STAN PRAWNY NA 7 GRUDNIA 2020 Potrącenia z wynagrodzenia za pracę Opracowała: Anna Król, pracownik Kuratorium Oświaty w Katowicach. Zaktualizował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły, lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół, autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1427 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1575 ze zm.). Wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie, definiowanej jako ogół środków przewidzianych w obowiązujących przepisach, których celem jest zabezpieczenie pracownika przed utratą, bezprawnym obniżeniem lub nieterminową wypłatą należnego zarobku. Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia w pełnej wysokości. Ustawodawca dopuszcza jednak sytuacje, w których pracodawca ma prawo pomniejszyć wynagrodzenie pracownika. Przepis art. 87 Kodeksu pracy określa rodzaje, kolejność i granice potrąceń z wynagrodzenia za pracę, jak również kwoty wolne od potrąceń. Użyte przez ustawodawcę w art. 87 k.p. pojęcie potrącenia oznacza dopuszczalną lub nakazaną prawem czynność zmniejszenia o określoną kwotę wypłaty przypadającego pracownikowi wynagrodzenia. W wyniku tej czynności pracodawca wykonuje ciążący na nim obowiązek prawny lub własne uprawnienia w celu uiszczenia/pokrycia określonych należności przypadających od pracownika osobom trzecim (wierzycielom) lub samemu pracodawcy (M. Piankowski, J. Stelina, W. Uziak, Kodeks pracy z komentarzem, red. U. Jackowiak, wyd. IV, Gdynia 2004). Pojęcie potrącenia Przepisy prawa cywilnego określają potrącenie jako kompensację wierzytelności stron stosunku zobowiązaniowego polegającą na częściowym umorzeniu wierzytelności na podstawie oświadczenia woli złożonego przez jedną ze stron drugiej stronie. W drodze potrącenia nie mogą być jednakże umarzane wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne. Takim przepisem szczególnym jest art. 87 k.p. Odliczeniu podlegają składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczka na podatek dochodowy. Pracodawca na podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonuje obliczenia, a następnie odlicza od wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy. Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe odliczane są w wysokości określonej w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, a na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych. Potrąceń nie stanowi również zmniejszenie wynagrodzenia o równowartość pracy o obniżonej jakości, ilości lub usługi wykonanej wadliwie przez pracownika. Za potrącenie nie można też uznać zmniejszenia wynagrodzenia o ustalony w orzeczeniu karnym procent wynagrodzenia (10–25 proc.) z tytułu pracy wykonywanej na podstawie wyroku karnego, skazującego na karę ograniczenia wolności. Odliczeniu z wynagrodzenia za pracę podlegają w pełnej wysokości kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za które nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia. Przepis art. 87 § 7 Kodeksu pracy dotyczy wynagrodzeń wypłacanych z góry. Pracownik otrzymujący wynagrodzenie przed wykonaniem pracy powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas zachowuje do niego prawo z mocy przepisu szczególnego (por. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94). Odliczenia można dokonać tylko z wynagrodzenia przypadającego w terminie bezpośrednio następnym. Wysokość potrącenia nie jest ograniczona ani procentowo, ani kwotowo, a przedmiotem odliczenia pozostaje jedynie wynagrodzenie wypłacone za czas niewykonywania pracy. Pracodawca nie może natomiast dokonać potrącenia części wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi omyłkowo ponad kwotę mu należną. W takiej sytuacji pracodawca musi uzyskać tytuł wykonawczy w postępowaniu sądowym lub uzyskać zgodę pracownika na piśmie na dokonanie potrącenia. Uregulowania prawne w zakresie potrąceń Pracodawca dokonuje potrąceń z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę w kolejności określonej w art. 87 § 1 k.p. Wynagrodzenie jest rozumiane szeroko jako wszystkie przypadające pracownikowi z tytułu wykonanej pracy stałe i ruchome składniki za dany okres. Do wynagrodzenia wlicza się również wypłaty za prace wykonane dodatkowo, różnego rodzaju nagrody oraz wszelkie inne dochody, które pracownik uzyskuje w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, niebędące wynagrodzeniem w ścisłym tego słowa znaczeniu. Do wynagrodzenia za pracę podlegającego potrąceniu wlicza się także świadczenia w naturze po przeliczeniu ich na wartość pieniężną. Jeżeli pracownik uzyskuje wynagrodzenie z kilku źródeł, podstawę obliczenia zarobku podlegającego potrąceniu stanowi suma wszystkich dochodów. Kolejność dokonywanych potrąceń oznacza, że pracodawca może potrącić należność znajdującą się w dalszej kolejności tylko wtedy, gdy po pełnym zaspokojeniu potrąceń o wyższej kolejności pozostała jeszcze pewna kwota wynagrodzenia, z której potrącenie jest dopuszczalne. Art. 87 Kodeksu pracy określa zarówno granice dokonywanych kwot potrąceń z wynagrodzenia, jak również katalog należności podlegających potrąceniu. Użyty w k.p. zwrot „podlegają potrąceniu tylko następujące należności” oznacza, że przepis ten ma charakter katalogu zamkniętego. Należy zatem podkreślić, że pracodawca zobowiązany jest do dokonywania potrąceń tylko następujących należności w granicach określonych przez ww. Ustawę i po odliczeniu w pierwszej kolejności kwoty składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy: • należności alimentacyjnych – do wysokości 3/5 wynagrodzenia, • sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności niż świadczenia alimentacyjne – do wysokości 1/2 wynagrodzenia, • zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi – do wysokości 1/2 wynagrodzenia, • kar