STAN PRAWNY NA 15 GRUDNIA 2020 Granice dopuszczalnej kontroli pracowników Opracowała: Aleksandra Kuczkowska, radca prawny. Zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły, lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół, autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 ze zm.), • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), • Ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2277 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie badań na zawartość alkoholu w organizmie (Dz.U. poz. 2472), • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L. z 2016 r. Nr 119 poz. 1). Pracodawcy coraz częściej i coraz chętniej wybierają różnego typu narzędzia, które pomagają im kontrolować pracowników i monitorować ich zachowania w pracy, jak np. monitoring wideo, kontrolowanie poczty służbowej, geolokalizacja (GPS) czy kontrola osobista pracowników. Jednocześnie obowiązujące przepisy nie zawierają – poza nielicznymi wyjątkami w zakresie np. kontroli trzeźwości pracowników – regulacji konkretnie wskazujących na dopuszczalne formy takiej kontroli oraz zasady ich stosowania. W konsekwencji granice dopuszczalnej kontroli pracownika z jednej strony są kształtowane przez cywilnoprawne normy dotyczące ochrony dóbr osobistych pracowników, a z drugiej przez uprawnienia pracodawcy do działania w ramach tzw. uprawnień kierowniczych. Zagadnienie kontroli pracowników w dużej mierze kształtuje także praktyka oraz orzecznictwo sądów. Niemniej jednak brak jasnych i przejrzystych przepisów powoduje, że mamy tu do czynienia z bardzo skomplikowaną i delikatną – ze względu na zakres możliwych naruszeń – materią. W konsekwencji pracodawca rozważający zastosowanie danej formy kontroli powinien uwzględnić różnorodne aspekty, gdyż w wielu przypadkach granica pomiędzy dopuszczalną a niedopuszczalną formą nadzoru jest bardzo cienka. Kontrola (monitoring) pracowników może dotyczyć wielu obszarów funkcjonowania zatrudnionych w ramach stosunku pracy, a tym samym może zakładać stosowanie różnorodnych form i metod kontroli. Ochrona dóbr osobistych W kontekście zagadnienia granic dopuszczalnej kontroli pracowników bardzo istotne znaczenie ma kwestia ochrony dóbr osobistych pracowników. Z przepisów Kodeksu pracy wynika, że poszanowanie przez pracodawcę godności i innych dóbr osobistych pracownika stanowi jedną z fundamentalnych zasad prawa pracy (art. 111 k.p.). Przepisy nie zawierają definicji pojęcia dóbr osobistych. W doktrynie i orzecznictwie zgodnie przyjmuje się, że dobra osobiste to „powszechnie uznane w społeczeństwie wartości niemajątkowe ściśle związane z osobą człowieka i będące przejawami godności osoby ludzkiej, obejmujące przede wszystkim integralność fizyczną i psychiczną oraz indywidualność człowieka” (P. Machnikowski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, pod red. E. Gniewka, P. Machnikowskiego, Warszawa 2014). Przykładowy katalog dóbr osobistych zawarty jest w art. 23 Kodeksu cywilnego. Obejmuje on: zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczą i racjonalizatorską. Zastosowanie dostępnych metod kontroli pracowników wiąże się z ryzykiem naruszenia takich dóbr osobistych, jak godność, tajemnica korespondencji czy prawo do prywatności i nietykalności. Ogólne przesłanki dopuszczalności kontroli pracowników Na podstawie poglądów wypracowanych przez przedstawicieli doktryny prawa pracy oraz orzecznictwa sądów możliwe jest wskazanie ogólnych przesłanek warunkujących dopuszczalność zastosowania monitoringu wobec pracowników. Przesłanki te zostaną szerzej omówione podczas omawiania konkretnych form monitoringu. 1. Zgodność z prawem i usprawiedliwiony cel Zastosowana przez pracodawcę forma kontroli nie powinna przyjmować postaci zakazanej i sprzecznej z obowiązującymi przepisami, zarówno powszechnymi, jak i wewnątrzzakładowymi (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 14 maja 1998 r., III APa 18/98). Decyzja pracodawcy o zastosowaniu określonej formy kontroli nie może być całkowicie dowolna, lecz powinna zmierzać do osiągnięcia usprawiedliwionego celu. Może nim być np. ochrona mienia pracodawcy lub konieczność zapewnienia bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy. 2. Proporcjonalność i transparentność Zastosowane przez pracodawcę środki powinny być adekwatne w stosunku do założonego przez niego celu, a równocześnie w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników (zob. Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 3 kwietnia 2007 r., Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00). Innymi słowy między celem nadzoru a zastosowanymi formami działań kontrolnych powinna być zachowana odpowiednia proporcja, przede wszystkim nie mogą one być nadmierne. Zgodnie z „Pismem z dnia 18 listopada 2011 r. Głównego Inspektoratu Pracy (GNP-249-023-177-1/11), możliwości kontrolowania pracowników mają swoje granice związane z celami realizacji stosunku pracy oraz jego charakterem prawnym. Ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika (a zwłaszcza sfery jego prywatności) stanowi jedno z ważniejszych ograniczeń.” Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu monitoringu, powinien wcześniej poinformować pracowników o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli, zasadach korzystania ze służbowego sprzętu do celów prywatnych oraz o ogólnodostępności tych reguł. W konsekwencji monitoring prowadzony bez wiedzy osób monitorowanych powinien stanowić wyjątek i być stosowany tylko wtedy, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy zastosowaniu innych metod (por. D. Dörre-Nowak, Ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika, Warszawa 2005). Dane osobowe pracowników W przypadku niektórych form monitoringu i kontroli pracowników należy dodatkowo wziąć pod uwagę przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych (zwanej dalej uodo.). Będzie tak np. w sytuacji, gdy zastosowana forma kontroli skutkuje uzyskaniem określonych danych osobowych pracowników bądź ich gromadzeniem i przechowywaniem przez pracodawcę (np. w przypadku tworzenia wykazu osób objętych kontrolą osobistą czy przechowywania nagrania z wideo monitoringu pozwalającego na identyfikację danego pracownika), a także gdyby chciał on wykorzystać informacje, które zostały zebrane w wyniku monitoringu. Zgodnie z ustawową definicją danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, przy czym osobą możliwą do zidentyfikowania jest „osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; (art. 4 RODO.). Przetwarzanie danych osobowych, to z definicji wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych pozwalających zidentyfikować konkretną osobę, takich jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie. Takie operacje muszą mieć uzasadnioną podstawę. Zgodnie z art. 6 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: • osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, • jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, • jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, • jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, • jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, • jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Jeżeli zatem na skutek monitorowania i kontroli podwładnych pracodawca przetwarza (tj. zbiera lub gromadzi) dotyczące ich dane osobowe, jego działania podlegają ocenie z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych, a dopuszczalność stosowania danej formy monitoringu oraz wykorzystania zgromadzonych za jej pośrednictwem danych uzależniona jest także od wykazania zaistnienia jednej z ww. przesłanek z RODO. W jaki sposób uregulować kwestię monitoringu pracowników? Zasady stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie reguluje Kodeks pracy, ale należy pamiętać, że w momencie nagrywania obrazu przez kamery, obejmującego wizerunek pracowników, dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Zatem pracodawca w tym przypadku powinien również brać pod uwagę przepisy RODO. Europejska Rada Ochrony Danych przyjęła 10 lipca 2019 r. Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, które mają za zadanie wyjaśniać, w jaki sposób stosować RODO podczas przetwarzania danych osobowych w przypadku korzystania z urządzeń wideo oraz zapewnienie spójnego stosowania ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych w tym zakresie. Wskazują one m.in., że dokonując wyboru rozwiązań technicznych administrator powinien brać pod uwagę technologie przyjazne prywatności, które zwiększają bezpieczeństwo. Przykładami takich technologii są systemy umożliwiające maskowanie lub mieszanie obszarów, które nie są istotne dla terenu objętego nadzorem. Pracodawca, decydując się na założenie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, powinien określić konkretny cel, w którym będzie on wykorzystywany. Monitoring ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, a obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub przestrzeń wokół zakładu pracy. Pracodawca korzystający z monitoringu powinien poinformować osoby, które potencjalnie mogą zostać nim objęte, o tym, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty. Powinien spełnić także obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli m.in. podać swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania, okres przetwarzania danych – co ma również istotne znaczenie dla dochodzenia roszczeń, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych. Pracownicy natomiast muszą mieć świadomość, że w miejscu, w którym się znajdują, wprowadzono monitoring. Pracodawca, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Co za tym idzie – monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również karną. Ponadto, w trakcie nagrywania obrazu i dźwięku za pośrednictwem kamery będzie dochodzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych. Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog miejsc, w których założenie monitoringu jest zabronione. Są to np. łazienki, szatnie lub pomieszczenia socjalne, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji określonego celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Roszczenia pracowników Podwładny, wobec którego bezprawnie przekroczono granice dopuszczalnej kontroli, może dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 24 § 1 k.c. ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem (w analizowanej sytuacji pracownik), może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne, przy czym za takie uznaje się działanie sprzeczne z przepisami prawa, a także sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Przywołany przepis wprowadza domniemanie bezprawności, co oznacza, że to na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że w danym, konkretnym przypadku podjęte przez niego działanie nie może być uznane za niezgodne z prawem. Wypracowany przez orzecznictwo Sądu Najwyższego katalog okoliczności wyłączających bezprawność obejmuje m.in. sytuacje, w których: • dane działanie mieści się w ramach obowiązującego porządku prawnego, • działanie to wiąże się z wykonywaniem prawa podmiotowego, • działanie zostaje podjęte w celu ochrony interesu zasługującego na obronę, • uprawniony (czyli pracownik) zezwala na dane działanie, • przepisy szczególne wyłączają lub ograniczają ochronę dóbr osobistych, • żądanie ochrony jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Z punktu widzenia pracodawcy najistotniejszą przesłanką, na którą można się powołać dla wykazania braku bezprawności podjętego działania, jest ta odnosząca się do zastosowania określonej formy kontroli w celu ochrony interesu zasługującego na ochronę. Może tu chodzić zarówno o interes pracodawcy, jak i pracowników. W razie dokonanego już naruszenia pracownik może także żądać, by pracodawca dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności aby złożył oświadczenie o odpowiedniej treści i formie. Na zasadach przewidzianych w k.c. pracownik może również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy na wskazany cel społeczny. Ponadto, jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, pracownik może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 24 § 2 k.c.). Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych Dla pracodawcy przekroczenie granic dopuszczalnej kontroli pracowników może skutkować odpowiedzialnością karną. Katalog przestępstw związanych z tą kwestią jest zawarty w art. 49 i nast. uodo. Karalne jest m.in.: • przetwarzanie danych osobowych, w sytuacji, gdy nie jest to dopuszczalne albo nie jest się do tego uprawnionym, • udostępnianie danych osobowych lub umożliwianie dostępu do nich osobom nieupoważnionym przez administratora zbioru danych lub osobę będącą obowiązaną do ich ochrony, • niepoinformowanie osoby, której dane dotyczą, o jej prawach lub nieprzekazanie jej informacji umożliwiających korzystanie z praw przyznanych jej w Ustawie o ochronie danych osobowych. Sprawca powyższych przestępstw podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (do roku, w przypadku przestępstwa określonego w pkt 3). Kontrola osobista pracowników w miejscu pracy Kontrola osobista obejmuje oględziny ciała, odzieży i obuwia osoby kontrolowanej, a także posiadanych przez nią przedmiotów (np. sprawdzenie zawartości toreb czy plecaków), jak również kontrolę takich miejsc, jak samochód prywatny pracownika czy jego szafka (biurko) służbowe. W praktyce, mając na uwadze fakt, że kontrola osobista w wysokim stopniu wkracza w sferę prywatności pracowników, a tym samym stwarza znaczące ryzyko naruszenia ich nietykalności cielesnej i osobistej, przyjmuje się, że powinna być stosowana wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Wprowadzenie jej w zakładzie pracy powinno zostać poprzedzone szczegółową analizą wszystkich okoliczności i przesłanek do wykorzystania tej metody dozoru. Przeszukanie pracownika oraz jego rzeczy osobistych powinno mieć miejsce jedynie wówczas, gdy jest to obiektywnie uzasadnione szczególnie ważnym interesem pracodawcy lub potrzebą jego ochrony. W przypadku placówki oświatowej, takim uzasadnionym celem może być ochrona mienia szkoły przez zapobieżenie jego wynoszeniu przez pracowników (np. przeszukanie toreb i odzieży pracowników przed opuszczaniem terenu szkoły). Jednak nie w każdej sytuacji istnienie potrzeby ochrony interesu pracodawcy będzie przesądzać o dopuszczalności kontroli osobistej pracowników. W konkretnej sytuacji przeprowadzenie kontroli osobistej może być zasadne wyłącznie wtedy, gdy np. pojawia się uzasadnione podejrzenie, że konkretny pracownik dopuścił się kradzieży. Innymi słowy, może zaistnieć brak podstaw do prowadzenia systematycznej kontroli osobistej pracowników, co jest powszechną praktyką np. w zakładach produkcyjnych, gdzie ryzyko kradzieży mienia pracodawcy przez zatrudnionych jest większe. Pracodawca musi być w stanie wykazać, że w zaistniałych okolicznościach oraz np. z uwagi na specyfikę funkcjonowania danej placówki zastosowanie kontroli osobistej jest proporcjonalne i adekwatne do zamierzonego celu. Ingerencja w prawa pracownika nie może być nadmierna, a pracodawca musi być w stanie udowodnić, że zastosowanie odmiennych, mniej drastycznych metod nie przyniosłoby oczekiwanego rezultatu. W analizowanym zakresie, w większości przypadków rewizja osobista wykraczająca poza przeszukanie zawartości toreb czy odzieży wierzchniej, a więc prowadzona w zakresie przewidzianym dla upoważnionych organów ścigania, uznana będzie nadmierną. Podobnie należałoby ocenić sytuację, w której kontrole osobiste są stosowane nadmiernie w stosunku do obiektywnie istniejącej potrzeby (np. gdy u pracodawcy jeszcze nigdy nie doszło do kradzieży mienia przez zatrudnionych). Wówczas może być ona odebrana przez podwładnych jako przejaw mobbingu. W sprawie dopuszczalności przeprowadzania kontroli osobistej wypowiedział się Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72), z którego wynika, że pracodawca zamierzający wprowadzić w zakładzie pracy kontrolę osobistą pracowników, powinien: • uregulować zasady i tryb prowadzenia kontroli w regulaminie pracy (bądź odrębnym zarządzeniu, jeżeli nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy), • uprzedzić pracowników o możliwości prowadzenia kontroli osobistej oraz o celu jej stosowania, np. przez wywieszenie stosownej informacji w miejscu dla nich ogólnie dostępnym, jak również przez umożliwienie im zapoznania się z zapisami regulaminu pracy, • zapewnić takie warunki jej przeprowadzania, aby kontrola była wykonywana