STAN PRAWNY NA 18 GRUDNIA 2020 Podróż służbowa – należności przysługujące pracownikom Opracował: Marcin Wika, prawnik. Zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.Uz 2020 r. poz. 1320), • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz. 167), • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 875 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.). Pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Na podstawie upoważnienia wynikającego z art. 775 § 2 k.p. Minister Pracy i Polityki Społecznej 29 stycznia 2013 r. wydał Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej zwane Rozporządzeniem). W zakresie rozliczania należności z tytułu podróży służbowych, zarówno pracownicy pedagogiczni, jak i niepedagogiczni szkół publicznych podlegają Rozporządzeniu. Nie obejmuje ono bezpośrednio pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych w szkołach niepublicznych. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 775 § 4 k.p. postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej. Regulacje ww. Rozporządzeń stanowią obowiązujący wzorzec dla układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania i umów o pracę, które regulują zasady przyznawania świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym poza sferą budżetową, ponieważ zgodnie z art. 775 § 4 k.p. akty te nie mogą ustanawiać diety w wysokości niższej niż przewidziana w tych Rozporządzeniach. Ustawodawca dopuszcza możliwość ustanowienia dla pracowników spoza sfery budżetowej korzystniejszych zasad rozliczania należności z tytułu podróży służbowych, w szczególności ustalenie diet w wyższej kwocie. Dla pracowników sfery budżetowej natomiast normy Rozporządzeń mają bezwzględnie obowiązujący charakter i nie mogą być zmieniane, także na korzyść pracownika. Jakkolwiek Rozporządzenia te nie znajdują bezpośredniego zastosowania do pracowników spoza sfery budżetowej, to ich unormowania do tych pracowników należy stosować odpowiednio, w przypadku braku innej regulacji (nawet w umowie o pracę). Ogólne postanowienia Rozporządzenia Zgodnie z § 2 Rozporządzenia pracownikowi przysługują z tytułu podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zgodnie z § 3 Rozporządzenia środek transportu, a także jego rodzaj i klasę, właściwy do odbycia podróży, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu – bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Jak wynika z § 3 ust. 3 Rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy w czasie podróży służbowej. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Według Rozporządzenia o zwrocie kosztów transportu, wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu niebędącego własnością zakładu pracy do celów służbowych, na warunkach określonych ww. Rozporządzeniu. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Stanowi o tym § 1 Rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jak z kolei wynika z § 2 tego Rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż: • dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł, • dla motocykla – 0,2302 zł, • dla motoroweru – 0,1382 zł. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z podróżą służbową. Dla pracownika, niezwykle istotne jest, aby zgodnie z § 5 Rozporządzenia dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające konkretne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrot innych kosztów podróży oraz ich wysokość. Uregulowanie dotyczące podróży służbowej na terenie Polski Rozporządzenie stanowi, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia ). Zgodnie z § 7 ust. 1 tego aktu, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wynosi ona 30 zł za dobę podróży służbowej. Zgodnie z § 7 ust. 2 Rozporządzenia przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: • jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: o mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, o od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, o ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, • jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: o do 8 godzin – przysługuje połowa diety, o ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje, jak wynika z § 7 ust. 3 Rozporządzenia: • za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika, • pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni, któremu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem, • pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę diety wynoszącej 30 zł za dobę podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25 proc. diety, obiad – 50 proc. diety i kolacja – 25 proc. diety. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, zgodnie z § 8 Rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit. Jednak pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin, pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg, jak wynika z § 8 ust. 5 Rozporządzenia, nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Ponadto, według § 10 Rozporządzenia, pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Dodatkowo, na wniosek pracownika, zgodnie z § 11 Rozporządzenia, pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży, które wynikają ze wstępnej kalkulacji. Uregulowanie dotyczące podróży służbowej poza granicami Polski Zgodnie z § 12 Rozporządzenia, czas pobytu pracownika poza granicami Polski liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji: • lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. Informację na temat wysokości diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach przedstawia załącznik do Rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Dieta w czasie podróży zagranicznej, zgodnie z § 13 Rozporządzenia, jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: • za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, • za niepełną dobę: o do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, o ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety, o ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, zgodnie z § 14 Rozporządzenia, przysługuje 25 proc. diety ustalonej zgodnie z § 13 tego aktu, o którym była mowa wyżej. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15 proc. diety, obiad – 30 proc. diety i kolację – 30 proc. diety. Ponadto pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownik otrzymuje 25 proc. diety. Zgodnie z § 16 ww. Rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit wynikający z Rozporządzenia. Zgodnie z § 17 Rozporządzenia pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w poprzednim zdaniu, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 proc. diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ryczałty, o których mowa wyżej, nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy albo nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są te ryczałty. Według § 18 Rozporządzenia pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. W przypadku choroby powstałej podczas zagranicznej podróży służbowej, jak wynika z § 19 Rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Co do zasady, zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy. Wyjątek stanowią świadczenia gwarantowane, udzielane zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznej oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. Na podstawie § 20 Rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w polskich złotych, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej stosuje się odpowiednio.