STAN PRAWNY NA 11 GRUDNIA 2020 Konsekwencje niezachowania pisemnej formy umowy o pracę Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1575 ze zm.), • Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 729 ze zm.). W powszechnej świadomości dominuje przekonanie, że z aktem zawarcia wiążącej umowy mamy do czynienia w sytuacji, w której strony złożą swoje podpisy pod dokumentem w papierowej formie. Brak aktu potwierdzającego, że określone osoby (podmioty) łączy umowa, rodzi jednocześnie obawę, iż zobowiązania z niej wynikające mają charakter dżentelmeński, a więc ich dochodzenie na drodze prawnej nie będzie możliwe. Przepisy prawa cywilnego wskazują, iż dokonanie czynności prawnej w postaci zawarcia umowy następuje poprzez złożenie przez co najmniej dwie osoby zgodnych oświadczeń woli, przy czym – jak stanowi art. 60 Kodeksu cywilnego – „(…) z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej”. Treść artykułu ma zastosowanie w życiu codziennym, w którym zawieramy niezliczoną liczbę umów (robiąc zakupy w sklepie, korzystając ze środków publicznego transportu) dochodzących do skutku poprzez wyrażenie woli w formie ustnej czy nawet w sposób dorozumiany. Umowa o pracę – wymóg pisemnej formy? Od ogólnych zasad zawierania umów istnieje bardzo wiele wyjątków, ponieważ występuje też wiele stosunków prawnych (zwykle z uwagi na ich charakter i doniosłość skutków, jakie wywołują umowy je nawiązujące) wymagających zachowania formy pisemnej czy też pisemnej kwalifikowanej, a więc z podpisem notarialnie poświadczonym lub w formie aktu notarialnego. Wśród wyjątków znalazła się też umowa o pracę, albowiem przepis art. 29 § 2 zdanie pierwsze Kodeksu pracy przewiduje, że umowę taką zawiera się na piśmie. Konsekwencją przywołanej wyżej regulacji z k.p. jest więc wymóg, by zawsze, kiedy jedna osoba zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz drugiej osoby (pracodawcy) i pod jej kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez nią wyznaczonych, a druga (pracodawca) do zatrudniania tej osoby za wynagrodzeniem, spisana została zgodna wola tych dwóch jednostek, chyba że źródłem powstania opisanego tu stosunku prawnego są wybór, mianowanie, powołanie lub spółdzielcza umowa o pracę. Ponieważ k.p. nie określa w szczegółach, co oznacza pojęcie pisemnej formy czynności prawnej, należy się oprzeć na regulacjach k.c., przyjmując, że dla zachowania wymaganej formy umowy wystarcza wymiana: • dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub • dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Za równoważne formie pisemnej uznać także należy, z uwagi na art. 78 k.c. w związku z art. 300 k.p., oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Co powinny zawierać oświadczenia woli? Prócz zachowania samej formy pisemnej ważne jest, by dokument, a ściślej rzecz biorąc, by zgodne oświadczenia w swej treści zawierały elementy wskazane przez art. 29 § 1 k.p., tj. strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: • rodzaj pracy, • miejsce wykonywania pracy, • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, • wymiar czasu pracy, • termin rozpoczęcia pracy. Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 6 grudnia 2017 r. (II SA/Rz 1188/17 ) sformułowany w art. 29 § 2 k.p. obowiązek zawarcia umowy o pracę na piśmie nie oznacza, że niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością umowy. Forma pisemna umowy o pracę jest wyłącznie dokumentem służącym do celów dowodowych. Umowa o pracę zawarta w formie ustnej jest zatem skuteczna, zaś na pracodawcy ciąży jedynie obowiązek z art. 29 § 2 zdanie drugie Kodeksu pracy, który stanowi, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Ochrona pracownika Niewątpliwie ustanowienie obowiązku pisemnego potwierdzenia istnienia stosunku pracy i warunków, na jakich został on nawiązany, to swoista gwarancja dla pracownika, który siłą rzeczy jest tą słabszą stroną stosunku prawnego. Ponadto regulacja ta jest środkiem mającym na celu zapobieganie zjawisku nielegalnego zatrudnienia, nazywanego potocznie zatrudnieniem „na