w sposób zgodny ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem i zasadami współżycia społecznego. Ustalone przez pracodawcę reguły muszą być jasne i nie budzić wątpliwości. W szczególności powinny określać zakres, cel oraz sposób prowadzenia kontroli osobistej pracowników, którzy ponadto powinni wiedzieć, kiedy, w jakich okolicznościach, a także przez kogo mogą zostać skontrolowani. Należy pamiętać, że nieprawidłowe przeprowadzenie kontroli naraża pracodawcę na roszczenia z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Kontrola trzeźwości Zgodnie z art. 17 ust. 1 i 2 Ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, „kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy”. Ww. uprawnienia kierownika zakładu pracy „służą również organowi nadrzędnemu nad danym zakładem pracy oraz organowi uprawnionemu do przeprowadzenia kontroli zakładu pracy”. W praktyce za dopuszczalne uznaje się, że jeżeli pracownik, co do którego zachodzi podejrzenie, że znajduje się pod wpływem alkoholu, wyrazi zgodę na badanie trzeźwości, może ono zostać przeprowadzone samodzielnie przez pracodawcę – jednak wyłącznie z wykorzystaniem alkomatu (tj. z wyłączeniem badania krwi czy moczu). Pracodawca nie może natomiast zmusić podwładnego wbrew jego woli do poddania się badaniu, ponieważ mogłoby to prowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracownika. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na dobrowolne badanie, to zgodnie z art. 17 ust. 3 ww. Ustawy, na żądanie kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej (a także samego pracownika) badanie stanu trzeźwości pracownika może być przeprowadzone przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (policję lub straż miejską). W takim przypadku zabieg pobrania krwi wykonuje wykwalifikowany pracownik służby zdrowia. Wytyczne w zakresie zakresu i trybu prowadzenia kontroli trzeźwości w miejscu pracy określa Rozporządzenie w sprawie badań na zawartość alkoholu w organizmie. Należy podkreślić, że do przeprowadzenia badania, dyrektor szkoły nie musi posiadać atestowanego urządzenia. Ta teza jest zgodna z orzeczeniem SN (Wyrok z dnia 22 września 2004 r., I PK 576/03), który stwierdził, że użycie przez pracodawcę nieatestowanego urządzenia do badania zawartości alkoholu w organizmie nie dyskwalifikuje postawionego pracownikowi zarzutu stawienia się do pracy po użyciu alkoholu lub spożywania go w czasie pracy, jeżeli przemawiają za tym inne stwierdzone fakty, a pracownik nie skorzystał ze stworzonych mu przez zatrudniającego możliwości dalszej weryfikacji pozytywnego wyniku badania. Kontrola służbowej poczty e-mail oraz sposobu korzystania z internetu Zarówno udostępniany pracownikowi komputer służbowy, jak i elektroniczna poczta służbowa stanowią własność pracodawcy (D. Dörre-Nowak, Techniczne sposoby kontrolowania – granice prawnej dopuszczalności monitoringu pracownika, komentarz praktyczny, ABC nr 94583, Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Wolters Kluwer). Ma on zatem prawo kontrolować sposób korzystania przez pracowników z jego mienia. Wszystkie wiadomości służbowe wysyłane przez pracownika stanowią realizację powierzonych mu obowiązków, pracodawca ma także prawo do kontroli zawartości skrzynki służbowej zatrudnionego oraz treści poczty służbowej. Kontrola sposobu korzystania przez pracowników z komputera służbowego czy internetu może także być uzasadniona potrzebą weryfikacji, czy działania pracownika nie noszą znamion nielegalnych, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę. Mogą one obejmować w szczególności instalowanie przez pracownika nielegalnego oprogramowania, ściąganie nielegalnych plików czy przeglądanie treści pornograficznych. Jeżeli pracownik korzysta ze skrzynki służbowej również w celu wysyłania e -maili prywatnych, pracodawca nie ma prawa do zapoznawania się z ich treścią, gdyż narusza tym samym prawo podwładnego do prywatności korespondencji. Może jednak wyciągnąć wobec niego określone konsekwencje, zwłaszcza jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje zakaz korzystania ze służbowej skrzynki e-mail lub internetu w celach