STAN PRAWNY NA 20 LISTOPADA 2020 Sekretarz szkoły – obowiązki i odpowiedzialność Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U z 2020 r. poz. 1444 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.). Sekretarz szkoły jest pracownikiem niepedagogicznym. W strukturze placówek oświatowych jest to samodzielne stanowisko o bardzo dużym zakresie obowiązków, podlegające bezpośrednio dyrektorowi. Nie jest to stanowisko urzędnicze, więc kandydat na to stanowisko nie musi być wyłoniony w drodze konkursu. Kandydata na stanowisko sekretarza szkoły wybiera dyrektor. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarza szkoły, zgodnie z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tabela F – Stanowiska w samorządowych jednostkach organizacyjnych, część V – Jednostki działające w zakresie oświaty / Stanowiska pomocnicze i obsługi, punkt 4) sekretarz musi posiadać wykształcenie średnie i co najmniej 5 lat stażu pracy. Zadania sekretarza szkoły nie wynikają wprost z żadnych przepisów prawa pracy. Oznacza to, że dyrektor placówki oświatowej ma swobodę w kształtowaniu zakresu jego obowiązków. Do najważniejszych obowiązków sekretarza szkoły może należeć: • w zakresie organizacji pracy kancelaryjno-biurowej: o obsługa sekretariatu, w tym w szczególności: przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie wykazów służbowych, prawidłowe przechowywanie pism i dokumentów, zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci urzędowych, druków ścisłego zarachowania i innych dokumentów, obsługa interesantów, udzielanie informacji, zamawianie druków szkolnych, o prowadzenie terminarza spraw i czynności, o prowadzenie zbioru przepisów prawnych zewnętrznych i ogólnie obowiązujących, o prowadzenie archiwum, o prowadzenie ewidencji delegacji, o prowadzenie zeszytu kontroli i wizytacji, o prowadzenie kasy: w tym przyjmowanie gotówki na podstawie kwitariuszy oraz bieżące odprowadzanie gotówki przyjętej do kasy na właściwy rachunek bankowy oraz podejmowanie gotówki z banku, sporządzanie raportów kasowych, o zakup potrzebnych materiałów i środków utrzymania czystości, o zakup potrzebnych artykułów gospodarczo-papierniczych; • w zakresie prowadzenia spraw uczniowskich: o wykonywanie wszelkich prac związanych z prowadzeniem ewidencji (bieżące wpisywanie danych osobowych do księgi uczniów wraz z równoległym prowadzeniem rejestru w formie elektronicznej, właściwe przechowywanie dokumentów uczniowskich, sporządzanie list i ich aktualizacja oraz archiwizacja, opracowywanie sprawozdań dla GUS dotyczących spraw uczniowskich), o wydawanie i aktualizowanie legitymacji uczniowskich oraz prowadzenie ich ewidencji, o załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem uczniów do szkoły i przenoszeniem uczniów do innej szkoły, o załatwianie spraw administracyjnych związanych z obsługą uczniów i nauczycieli w zakresie organizacji zajęć zbiorowych, konsultacji i zadań kontrolnych, o bieżące załatwianie wszelkich spraw uczniowskich, a także wykonywanie zadań administracyjno-biurowych na wniosek uczniów i ich rodziców, nauczycieli i wychowawców: przygotowywanie zaświadczeń na potrzeby różnych instytucji, wyrabianie legitymacji i ich prolongata, bieżące występowanie o odpisy arkuszy ocen uczniów, przyjętych z innych szkół, rejestracja i przechowywanie dokumentów, o koordynowanie ubezpieczenia uczniów, o terminowe wykonywanie doraźnie zleconych przez dyrektora i wicedyrektora zadań wynikających z potrzeby zapewnienia prawidłowego funkcjonowania szkoły, także w zakresie organizacji zajęć dydaktycznych oraz opiekuńczo-wychowawczych; • w zakresie spraw pracowniczych: o prowadzenie spraw kadrowych pracowników szkoły, o prowadzenie teczek osobowych pracowników szkoły, o sporządzanie umów o pracę, o wydawanie świadectw pracy, o przestrzeganie tajemnicy zawodowej związanej z prowadzeniem akt osobowych, o prowadzenie spraw związanych z ewidencją czasu, książki dotyczącej ruchu pracowników, ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich i innych dowodów nieobecności w pracy, o sporządzanie wniosków w związku z naliczeniem lub przejściem pracownika na emeryturę. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarza szkoły może ponosić odpowiedzialność pracowniczą (służbową), materialną oraz karną. Odpowiedzialność pracowniczą sekretarz szkoły ponosi za nieprzestrzeganie ustalonego porządku i dyscypliny pracy oraz niewykonanie przydzielonego zakresu czynności i nieprzestrzeganie obowiązków. Zgodnie z art. 108 Kodeksu Pracy oraz ustaleniami regulaminowymi, są to m.in.: • należyte i terminowe realizowanie spraw wynikające z zakresu obowiązków i uprawnień, • bieżące informowanie dyrektora szkoły o istotnych problemach i sprawach wynikających z realizacji zakresu czynności, • sprawność organizacyjną i funkcjonalną szkoły, • bezkonfliktową współpracę z obsługa finansową i administracyjną szkoły, • prawidłowość funkcjonowania systemu i oprogramowania komputerowego. W związku z tym, że do zadań sekretarza szkoły należą m.in. obowiązki związane z obrotem pieniężnym w szkole, ponosi on pełną odpowiedzialność prawną i materialną za całokształt zadań powierzonych do wykonania, a w szczególności za: • zgodny z instrukcją kasową transport gotówki z banku i przechowywanie jej w sposób bezpieczny, • dokładne sprawdzenie tożsamości osób dla których dokonuje wypłaty, • prawidłowość dowodów kasowych zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów. Zasady odpowiedzialności materialnej zostały określone w Kodeksie pracy, Dział V, Rozdział I, w art.114–122. Sekretarz szkoły może także zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 265 i 266 Kodeksu karnego za ujawnienie tajemnicy państwowej i służbowej. Z uwagi na stan epidemiczny trwa czasowe ograniczanie funkcjonowania jednostek systemu oświaty, które polega na zawieszaniu prowadzenia działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz wprowadzaniu, na podstawie rozporządzeń Rady Ministrów, nauczania zdalnego, co nie jest równoznaczne z zamknięciem zakładu pracy. Dla dyrektorów szkół oznacza to konieczność zaplanowania pracy także na stanowiskach niepedagogicznych. Charakter pracy sekretarza szkoły wymaga obecności w placówce m.in. ze względu na konieczność odbierania i wysyłania korespondencji, przyjmowanie ewentualnych interesantów. Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie, aby sekretarz szkoły, np. raz w tygodniu, pracował zdalnie. Wszystko zależy od decyzji dyrektora, który dla niektórych stanowisk może zdecydować się na pracę zdalną lub na system rotacyjny, pozwalający uniknąć sytuacji, w której wszyscy pracownicy przychodzą jednocześnie do pracy.