czarno”, ponieważ już w dniu rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego u zatrudniającego powinien istnieć materialny dowód nawiązania stosunku pracy w postaci albo umowy, albo pisemnego potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Zatem w przypadku kontroli pracodawca nie ma możliwości tłumaczenia się, że pracownik właśnie rozpoczął pracę, a umowa dopiero miała być spisana. Niezachowanie pisemnej formy umowy o pracę – co może zrobić pracownik Choć prawo pracy obciąża pracodawcę obowiązkiem zawarcia pisemnej umowy o pracę albo przynajmniej potwierdzenia pisemnego faktu i warunków zatrudnienia, to jednak niezachowanie formy pisemnej umowy o pracę nie pociąga za sobą skutków w postaci nieważności czynności prawnej. Jest to bardzo istotne szczególnie dla pracownika, albowiem nie ponosi on ujemnych następstw niezachowania pisemnej formy i nie traci żadnych uprawnień pracowniczych z uwagi na to, że ustna umowa o pracę jest skuteczna. Oczywiście w praktyce pozostaje problem egzekwowania praw pracowniczych w sytuacji, w której wola stron stosunku pracy nie została utrwalona na piśmie, a pracodawca kwestionuje istnienie stosunku pracy albo w ogóle go nie uznaje (fakt, że określona osoba świadczyła pracę na jego rzecz), albo też w jakikolwiek sposób neguje szczegółowe ustalenia dotyczące jego warunków. W takim wypadku pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem. Należy wyraźnie podkreślić, że brak zachowania formy pisemnej umowy o pracę nie rodzi negatywnych skutków procesowych, gdyż forma ta nie jest w przepisach zastrzeżona dla celów dowodowych. Ponieważ art. 473 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego wyraźnie wyklucza stosowanie przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków oraz z przesłuchania stron w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, zarówno pracownik, jak i pracodawca mają pełne prawo domagać się przed sądem przeprowadzania dowodów ze źródeł osobowych. W przypadku braku pisemnej umowy o pracę lub pisemnego potwierdzenia ze strony pracodawcy faktu nawiązania stosunku pracy, zatrudniony może wystąpić do sądu pracy o ustalenie istnienia tego stosunku prawnego. Podstawą dla takiego powództwa jest art. 189 k.p.c., który mówi: „(…) powód może żądać ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, gdy ma w tym interes prawny”. Wspomniany w przepisie interes prawny zachodzi w świetle orzecznictwa sądowego, jeżeli sam skutek, jaki wywoła uprawomocnienie się wyroku ustalającego, zapewni powodowi ochronę jego prawnie zabezpieczonych interesów, czyli definitywnie zakończy spór istniejący lub prewencyjnie zapobiegnie powstaniu takowego w przyszłości. Niezachowanie pisemnej formy umowy o pracę – konsekwencje dla pracodawcy Zgodnie z powyższymi tezami niezachowanie pisemnej formy umowy o pracę albo brak pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę faktu zawarcia umowy o pracę co do zasady nie rodzą ujemnych skutków prawnych dla pracownika. Inaczej natomiast wygląda sytuacja pracodawcy. Ustawodawca zdaje sobie sprawę, że zapewnienie realizacji wielu norm prawnych, zwłaszcza tych, które niosą ze sobą szczególnie istotne obowiązki, wymaga ustanowienia sankcji o charakterze represyjnym, w tym tych znanych szeroko rozumianemu prawu karnemu. Nie inaczej jest właśnie w wypadku obowiązku zachowania pisemnej formy umowy o pracę (potwierdzenia na piśmie), którego nieprzestrzeganie prawodawca postrzega jako szczególnie istotne naruszenie przepisów prawa pracy. Wyrazem tego jest art. 281 pkt 2 k.p., według którego niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Ponieważ sprawcą wykroczenia może być tylko osoba fizyczna, w przypadku placówki oświatowej odpowiedzialność na podstawie wspomnianego wyżej przepisu ponosić będzie osoba, która wykonuje czynności z zakresu prawa pracy (działa za pracodawcę), a więc dyrektor. Właściwym do orzekania w sprawie jest sąd powszechny, a z wnioskiem o ukaranie występuje – według art. 17 § 2 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia – inspektor pracy.