prywatnych. W praktyce monitorowaniu korzystania z sieci przez pracownika służą specjalne programy. Potrafią one archiwizować historię pracy na danym komputerze, umożliwiają podgląd ekranu poszczególnych stanowisk pracy, przegląd i zapis historii, kontrolę internetu w tym blokowanie poszczególnych programów i stron internetowych, analizy wydajności pracowników, kontrolę oprogramowania oraz narzędzia do komunikacji z pracownikiem itp. Należy jednak uczulić, że w niektórych aspektach mogą one naruszać dobra osobiste pracownika, dostarczając pracodawcy informacje, które nie były przeznaczone do jego wiedzy, np. programy tego typu zazwyczaj nie potrafią rozróżnić poczty służbowej od prywatnej, dlatego należy pamiętać o zachowaniu ostrożności podczas korzystania z tego typu narzędzi kontroli. Podobnie jak w przypadku innych form kontroli, pracownicy powinni zostać uprzedzeni przez pracodawcę o celu i zasadach kontroli poczty służbowej lub sposobu korzystania z komputera służbowego i zasobów internetu. Zasady prowadzenia kontroli służbowej poczty pracownika są regulowane przez Kodeks pracy. Przepisy określają możliwość przeprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej przez pracodawcę, gdy jego celem jest zapewnienie prawidłowej organizacji czasu pracy, właściwe i pełne wykorzystanie go oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Bardzo ważne jest, żeby pracodawca swoim działaniem nie naruszał tajemnicy korespondencji oraz dóbr osobistych pracownika. Urząd Ochrony Danych Osobowych obliguje pracodawcę do poinformowania pracownika o wprowadzanym monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem. Kontrola rozmów telefonicznych Do kwestii dopuszczalności podsłuchu i nagrywania rozmów telefonicznych pracowników należy podchodzić bardzo ostrożnie. Trzeba przy tym zaznaczyć, że chodzi tu o celowe i świadome podsłuchiwanie bądź nagrywanie rozmów, tj. z wyłączeniem sytuacji, gdy prywatna rozmowa pracownika prowadzona w czasie pracy została przypadkowo podsłuchana przez pracodawcę czy inną reprezentującą go osobę. W świetle obowiązujących przepisów zabronione jest zarówno świadome podsłuchiwanie, jak i nagrywanie rozmów prowadzonych przez pracowników z telefonów prywatnych, nawet jeżeli ma to miejsce w czasie pracy. Zakaz ten wynika z treści art. 267 § 1 Kodeksu karnego, zgodnie z którym popełnia przestępstwo ten, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, m.in. podłączając się do sieci telekomunikacyjnej. Z uwagi na powyższe, niedopuszczalne jest zakładanie w miejscu pracy urządzeń podsłuchowych. Bardziej kontrowersyjna jest kwestia rejestrowania (najczęściej za pomocą podłączenia się do sieci telekomunikacyjnej) rozmów prowadzonych z telefonu służbowego (czy to stacjonarnego czy też komórkowego). Prawo pracodawcy do wprowadzenia zakazu korzystania z telefonu w celach prywatnych nie jest przy tym równoznaczne z uprawnieniem do kontrolowania treści rozmów prowadzonych przez pracowników. W tym zakresie należy przyjąć, że pracodawca uprawniony jest do kontrolowania bilingów rozmów z telefonu służbowego oraz żądania od pracownika wyjaśnień w przypadku wątpliwości odnośnie służbowego charakteru prowadzonych rozmów bądź zbyt wysokiego rachunku za telefon służbowy(D. Dörre-Nowak, Techniczne sposoby kontrolowania – granice prawnej dopuszczalności monitoringu pracownika, komentarz praktyczny, ABC nr 94583, Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Wolters Kluwer). W kwestii nagrywania rozmów prowadzonych z telefonu służbowego zdania są podzielone, ponieważ żaden przepis jednoznacznie nie uprawnia pracodawcy do takiej praktyki. Można się jednak spotkać z poglądem, że treść rozmowy służbowej prowadzonej z telefonu służbowego, będąc ściśle związana z działalnością pracodawcy, nie należy do sfery prywatności pracownika, a tym samym nie podlega przewidzianej dla niej ochronie (D. Dörre-Nowak, Techniczne sposoby kontrolowania – granice prawnej dopuszczalności monitoringu pracownika, komentarz praktyczny, ABC nr 94583, Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Wolters Kluwer). Na podstawie takiej argumentacji