STAN PRAWNY NA 4 GRUDNIA 2020 Ewidencja czasu pracy nauczycieli Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18 kwietnia 2002 r. w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz.U. z 2002 r. Nr 46 poz. 432 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 poz. 2369), • Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.). W sprawach związanych z ewidencją czasu pracy pracowników zatrudnionych w placówkach oświatowych należy pamiętać, że do różnych kategorii pracowników (pracownicy pedagogiczni, niepedagogiczni, dyrektor) stosuje się różne systemy czasu pracy i różne sposoby rozliczania czasu pracy, w związku z tym pojawiają się inne obowiązki i formy prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdej nich. W placówkach publicznych ta kwestia wygląda inaczej niż w placówkach niepublicznych. Problematykę ewidencji czasu pracy najliczniejszej grupy zawodowej zatrudnionej w placówkach oświatowych, czyli nauczycieli prezentujemy niżej. Czas pracy pracowników pedagogicznych By prawidłowo zrozumieć zagadnienie ewidencji czasu pracy pracowników pedagogicznych, należy znać sposób rozliczania ich czasu pracy. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 2 Karty nauczyciela, przez szkołę (bez bliższego określenia) należy rozumieć przedszkola, szkoły i placówki oraz inne jednostki organizacyjne wymienione w art. 1 ust. 1 KN, a także odpowiednio ich zespoły. W ww. grupie nie wskazano placówek niepublicznych. Oznacza to, że nauczyciele w nich zatrudnieni generalnie nie podlegają przepisom KN za wyjątkiem bardzo wąskiego zakresu, ściśle określonego w art. 91b ust. 2 pkt 3 KN. Czas pracy nauczycieli w publicznych placówkach oświatowych został uregulowany w art. 42 KN, którego zapisy nie mają zastosowania do nauczycieli zatrudnionych w placówkach niepublicznych, chyba że drogą regulacji wewnętrznych w danej szkole lub przedszkolu dyrektor włączy zakres stosowania KN w tej kwestii. Czas pracy nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w placówce publicznej wynosi do 40 godzin w tygodniu, rozłożonych na 5 dni pracy (art. 42 ust. 1, art. 42c ust. 1 KN). W ramach tego czasu pracy i ustalonego wynagrodzenia, jest on zobowiązany do realizacji (art. 42 ust. 2 KN): • obowiązkowego pensum (zajęć dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych prowadzonych z uczniami lub na ich rzecz), • innych czynności i zajęć wynikających z zadań statutowych placówki z uwzględnieniem zajęć opiekuńczych i wychowawczych wynikających z potrzeb i zainteresowań uczniów, • zajęć i czynności związanych z przygotowywaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym. W placówkach, w których mają zastosowanie przepisy KN, zatrudnieni nauczyciele wykonują swoje obowiązki zgodnie z organizacją roku szkolnego w okresach pracy placówki. Placówki feryjne, tj. takie, w których przewidziane są ferie szkolne, wykonują pracę w okresach między feriami, natomiast placówki nieferyjne działają przez cały rok szkolny. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18 kwietnia 2002 r. w sprawie organizacji roku szkolnego. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy, który odnosi się do placówek niepublicznych, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, chyba że statut danej placówki będzie zawierać uregulowania pozwalające na stosowanie do zatrudnionych tam nauczycieli w zakresie czasu pracy przepisów KN. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy nauczycieli w placówkach publicznych Zgodnie z przywołanymi wyżej przepisami art. 42 ust. 1 i 2 oraz art. 42c ust. 1 w powiązaniu z art. 42 ust. 7a KN, jedyną podstawą do rozliczania czasu pracy nauczycieli w publicznych placówkach oświatowych są: • zajęcia i czynności w ramach tzw. pensum (art. 42 ust. 2 pkt 1), rejestrowane i rozliczane w okresach tygodniowych odpowiednio w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć (z wyłączeniem zajęć i czynności realizowanych w placówkach opiekuńczo- -wychowawczych). Nie rozlicza się pozostałych zajęć i czynności, chociaż niektóre z nich, jak chociażby wycieczki szkolne, są odnotowywane w dziennikach lekcyjnych. Ważne! Brak jakichkolwiek podstaw prawnych, aby w zakresie ewidencjonowania czasu pracy pracowników pedagogicznych placówek publicznych posiłkować się przepisami Kodeksu pracy, które zgodnie z art. 91c ust. 1 KN do nauczycieli placówek publicznych mają zastosowanie jedynie w zakresie nieuregulowanym przepisami KN. Nauczyciele, mimo że obowiązuje ich 40- -godzinny tydzień pracy, rozliczają i ewidencjonują jedynie jego część – realizowaną w ramach tzw. pensum i „dodatkowej godziny”. Ewidencjonowanie czasu pracy nauczyciela placówki publicznej polega na wpisach w: • dziennikach zajęć, • dziennikach lekcyjnych. Zgodnie z § 7 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, dyrektor jednostki systemu oświaty ustala zasady zaliczania do wymiaru godzin poszczególnych zajęć realizowanych z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość lub innego sposobu realizacji tych zajęć. Zajęcia nauczyciel realizuje w ramach obowiązującego go tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz, a w przypadku