STAN PRAWNY NA 6 LISTOPADA 2020 Nagradzanie pracowników niepedagogicznych w szkole Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.), • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872), • Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282), • Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.), • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 936 ze zm.). Zgodnie z treścią art. 7 Prawa oświatowego status prawny pracowników niebędących nauczycielami, a zatrudnionych w szkołach i placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, określają przepisy Ustawy o pracownikach samorządowych. Oznacza to, że tak jak nauczyciele podlegają regulacjom Karty nauczyciela, tak samo pracownicy niepedagogiczni posiadają własną pragmatykę służbową, a mianowicie Ustawę o pracownikach samorządowych. Ustawa ta przyznaje pracownikom niepedagogicznym szkół samorządowych następujące składniki wynagrodzenia: • dodatek za wieloletnią pracę przyznawany na zasadach i w wysokości wynikających z art. 38 Ustawy, • nagrodę jubileuszową, przysługującą na podstawie art. 36 ust. 2 Ustawy o pracownikach samorządowych i wypłacaną na zasadach i w wysokości wynikających z § 8 Rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, • jednorazową odprawę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, również przysługującą na podstawie art. 36 ust. 2 Ustawy o pracownikach samorządowych, wypłacaną na zasadach i w wysokości wynikających z § 8 ww. Rozporządzenia. Oprócz Ustawy o pracownikach samorządowych także inne akty prawne przewidują wypłacanie składników wynagrodzenia. Na przykład prawo do trzynastki wynika z Ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej. Z punktu widzenia omawianej kwestii najistotniejsza jest jednak regulacja art. 39 Ustawy o pracownikach samorządowych, która nakłada na pracodawcę obowiązek przyjęcia regulaminu wynagradzania tych pracowników. Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 1 to w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych (niepedagogicznych) pracodawca może określić warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa. Przepis ten nakłada na dyrektora szkoły istotny obowiązek w postaci ustalenia regulaminu wynagradzania dla zatrudnionych w szkole pracowników niepedagogicznych, ponieważ to dyrektor jest pracodawcą w stosunku do tej grupy zatrudnionych. Wysokość nagród i premii dyrektor może ustalić, ale nie musi. Wskazuje na to treść przywołanej wyżej regulacji art. 39 ust. 2 pkt 1 Ustawy o pracownikach samorządowych, stosownie do której pracodawca „może określić” – a nie „określa” – premie i nagrody inne niż jubileuszowa. O ile nagroda jubileuszowa ma charakter obligatoryjny i przysługuje każdemu pracownikowi, który nabył prawo do niej, wypracowując odpowiedni staż pracy, o tyle inne nagrody i premie zależą już wyłącznie od decyzji dyrektora. Dyrektor może więc zawrzeć w regulaminie wynagradzania prawo do tych nagród, ale nie ma takiego obowiązku. Należy w tym miejscu nadmienić, że z uwagi na ewentualną obszerność postanowień dotyczących fakultatywnych składników wynagrodzenia, w tym nagród czy premii, możliwe jest ich odrębne uregulowanie w załącznikach do regulaminu wynagradzania, które także mogą stanowić regulaminy, np. regulamin premiowania (w ramach środków zgromadzonych w funduszu premiowym), regulamin przyznawania nagród w ramach funduszu nagród (chociażby za szczególne osiągnięcia zawodowe) czy w ramach funduszu nagród uznaniowych, który wyodrębnia się z pozostających do dyspozycji dyrektora środków finansowych. Uzgodnienie ze związkami zawodowymi Regulamin wynagradzania ustala dyrektor szkoły, ale jeżeli w placówce działa zakładowa organizacja związkowa, to powinien uzgodnić z nią treść regulaminu wynagradzania, na co wskazuje treść art. 772 § 4 Kodeksu pracy. By zrozumieć sam proces uzgadniania regulaminu, w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na stanowisko Trybunału Konstytucyjnego zawarte w Wyroku z dnia 17 marca 1998 r. (U 23/97), w którym stwierdzono, że