STAN PRAWNY NA 27 LISTOPADA 2020 Kontrola ZUS-u w placówce oświatowej Opracował i zaktualizował: Marcin Majchrzak, prawnik oraz członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. z 1998 r. Nr 164 poz. 1165), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002 r. Nr 5 poz. 46). Jednostki oświaty, tak jak inne podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne, podlegają kontroli ZUS-u. Zasady inspekcji ZUS-u określa Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z przywołaną Ustawą kontrolą może zostać objęty każdy, na kim spoczywa obowiązek zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i inne fundusze, potrącania składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Obowiązek ten dotyczy zarówno publicznych, jak i niepublicznych placówek oświatowych, w zakresie zatrudniania nauczycieli i pracowników niepedagogicznych. Podstawa prawna i tryb przeprowadzania kontroli Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli zostały zawarte w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Według § 3 ww. Rozporządzenia „kontrolę płatnika składek zarządza się w drodze wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli”. Wspomniane upoważnienie wydają główny inspektor kontroli ZUS-u lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor kontroli ZUS-u powinien zawiadomić placówkę o wszczęciu postępowania kontrolnego. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku jednostek oświaty zastosowania nie mają przepisy Ustawy Prawo przedsiębiorców, które regulują zasadne kwestie związane ze sposobem przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorców. Regulacje prawne ww. Ustawy ustalają m.in. termin, który musi upłynąć od momentu doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz maksymalny czas trwania wszystkich kontroli w danym podmiocie. Prowadzenie przedszkola lub szkoły nie jest, zgodnie z art. 170 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, działalnością gospodarczą, co przesądza o wyłączeniu placówek oświatowych spod zapisów Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Tym samym, w przypadku kontroli ZUS-u w szkole zastosowanie będą miały wspomniane Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ogólne przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. W praktyce do zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego może dojść telefonicznie na kilka dni przed rozpoczęciem inspekcji, a pismo zawiadamiające zostanie doręczone osobiście przez inspektora ZUS-u. Możliwe jest również wcześniejsze doręczenie drogą pocztową zawiadomienia za pokwitowaniem odbioru. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera, zgodnie z § 5 ust. 1 omawianego Rozporządzenia: • określenie inspektora lub inspektorów kontroli ZUS-u, • przewidywany czas trwania kontroli, • zakres kontroli, • prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek. Po doręczeniu zawiadomienia faktyczna kontrola u płatnika składek może rozpocząć się dopiero po okazaniu przez inspektora legitymacji służbowej oraz po dostarczeniu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Stosownie do § 3 ust. 3 Rozporządzenia upoważnienie takie powinno zawierać: • oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS-u, • podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, • imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej inspektora kontroli ZUS-u, • nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek, • termin ważności upoważnienia. Dzień doręczenia płatnikowi składek zgodnego z przepisami upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi jednocześnie datę wszczęcia kontroli (art. 89 ust. 2 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Częstotliwość kontroli ZUS-u Według § 1 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek kontrolę płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Od 1 stycznia 2012 r. termin przedawnienia należności składkowych wynosi pięć lat, co do zasady właśnie z tego typu częstotliwością kontroli należy się liczyć. Warto jednak zwrócić uwagę na brzmienie § 1 ust. 2 ww. Rozporządzenia, zgodnie z którym „(…) w uzasadnionych przypadkach kontrole płatników składek mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu”. Przy czym przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez „uzasadniony przypadek”. W efekcie kontrole ZUS-u mogą być nawet częstsze, a ich rozpoczęcie może być spowodowane sygnałami pracowników o nieprawidłowościach w odprowadzaniu składek w danej placówce. Zakres i przedmiot kontroli Kontrola ZUS-u może obejmować w szczególności: • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, • sprawdzenie prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, • ustalenie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu, • zweryfikowanie prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek. Inspektorzy ZUS-u skupiają się zatem na kontrolowaniu płatników pod kątem wypełniania przez nich obowiązków wynikających z przepisów prawa. Mowa tu o obowiązkach w zakresie naliczania i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, ale także składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Kontroli będą podlegały również wypłacanie świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz przekazywanie przez płatników składek dla celów emerytalno-rentowych. Przedmiotem kontroli ZUS-u mogą stać się następujące dokumenty: • listy płac, • umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne, • dokumenty oraz zapisy regulaminu pracy będące podstawą do naliczania wynagrodzeń, • listy obecności ze wskazaniem ewentualnych przyczyn nieobecności w pracy, • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę oraz pracę w nocy, • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych, • zwolnienia lekarskie, • dokumenty potwierdzające korzystanie przez pracownika z przywilejów rodzicielskich. Dokumenty te mają wpływ na sposób obliczania składek na ZUS. W trakcie inspekcji kontrolerzy ZUS-u mogą zainteresować się dodatkowo deklaracjami i raportami sporządzanymi oraz przesyłanymi przez placówkę (np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Uprawnienia i obowiązki inspektora Zgodnie z art. 87 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ma prawo: • „badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek, • zabezpieczać zebrane dowody, • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego, • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, • przesłuchiwać świadków, • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego”. Kontroler ZUS-u, który przekroczy uprawnienia, nie pozostaje bezkarny. Jeśli podczas wykonywanych czynności służbowych inspektor kontroli ZUS-u nie jest rzetelny bądź jego zachowanie sprawia wrażenie nieobiektywnego, istnieje możliwość wystąpienia ze skargą na jego działalność. Taka sytuacja powinna być wyjątkiem, ponieważ art. 93 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi m.in., że kontrolerem może zostać osoba o nienagannej opinii i odpowiednich kwalifikacjach merytorycznych. Warto jednak pamiętać o możliwości złożenia skargi. W takiej sytuacji należy pomocniczo zastosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, umożliwiające wystąpienie ze skargą na działalność inspektora kontroli ZUS-u lub jego zachowanie do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS-u lub centrali ZUS-u. Postępowanie zainicjowane skargą zostało określone w dziale ósmym k.p.a., a także w Rozporządzeniu w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Trzeba pamiętać, że inspektor nie powinien w trakcie kontroli żądać dokumentów niezwiązanych z zakresem kontroli, wskazanym w upoważnieniu. Oznacza to, że szkoła lub przedszkole mogą nie wyrazić zgody na przedstawienie dokumentów wykraczających poza ustalony zasięg kontroli. Próba uzyskania dostępu do dokumentów, do których przeglądania inspektor ZUS-u nie jest upoważniony, może stać się podstawą do złożenia skargi na podejmowane przez niego czynności. Uprawnienia i obowiązki kontrolowanego płatnika składek Uprawnieniom kontrolnym inspektorów ZUS-u odpowiadają obowiązki płatników, które mają przyczynić się do prawidłowego przeprowadzenia kontroli i wykrycia ewentualnych nieprawidłowości. Katalog obowiązków płatników składek został określony w art. 88 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Płatnicy są obowiązani: • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów, • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek, • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS-u, • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik, • udzielać wyjaśnień kontrolującemu, • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek. Czynności tych płatnik składek musi dokonać nieodpłatnie. Natomiast żądane dokumenty muszą zostać dostarczone inspektorowi kontroli w wyznaczonym przez niego terminie. Płatnicy składek mają również pewne uprawnienia, chociaż ich lista jest zdecydowanie krótsza niż lista obowiązków. Inspektor ma obowiązek przedstawienia płatnikowi niezbędnej oraz poprawnie przygotowanej dokumentacji kontrolnej, czyli: • zawiadomienia, • upoważnienia, • legitymacji służbowej. Jeżeli płatnik składek jest obecny w czasie kontroli, ma on prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych przeprowadzanych przez inspektora. Dodatkowo płatnik składek powinien wiedzieć o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż przed podjęciem tych czynności. Za wyjątkowe należy uznać sytuacje, w których okoliczności uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności bez udziału płatnika, o czym należy dokonać wzmianki w protokole przeprowadzanej kontroli. Trzeba również pamiętać, że czynności kontrolne powinny być co do zasady przeprowadzane w siedzibie płatnika składek, a nie np. w siedzibie ZUS-u. Protokół pokontrolny Z przeprowadzonej u płatnika kontroli inspektor ZUS-u sporządza protokół (art. 91 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Poprawnie sporządzony protokół powinien zawierać: • oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS-u, • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, • oznaczenie inspektorów kontroli wykonujących kontrolę, • określenie zakresu kontroli, • czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli, • opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych, • przedstawienie dowodów, • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń, • pieczęć i podpis inspektora kontroli, • informacje o wpisie do książki kontroli. Protokół powinien być sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden z nich powinien zostać doręczony płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej. Jeżeli płatnik będzie miał uwagi do ustaleń zawartych w protokole (np. w zakresie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków pod nieobecność płatnika), może złożyć pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu. Zastrzeżenia rozpatruje inspektor kontroli ZUS-u, który informuje płatnika składek ma piśmie o sposobie ich rozpatrzenia. Na co najczęściej zwracają uwagę kontrolerzy ZUS-u? Przykłady zakresu kontroli – dokonywanie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych Kontrola w tym przypadku obejmuje z reguły wyznaczony przez inspektora okres zatrudnienia pracowników – kilka miesięcy lub lat. Inspektor ZUS-u bada dokumenty zgłoszeniowe wybranych osób, a następnie upewnia się, czy zgłoszenia zostały dokonane na podstawie obowiązujących przepisów. Inspektorzy zwracają również uwagę na dokumenty wyrejestrowujące ZUS ZWUA. Sprawdzenia dokonują na podstawie danych znajdujących się w aktach osobowych oraz dokumentach, a zwłaszcza tych zawartych w umowie o pracę. Zakres kontroli – prawidłowe i rzetelne obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne Przykład 1 Ubezpieczenie społeczne – w grudniu 2019 r. płatnik wypłacił pracownikowi zasiłek macierzyński (tzw. tacierzyński) za okres urlopu ojcowskiego w kwocie X zł. Według ustaleń z kontroli poczynionych na podstawie karty wynagrodzeń i karty zasiłkowej, zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego pracownika wynosi Y zł. Płatnik składek nie deklarował składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od kwoty Y zł zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego. Konieczna będzie korekta w dokumentach. Przykład 2 Ubezpieczenie zdrowotne – płatnik zadeklarował kwoty składek wyliczone od podstawy wymiaru wynagrodzenia, która za okres od lipca 2019 r. do grudnia 2019 r. wynosiła dla danego pracownika kwotę X zł. Na podstawie przedłożonej dokumentacji płacowej i rozliczeniowej ustalono, że podstawa wymiaru składek za ten okres wynosi Y zł. Dowodem w określeniu podstawy wymiaru wynagrodzenia może być również raport imienny ZUS RCA za wskazany okres. Konieczna będzie korekta w dokumentach. Zakres kontroli – ustalanie uprawnień do świadczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń Przykład 3 Podczas kontroli stwierdzono, że płatnik ustalał uprawnienia do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypłacał te świadczenia. Na podstawie udostępnionej listy płac oraz dokumentacji zasiłkowej wraz z kopiami dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RSA) stwierdzono, że całość ustalonych przez płatnika uprawnień oraz dokonanych wypłat świadczeń pieniężnych zostało dokonane zgodnie z przepisami. Płatnik nie będzie musiał dokonywać korekty. Zakres kontroli – wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych Przykład 4 Inspektor ZUS-u, obejmując kontrolą wybrany okres, stwierdził, że płatnik zatrudniał osoby z uprawnieniami emerytalno-rentowymi. W związku z tym złożył zaświadczenie o łącznej kwocie dochodu osiągniętego przez emeryta. Inspektor ustalił, że dane przedstawione przez pracodawcę w zaświadczeniu były zgodne z danymi wykazanymi w przedłożonej dokumentacji płacowo-rozliczeniowej oraz obowiązującej emeryta umowie. W kontrolowanym okresie płatnik wystawił również zaświadczenia Rp-7, przy czym kwoty przychodu wykazanego w zaświadczeniach okazały się zgodne z dokumentacją finansową płatnika.