dopuszcza się nagrywanie rozmów służbowych, pod warunkiem, że pracownik był o tym fakcie informowany. W praktyce legalność monitoringu rozmów służbowych pracowników będzie zależeć od okoliczności konkretnego przypadku, przy czym trzeba zastrzec, że w takich zakładach pracy, jak szkoły, trudno w sposób bardzo precyzyjny wskazać cel, który mógłby uzasadniać działania pracodawcy w tym zakresie, zwłaszcza jeżeli w grę miałoby wchodzić systematyczne i stałe rejestrowanie rozmów wszystkich pracowników. Z uwagi na brak jednoznacznych rozwiązań prawnych należy zalecić ostrożność przy wprowadzaniu tego rodzaju metod kontroli, w szczególności zaś należy dokonać oceny, czy zakładanego przez pracodawcę celu nie można osiągnąć w inny, bezpieczniejszy dla niego sposób. W takiej sytuacji warto również rozważyć wprowadzenie zakazu korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych oraz odebrać od pracowników indywidualne zgody na nagrywanie prowadzonych przez nich rozmów służbowych. Tak samo, jak w przypadku monitoringu służbowej poczty elektronicznej, kontrola rozmów telefonicznych może odbywać się w określonych sytuacjach wraz z zachowaniem odpowiednich środków, aby móc prowadzić nadzór telefonów służbowych, pracodawca musi udowodnić, że istnieją konkretne przesłanki do stosowania takich metod kontroli: • kontrola telefonu służbowego jest niezbędna w celu zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu wykonywania obowiązków służbowych, • gdy pracodawca chce sprawdzić, czy pracownik użytkuje we właściwy sposób udostępnione mu narzędzia pracy. To oznacza, że pracodawca chcący kontrolować służbowe telefony swoich pracowników, musi powołać się na co najmniej jedną z powyższych przesłanek. Kontrola służbowego telefonu pracownika polega przede wszystkim na sprawdzaniu nawiązywanych połączeń oraz wysyłanych SMS-ów. Dodatkowo dopuszczona jest kontrola geolokalizacji, która najczęściej dotyczy pracowników mobilnych. Pracodawca nie może zapomnieć, że nadzór telefonów służbowych musi odbywać się z poszanowaniem prywatności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zbiory danych osobowych – dodatkowe wymogi Należy ponownie podkreślić, że jeżeli w następstwie stosowania danej formy kontroli pracodawca zbiera określone dane osobowe pracowników, powinien wykazać istnienie przesłanki dopuszczającej ich przetwarzanie (A. Lach, Monitorowanie pracownika w miejscu pracy, „Monitor Prawa Pracy”, nr 10/2004 oraz D. Dörre-Nowak, Monitoring w miejscu pracy a prawo do prywatności, „Praca i Zabezpieczenie Społeczne”, nr 10/2004). Wymóg ten obejmuje nie tylko takie formy kontroli, jak monitoring wideo, lecz może dotyczyć również kontroli osobistej czy kontroli trzeźwości, jeżeli pracodawca zdecyduje się prowadzić pisemny bądź elektroniczny rejestr osób przeszukanych (zbadanych na obecność alkoholu), który zawierać będzie dane osobowe pozwalające na ich identyfikację. Poza zgodą pracownika, przetwarzanie jego danych osobowych będzie dozwolone także wówczas, gdy jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez ich administratorów albo odbiorców danych, a jednocześnie przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Oznacza to, że pracodawca powinien być w stanie obiektywnie i należycie uzasadnić, do jakiego celu służyć mają zgromadzone dane. Podsumowanie Kwestia zakresu dopuszczalnej kontroli pracowników jest bardzo kontrowersyjna, a brak bardzo precyzyjnych regulacji prawnych w znacznej mierze utrudnia pracodawcom stosowanie dostępnych metod kontroli. Z uwagi na wielość przesłanek, które muszą zostać spełnione dla uznania legalności danej formy i zakresu kontroli, każdą sytuację należy oceniać indywidualnie. W przypadku niektórych form monitoringu, z uwagi na brak jasnych regulacji prawnych, warto rozważyć uzyskanie uprzedniej zgody pracownika na jej stosowanie. Należy także ważyć interes pracodawcy oraz prawo pracownika do prywatności. Z jednej strony pracodawca ma prawo do kontroli sposobu wykonywania pracy przez podwładnego, by móc zapewnić efektywne wykorzystywanie czasu pracy, z drugiej w swych działaniach musi szanować dobra osobiste pracowników.