STAN PRAWNY NA 20 LISTOPADA 2020 Obowiązki dyrektora przed zakończeniem roku kalendarzowego Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu pro-wadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1718), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzą-cych ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania ma-teriałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niear-chiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 246), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placów-kach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1604), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. z 2019 r. poz. 502). Wraz z nadchodzącym końcem roku kalendarzowego pojawia się konieczność zrealizowania przez dyrektora szeregu obowiązków. Pierwszym z nich jest podjęcie prac zmierzających do przygotowania nowego planu finansowego. Pamiętać przy tym należy, że koniec roku budże-towego to także koniec obowiązywania dotychczasowego planu finansowego przedszkola, a więc okres podsumowania jego wykonania i ostatnia możliwość wykorzystania środków finansowych przewidzianych w tym planie. Pod koniec roku kalendarzowego trzeba wykonać również inne zadania. Przygotowanie projektu planu finansowego Zgodnie z art. 248 ust. 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zarząd jednostki samorządu terytorialnego (w gminie – wójt) przekazuje podległym jednostkom, a więc m.in. przedszkolom, informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów fi-nansowych w terminie 7 dni od dnia przekazania organowi stanowiącemu jednostki samorzą-du terytorialnego do uchwalenia projektu uchwały budżetowej. Z kolei według ust. 2 tego przepisu przedszkola opracowują projekty planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji określonej w ust. 1, nie później jednak niż do 22 grudnia. Najpóźniej do 22 grudnia roku budżetowego dyrektor ma obowiązek opracowania projektu planu finan-sowego. Treść art. 248 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych jest powiązana z regulacją art. 238 tego aktu, stosownie do którego zarząd jednostki samorządu terytorialnego sporządza i przedkłada projekt uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego oraz regionalnej izbie obrachunkowej (celem zaopiniowania) do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy. Dyrektor przedszkola powinien więc uzyskać informacje niezbędne do opracowania projektu planu finansowego najpóźniej 22 listopada, co daje mu, w najgorszym wypadku, cały miesiąc na opracowanie projektu planu finansowego. Informacje niezbędne do opracowania projektu planu finansowego przedszkola powinny za-wierać dane o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, dane dotyczące dotacji na rzecz jednostek podległych oraz prognozowanej wyso-kości ich wpłat do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Podkreślić należy, że dane te nie są jeszcze ostateczne, ponieważ są zawarte w projekcie uchwały budżetowej, a nie w przyjętym budżecie. Dlatego do 22 grudnia dyrektor przedszkola opracowuje nie plan fi-nansowy, lecz jego projekt – stanie się on planem dopiero po uchwaleniu przez radę gminy budżetu na następny rok. Dyrektor przekazuje opracowany projekt planu finansowego organowi prowadzącemu. Trzeba pamiętać o tym, że projekt planu, zgodnie z treścią art. 70 ust. 2 pkt 2 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, podlega zaopiniowaniu przez radę pedagogiczną. Ob-owiązkiem dyrektora jest więc przedstawienie projektu planu finansowego do zaopiniowania radzie pedagogicznej – dopiero zaopiniowane projekty podlegają przekazaniu organowi pro-wadzącemu. Według § 6 ust. 2 Rozporządzenia MF z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadze-nia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych zarządy jednostek samorządu terytorialnego weryfikują otrzymane projekty planów finanso-wych szkół i placówek pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu dyrektorów jednostek oświatowych w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Realizacja niewykorzystanych środków planu finansowego Koniec roku kalendarzowego jest tym momentem, w którym dyrektor powinien skontrolować stopień wykonania planu finansowego i ewentualnie wykorzystać pozostałe środki, które z różnych przyczyn nie zostały spożytkowane zgodnie z planem. Oczywiście wydatkowanie środków niewykorzystanych nie może zostać dokonane przez dyrektora dowolnie, lecz wy-łącznie w ramach posiadanego upoważnienia. Zgodnie z § 5 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakła-dów budżetowych plan finansowy przedszkola jest opracowywany w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf, które to jednostki klasyfikacji budżetowej zostały określone w przepisach Rozporządzenia MF z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Upoważnienie do dokonania przeniesienia niewykorzystanych środków między paragrafami klasyfikacji budżetowej może zostać przyznane dyrektorowi na podstawie § 12 ust. 3 Rozpo-rządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. W myśl tego właśnie przepisu kierownicy samorzą-dowych jednostek budżetowych, czyli również dyrektorzy przedszkoli, mogą dokonywać przeniesień planowanych wydatków w planach finansowych samorządowych jednostek bu-dżetowych w granicach upoważnień przyznanych przez zarząd jednostki samorządu teryto-rialnego. Dyrektorzy mogą więc dokonać przeniesienia środków i wykorzystać je na inne niż planowane wydatki w przypadku, gdy otrzymają stosowne upoważnienia. Sporządzenie planu urlopów Zgodnie z art. 64 ust. 2a Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela dyrektorowi i wicedyrektorowi oraz nauczycielowi pełniącemu inne stanowisko kierownicze, a także nau-czycielowi, który przez okres co najmniej 10 miesięcy pełni obowiązki kierownicze w zastęp-stwie nauczyciela, któremu powierzono stanowisko kierownicze, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów. Zgodnie z ust. 3 przywołanej regulacji nauczycielom zatrudnionym w przedszkolach, w któ-rych nie są przewidziane ferie szkolne, przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów. Zarówno dyrektor, jak i nauczyciele zatrudnieni w przedszkolu powinni mieć ustalony plan urlopów, co czyni się właśnie na koniec roku kalendarzowego. Pamiętać przy tym należy, że w planie urlopów nie określa się tzw. urlopu na żądanie, o którym mowa w art. 1672 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ostatecznie więc plan ten obejmuje jedynie 31 dni. Ustalenie przerw w działalności przedszkola Według § 12 Rozporządzenia MEN z dnia 28 lutego 2019 r. w sprawie szczegółowej organi-zacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli przedszkole funkcjonuje przez cały rok szkolny, z wyjątkiem przerw ustalonych przez organ prowadzący przedszkole na wspólny wniosek dyrektora przedszkola i rady przedszkola, a w przypadku braku rady przedszkola – na wspólny wniosek dyrektora przedszkola i rady rodziców. Koniec roku kalendarzowego jest więc czasem, w którym można już wnioskować o ustalenie przez organ prowadzący przerw w działaniu przedszkola w roku następnym. Obowiązki w zakresie archiwizacji Dyrektor jest organem, który decyduje o sposobie i terminach przeprowadzenia archiwizacji powstającej w przedszkolu dokumentacji. Z reguły jednak terminy te pokrywają się z końcem roku kalendarzowego, ponieważ w ten sposób najłatwiej zachować chronologię powstających akt. Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w tym w przedszkolach, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te jednostki, a następnie: • dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile jed-nostka nie przekazała wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, • dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana; dokumentacja niear-chiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji oraz po uzna-niu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową. Należy zwrócić uwagę, że w aktualnym stanie prawnym takie kwestie jak: • metoda klasyfikowania i metody kwalifikowania dokumentacji, • rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych, • elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt, • wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt, • wzór budowy kwalifikatora dokumentacji, • standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materia-łów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, • szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwo-wych, • szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej – określa Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pań-stwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Określenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego spoczywa na dyrektorze przedszkola, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (art. 6 ust. 2 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), przy czym począwszy od 1 listopada 2015 r., tj. zgodnie z art. 6 ust. 2f wspomnianego aktu, wójt (burmistrz, prezydent miasta) bądź starosta mogą określić instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podle-głych, których przedmiot działalności jest zbliżony (np. dla wszystkich przedszkoli prowa-dzonych przez daną JST). Obowiązki dyrektora w zakresie kontroli zarządczej Koniec roku kalendarzowego przynosi dyrektorowi obowiązki w zakresie prowadzonej w przedszkolu kontroli zarządczej. Najistotniejszym elementem tej kontroli jest procedura wyznaczania celów i zadań przedszkola w roku następnym, która powinna zostać sfinalizo-wana wraz z końcem roku kalendarzowego, najlepiej w takim czasie, aby znane już były za-łożenia planu finansowego placówki wynikające z projektu budżetu organu prowadzącego. Znajomość wysokości środków przeznaczonych dla przedszkola w projekcie budżetu pozwala na przyjęcie w ramach kontroli zarządczej celów realnych, mających pokrycie w planowanych dochodach placówki. Należy podkreślić, że konkretny termin wyznaczenia celów może zostać określony dowolnie, gdyż Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych pozostawia kierownikom jednostek organizacyjnych pełną swobodę w tym zakresie. Procedurę wyznaczania celów jednostki najlepiej przeprowadzić wraz z końcem roku kalendarzowego, wtedy bowiem znane są założenia projektu planu finansowego. Obowiązki związane z awansem zawodowym nauczycieli Koniec roku kalendarzowego zbiega się również z terminem wydawania przez dyrektorów przedszkoli decyzji w sprawie nadania kolejnego stopnia awansu zawodowego nauczycielom stażystom. Zgodnie z art. 9b ust. 3a Karty nauczyciela nauczycielowi stażyście, który złożył wniosek o podjęcie postępowania egzaminacyjnego do 31 października danego roku, dyrektor przedszkola wydaje decyzję o nadaniu lub odmowie nadania stopnia nauczyciela kontrakto-wego w terminie do 31 grudnia danego roku. Obowiązkiem dyrektora jest też powołanie komisji kwalifikacyjnej dla nauczycieli ubiegają-cych się o stopień nauczyciela kontraktowego. Powołanie komisji musi nastąpić po złożeniu wniosku przez nauczyciela, ale wtedy gdy przeprowadzenie postępowania przed komisją i wydanie decyzji o nadaniu lub odmowie nadania stopnia awansu nastąpiły do końca grudnia. W skład komisji wchodzą: • dyrektor (wicedyrektor) jako jej przewodniczący, • nauczyciel mianowany lub dyplomowany, • opiekun stażu. Obowiązki w zakresie inwentaryzacji Obowiązkiem dyrektora jest zarządzenie inwentaryzacji. Zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każde-go roku obrotowego inwentaryzację: • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), pa-pierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obro-towych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywa-nych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializo-wanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw za-kwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzą-cych ksiąg rachunkowych z tytułów publicznoprawnych. Oczywiście w praktyce inwentaryzacja będzie przeprowadzana przez księgowego jednostki, ewentualnie przez zespół wspólnej obsługi, jeżeli taki został w danym samorządzie utworzony. Remonty, przeglądy i szkolenia Stosownie do § 3 ust. 1 Rozporządzenia MENiS z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpie-czeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach dyrektor co najmniej raz w roku dokonuje kontroli zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do przedszkola, w tym bezpiecznych i higienicznych wa-runków nauki, oraz określa kierunki ich poprawy. Jeżeli zatem w ciągu roku kontrola taka nie była przeprowadzana, należy ją przeprowadzić na koniec roku szkolnego. Jej wyniki powinny mieć bezpośrednie przełożenie na zakres prac remontowych przeprowadzanych podczas prze-rwy wakacyjnej. Ponadto na koniec roku kalendarzowego dyrektor powinien sprawdzić, któ-rzy z pracowników i w jakich terminach mają obowiązek odbycia w kolejnym roku kalenda-rzowych szkoleń BHP oraz obowiązkowych badań lekarskich, o których mowa w art. 229 Kodeksu pracy.