po ukończeniu 70. roku życia Nie ma możliwości zapisu do PPK Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca powinien poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, a także o obowiązkach i uprawnieniach z tego wynikających. Wystosowanie takiej informacji nie jest uznawane za „nakłanianie” do rezy-gnacji z uczestnictwa w PPK, które jest zabronione pod rygorem pociągnięcia do odpowie-dzialności karnej. Ważne! Pracodawca musi pamiętać przy zatrudnianiu nowych pracowników, iż obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie 3. miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia następują-cego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że taka osoba złoży deklarację rezygnacji. Pracownicy rezygnujący z PPK Pracownicze plany kapitałowe są dobrowolnym programem, dlatego pomimo automatycznego zapisu wszystkich pracowników istnieje możliwość zrezygnowania z oszczędzania w każdym czasie. W tym celu pracownik musi złożyć pracodawcy deklarację rezygnacji z PPK. Pracodawca z kolei ma obowiązek poinformować o tym właściwą instytucję finansową w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia deklaracji. Rezygnacja zaczyna obowiązywać w miesią-cu złożenia, a jeśli w danym miesiącu składki zostały pobrane, podlegają zwrotowi. Deklaracja rezygnacji z oszczędzania z PPK nie jest ostateczna, co oznacza, że po upływie czterech lat podmiot zatrudniający ponownie zacznie naliczać stosowne składki. Pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika. Wysokość wpłat do PPK Wpłaty do PPK określone są jako procent od wynagrodzenia uczestnika PPK – rozumianego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Wpłata Pracodawca Pracownik Podstawowa – obowiązkowa 1,5 proc. 2 proc. Dodatkowa – dobrowolna Do 2,5 proc. Do 2 proc. Wpłata dodatkowa dokonywana przez pracodawcę może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie wewnątrzzakładowych postanowień płacowych. Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie podlegają wliczeniu do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty finansowane przez pracodawcę naliczane są z wynagrodzenia brutto (przed dokona-niem potrąceń publicznoprawnych), zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne i wli-czają się do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wpłat naliczanych od premii i na-gród). Wpłaty finansowe – szczegóły Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK (pracownika) może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5 proc., jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2- -krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK mają być naliczane z wynagrodzenia brutto i po-trącane z wynagrodzenia netto (po opodatkowaniu). Pracownik, uczestnik PPK, oprócz kosztu wpłaty podstawowej do PPK i ewentualnie wpłaty dodatkowej (jeśli ją zadeklaruje), ponosi również koszt podatku dochodowego od kwoty wpłat finansowanych przez podmiot zatrud-niający. Dofinansowanie PPK z Funduszu Pracy Po spełnieniu ustawowych warunków uczestnik PPK będzie mógł liczyć na dofinansowanie środków gromadzonych w ramach PPK w formie: • jednorazowej wpłaty powitalnej w wysokości 250 zł, jeżeli pracownik co najmniej trzy miesiące oszczędzał w PPK, • dopłaty rocznej do PKK w wysokości 240 zł – uprawnienie do tej dopłaty przysługuje uczestnikowi PPK, który z tytułu wpłat podstawowych i dodatkowych, finansowanych zarówno przez siebie, jak i przez podmiot zatrudniający, zgromadził kwotę równą co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Ważne! Zarówno wpłata powitalna, jak i dopłata roczna do PPK, są finansowane ze środków Fundu-szu Pracy. Obowiązki pracodawcy w zakresie wpłat do PPK: • obliczanie i dokonywanie finansowanych przez siebie wpłat do wybranej instytucji fi-nansowej, • obliczanie, pobieranie od uczestnika PPK i dokonywanie do wybranej instytucji finan-sowej wpłat finansowanych przez uczestnika. Aby pracodawca mógł prawidłowo realizować obowiązki z zakresu wpłat PPK, powinien dostosować odpowiednio system kadrowo-płacowy do wymogów stawianych przez Ustawę o PPK. Terminy wpłat do PPK Pracodawca ma obowiązek dokonywać wspomnianych wpłat, począwszy od miesiąca nastę-pującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadze-nie PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę powinny być obliczane i pobierane od uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty doko-nywane są do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli jednak wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca. Wpłaty podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych. Wysokość wpłat finansowanych przez pracodawcę należy także wykazywać w imiennym raporcie RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie wpłaty do instytucji finansowej. Roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W zakresie nieuregulowanym w przepisach o PPK do wpłat na rzecz PPK znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków Ustawa o PPK przewiduje odpowiedzialność karną w przypadku niedopełnienia opisanych obowiązków. W zależności od rodzaju naruszenia kary będą wymierzane procentowo (do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń) lub w kwocie (w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł). Ustawa o PPK wymienia czynności, które traktuje się jako naruszenia: • niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, • niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, dokonywania wpłat do PPK, zgłaszania wymaganych danych, prowadzenia dokumentacji związanej z ob-liczaniem wpłat do PPK, • nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK, • nieuprawnione używanie określeń pracowniczy plan kapitałowy/PPK. Pamiętaj! Ustawa o PPK nakłada na pracodawcę szereg nowych obowiązków informacyjnych. Obowiązki informacyjne względem uczestnika PPK – pracownika: • informowanie osób zatrudnionych o warunkach uczestnictwa w PPK, • informowanie o zgromadzonych środkach na rachunku PPK, • co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca informu-je uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji, o ponownym dokonywaniu wpłat, chyba że osoba ponownie złoży deklarację. Obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej: • informowanie o złożeniu deklaracji o rezygnacji przez uczestnika PPK, • informowanie o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK. Wiele przydatnych, aktualnych informacji dotyczących pracowniczych planów kapitałowych wszyscy pracodawcy znajdą na stronie internetowej www.mojeppk.pl.