godzin zajęć realizowanych powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych – w ramach godzin ponadwymiarowych, o których mowa w art. 35 KN. W czasie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, nauczyciele prowadzący zajęcia powinni realizować treści przede wszystkim podstawy programowej, co powinno być potwierdzone wpisem tematu zajęć do dziennika elektronicznego. Pozostały czas pracy, który nauczyciel poświęca na realizację zajęć i czynności związanych z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym (zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 3 KN) nie podlega ewidencjonowaniu. Nauczyciel nie powinien dodatkowo podpisywać się na żadnej liście obecności, nie należy też dla niego prowadzić karty ewidencji czasu pracy. Brak zapisów w Karcie nauczyciela na temat ewidencjonowania czasu pracy koniecznego na zajęcia i czynności związane z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym należy traktować jako świadomy wybór ustawodawcy, aby nie wprowadzać ewidencji czasu wykonywania tej grupy obowiązków. Skoro KN ustala, że zajęcia i czynności realizowane w ramach pensum nauczyciela są rejestrowane i rozliczane w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć w okresach tygodniowych, to należy konsekwentnie przyjąć, że gdyby ustawodawca chciał uregulować ewidencjonowanie pozostałych obowiązków to uregulowałby to wprost w ustawie bądź delegował kompetencję do wydania stosownych przepisów na rzecz innego organu publicznego. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy nauczycieli w placówkach niepublicznych W niepublicznych placówkach oświatowych do czasu pracy nauczycieli mają zastosowanie przepisy działu szóstego k.p. Zgodnie z art. 129 § 1, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Okres rozliczeniowy danej placówki winien być określony w regulaminie pracy. Natomiast zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 k.p., pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika (nauczyciela) na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy. Dyrektor niepublicznej placówki oświatowej, działając jako pracodawca, musi na podstawie art. 149 § 1 k.p. prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Na żądanie pracownika musi udostępnić mu tę ewidencję. Ważne! W odróżnieniu od nauczycieli placówek publicznych czas pracy nauczycieli placówek niepublicznych ewidencjonowany jest w pełnym zakresie i obejmuje wszystkie godziny faktycznie przepracowane. Szczegółowe zasady ewidencjonowania czasu pracy pracownika zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 6 pkt 1 Rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika, bez względu na wymiar jego zatrudnienia, kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym w szczególności: • liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach (w tym godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy), • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, • liczbę godzin nadliczbowych, • dodatkowe dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnym 5- -dniowym tygodniu pracy, • liczbę godzin dyżurów, godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego wykonywania, • urlopy, • zwolnienia od pracy, • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, • wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Przepisy nie określają żadnego wzoru takiej karty ewidencji, każdy pracodawca opracowuje ją samodzielnie, w zależności od charakteru pracy. By jednak była ona prawidłowo i kompletnie stworzona i wypełniona, pracodawca musi określić w regulaminie pracy systemy czasu pracy obowiązujące w placówce oraz okres rozliczeniowy, powinien tworzyć harmonogramy czasu pracy w dniach, tygodniach i miesiącach oraz rozkład terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. W umowie o pracę oraz w dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1 k.p.) należy wskazać obowiązujący pracownika system czasu pracy oraz dobową i tygodniową normę czasu pracy. Ważne! Ewidencji czasu pracy nie należy mylić z listami obecności, które potwierdzają przebywanie pracownika na terenie zakładu pracy. Pracodawca sam decyduje o tym, za jaki czas chce prowadzić kartę ewidencji czasu pracy dla pracowników. Mogą to być okresy: • miesięczne – stosuje się je najczęściej w zakładach pracy, w których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w firmach produkcyjnych), • kwartalne – stosuje się je np. w sytuacji, gdy w placówce obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, • roczne – są praktyczniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach. W ostatnich latach coraz popularniejsze staje się ewidencjonowanie czasu pracy w systemie komputerowym, gdyż jest to sposób eliminujący ręczne wypełnianie kart oraz liczbę błędów. W przypadku programów komputerowych pracodawca ma możliwość wydruku kart ewidencji za okresy, które go interesują, np. miesięczne bądź roczne. Konsekwencje nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy Zgodnie z art. 281 pkt 5 i 6 k.p., naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i pracodawca podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.