pieniężnych określonych w art. 108 k.p. – do wysokości 1/10 wynagrodzenia. W sytuacji, gdy pracodawca zobowiązany jest dokonywać potrąceń kilku z ww. należności, kwota potrąceń z tytułu zaliczek udzielonych pracownikowi oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności niż alimentacyjne nie może łącznie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami na rzecz świadczeń alimentacyjnych do wysokości 3/5 wynagrodzenia. Kodeks pracy reguluje kwestię dotyczącą innych świadczeń wypłacanych przez pracodawcę na rzecz pracownika, tj. dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastka), nagrody z zakładowego funduszu nagród oraz należności przypadających pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub nadwyżki bilansowej. W przypadku tych należności na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych egzekwujemy do pełnej wysokości zobowiązania. W pozostałych przypadkach stosujemy zasady ogólne. Ochrona wynagrodzenia Kodeks pracy zapewnia ochronę wynagrodzenia, określając również kwoty wolne od potrąceń. Przepis art. 871 k.p. stanowi, że wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości: • minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy dokonywaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, • 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, • 90 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu kar pieniężnych nałożonych na pracownika. Kolejną istotną kwestią jest sytuacja, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przypadek ten został uregulowany w art. 87 1 § 2 k.p. – kwoty wolne od potrąceń ulegają wówczas zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Procedura egzekucji należności pieniężnych Potrącenia wierzytelności alimentacyjnych dokonuje się w pierwszej kolejności oraz w granicach określonych w art. 87 § 3 k.p. Jednym ze środków egzekucji należności pieniężnych określonych w art. 1a pkt 12 Ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz Kodeksie postępowania cywilnego jest egzekucja z wynagrodzenia za pracę. Egzekucję tę prowadzi organ egzekucyjny na podstawie tytułu wykonawczego. Potrącenie z wynagrodzenia za pracę następuje w oparciu o wystawione i przesłane pracodawcy zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia za pracę. Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji nakłada na dłużnika zajętej wierzytelności, przez którego rozumie się m.in. pracodawcę dłużnika, liczne obowiązki, których naruszenie pociąga za sobą sankcje w postaci nałożenia kary pieniężnej czy wręcz bezpośrednio ściągnięcie kwot należnych organowi egzekucyjnemu od pracodawcy dłużnika. Zajęcie wynagrodzenia pozostaje w mocy nawet wtedy, gdy nastąpią zmiana stosunku pracy lub zlecenia, nawiązanie nowego stosunku pracy lub zlecenia z tym samym pracodawcą, a także przejęcie pracodawcy przez innego pracodawcę. Przepis art. 72 § 4 pkt 2 Ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji obliguje pracodawcę do złożenia w terminie siedmiu dni od daty otrzymania informacji/zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia zestawienia wynagrodzenia za pracę za okres trzech ostatnich miesięcy poprzedzających zajęcie, za każdy miesiąc oddzielnie, z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzenia. Pracodawca zobowiązany został również do złożenia oświadczenia o zaistniałych przeszkodach w realizacji zajęcia w szczególności w przypadku: • roszczeń innych osób, • toczącego się postępowania przed sądem dotyczącego tego wynagrodzenia, • prowadzonej w stosunku do tego wynagrodzenia egzekucji przez innych wierzycieli. Organ egzekucyjny, dokonując zajęcia, wzywa pracodawcę, by nie wypłacał zajętej części wynagrodzenia zobowiązanemu, tylko przekazywał ją organowi egzekucyjnemu, aż do pełnej realizacji zajęcia. Jeżeli wynagrodzenie za pracę zostało uprzednio zajęte przez inny organ egzekucyjny, pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tym właściwe organy egzekucyjne. Oprócz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, potrąceniu z wynagrodzenia podlegają także zaliczki należne pracodawcy. Przez zaliczki należy rozumieć wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia kwoty pieniężne przeznaczone na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. na zakup materiałów, paliwa, koszty podróży służbowej). Nie stanowi zaliczki w rozumieniu omawianego przepisu wynagrodzenie zaliczkowe, czyli część wynagrodzenia wypłaconego na poczet wynagrodzenia przyszłego przed terminem jego wymagalności. Bezskuteczny upływ ustalonego terminu rozliczenia zaliczki uzasadnia potrącenie pobranych z tego tytułu kwot z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Potrącenie kary pieniężnej Odmienny charakter ma potrącenie kary pieniężnej. Jest to przymusowa „dolegliwość” za czyn będący podstawą ukarania pracownika. Zgodnie z art. 108 § 2 k.p. za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną. Kara pieniężna za przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3. Wpływy z kar są przeznaczone na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Kara pieniężna powinna być potrącona z wynagrodzenia przypadającego za miesiąc, w którym stała się wymagalna, a więc za miesiąc, w którym uprawomocniła się decyzja pracodawcy o jej nałożeniu. Pracodawca dokonuje potrącenia raz w miesiącu od pełnej kwoty przypadającego w danym miesiącu wynagrodzenia, także w przypadku pobierania przez pracownika wynagrodzenia zaliczkowego. Dokonanie przez pracodawcę potrąceń ponad granice zakreślone przez ustawodawcę w przepisach k.p. stwarza po stronie pracownika roszczenie o wypłatę wynagrodzenia w tej części potrąconego. Kodeks pracy dopuszcza potrącenia dobrowolne z wynagrodzenia. Mogą one być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.