STAN PRAWNY NA 4 GRUDNIA 2020 E-archiwizacja dokumentacji kadrowo-płacowej w placówce oświatowej Opracowała: Małgorzata Celuch, wicedyrektorka w zespole szkół, nauczycielka matematyki i informatyki z wieloletnim stażem pracy. Zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 53 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 poz. 2369). Przepisy prawa – art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy – nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej w warunkach gwarantujących zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez 10 kolejnych lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wybór postaci, w jakiej będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza należy do pracodawcy. Część dokumentacji pracowniczej (np. akta osobowe) może być prowadzona i przechowywana w formie papierowej, a pozostała część w formie elektronicznej. Dokumentacja kadrowa prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Pracodawca może też zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumenty związane z polityką kadrową. Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania dokumentów karowych. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W sytuacji, gdy stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Zgodnie z art. 125a ust. 4, ust. 4a i 4b Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okresy analogiczne jak przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 281 k.p., za niedopełnienie tego obowiązku pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Archiwizacja dokumentacji w wersji papierowej jest uciążliwa dla osób zajmujących się tą czynnością. Ponadto przechowywanie dokumentów w wersji papierowej niesie ze sobą ryzyko ich utraty bądź zniszczenia, ponieważ papier jest materiałem mało odpornym na zniszczenia. Prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej wiąże się ze stworzeniem i utrzymaniem odpowiednich warunków lokalowych oraz kosztami związanymi z zatrudnianiem pracownika zajmującego się archiwizacją. Sposób na ograniczenie kosztów związanych z tradycyjną archiwizacją stanowi archiwizacja elektroniczna. Wśród najważniejszych zalet e-archiwizacji należy wymienić: • ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem archiwizacji, • umożliwienie sprawnego i bardzo wygodnego dostępu do akt (przy komputerze, a nie w archiwum), • skrócenie czasu przeszukiwania akt, • lepszą jakość oryginalnej dokumentacji, • usprawnienie procesów zarządczych, • przyspieszenie i ułatwienie opracowywania dokumentów, raportów, analiz, danych statystycznych, • skuteczne zabezpieczenie przed zniszczeniem dokumentów, nawet przy ich wielokrotnym wykorzystywaniu, • oszczędność na kopiowaniu potrzebnych akt oraz kosztach ich przesyłania. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym – art. 948 § 2 k.p. W razie podjęcia decyzji o zmianie postaci, w jakiej jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza (lub jej część), na pracodawcy ciąży obowiązek zawiadomienia pracowników o zmianie postaci dokumentacji kadrowej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Tak samo możliwe jest również przeniesienie dokumentacji pracowniczej z postaci elektronicznej do papierowej przez jej wydrukowanie i opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, poświadczającym zgodność obu wersji dokumentacji. Poddane digitalizacji mogą zostać akta zarówno byłych jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt. Nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca wielokrotnie zmieniał postać dokumentacji pracowniczej, np. z papierowej na elektroniczną, z elektronicznej na papierową i znowu z papierowej na elektroniczną. Jednak w każdym przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek dokonać czynności potwierdzających zgodność nowej postaci dokumentacji pracowniczej z jej poprzednią postacią oraz zawiadomić pracownika o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz możliwości odbioru jej poprzedniej postaci. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. sprawie dokumentacji pracowniczej w § 9 dokładnie określa, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym: • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych, • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3, • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4, • funkcjonalność wydruku dokumentacji. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na: • systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń, • opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania, • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- -informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów, • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.