określenia typu „w porozumieniu”, „w uzgodnieniu”, „za zgodą”, „przy udziale”, „po zasięgnięciu opinii” itp. występują dość często w przepisach prawnych upoważniających organ prawotwórczy do stanowienia prawa i wyrażają więzy współzależności między różnymi podmiotami, z których jeden jest organem stanowiącym prawo. Użyty termin „uzgodnienie” – zgodnie z jego sensem językowym – oznaczać ma czynność polegającą na „doprowadzeniu do braku rozbieżności”, „ujednolicaniu czy też „harmonizowaniu” – czyli wzajemnym dostosowaniu. Zdaniem Trybunału Konstytucyjnego ustawodawca przy konstruowaniu tej formy współuczestnictwa związków zawodowych w procesie tworzenia prawa kładzie nacisk nie na efekt uzgodnienia w postaci osiągnięcia zgody, lecz raczej na fakt uzgadniania, na sam proces dochodzenia do tej zgody, ujednolicania czy też wzajemnego dostosowywania swoich stanowisk. Według Trybunału uzgodnienie nie może zawsze oznaczać całkowitej i powszechnej zgody między organem prawotwórczym i wszystkimi podmiotami uczestniczącymi w procesie stanowienia aktu normatywnego na wszystkie rozwiązania tego aktu, lecz oznaczać musi poddanie treści stanowionych aktów sformalizowanej procedurze uzgodnieniowej z podmiotami upoważnionymi do tej formy uczestnictwa w procesie stanowienia aktu normatywnego, w celu jej osiągnięcia. Wyrok ten jest korzystny dla pracodawcy, ponieważ pozwalałby on na przyjęcie regulaminu nawet wówczas, gdyby nie było możliwości osiągnięcia wspólnego stanowiska ze związkami zawodowymi we wszystkich kwestiach. Niemniej należy zawsze do tego dążyć – głównie z uwagi na późniejsze stanowiska wyrażane przez sądy dotyczące uzgodnień ze związkami zawodowymi. Warto zwrócić uwagę na Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 stycznia 2012 r. (I PK 83/11) stwierdzający, że regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. W tym samym orzeczeniu Sąd Najwyższy uznał, że użyte w art. 30 ust. 5 Ustawy o związkach zawodowych sformułowanie „wspólnie uzgodnionego stanowiska” oznacza, że chodzi w nim o zgodne stanowisko ustalone uprzednio przez przedstawicieli wszystkich zakładowych organizacji związkowych albo przynajmniej organizacji reprezentatywnych, tożsame co do treści i zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy, a nie o stanowiska odrębnie i samodzielnie zajęte przez poszczególne organizacje związkowe. Trzeba zauważyć, że w przypadku, gdy u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, organizacje te mają 30 dni na przedstawienie wspólnego stanowiska w sprawie regulaminu wynagradzania. Jeżeli w tym terminie nie dojdą do porozumienia, dyrektor szkoły może wprowadzić regulamin wynagradzania samodzielnie – po uwzględnieniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 Ustawy o związkach zawodowych). Różnica między premią a nagrodą Na temat różnicy między premią a nagrodą wypowiedział się Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 21 czerwca 2007 r. (I PK 3/07). Zgodnie z sentencją w nim zawartą różnica między nagrodą a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków – jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy. Decydujące jest to, czy odpowiednie akty prawne przewidują z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane (podlegające weryfikacji) przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub przesłanki prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia (tzw. reduktory). Jeżeli warunki przyznawania świadczenia określone są na tyle konkretnie, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii, a ich spełnienie jest źródłem praw pracownika do premii. Nabycie prawa do tego świadczenia może być uzależnione nie tylko od warunków, których spełnienie zależy bezpośrednio od pracownika, lecz również od warunków zależnych od zespołu pracowników, jednostki zakładu pracy lub całego przedsiębiorstwa. Do takich warunków mogą należeć m.in. osiągnięcie zysku lub zachowanie płynności finansowej spółki. W Wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 30 kwietnia 2013 r. (III APa 1/13) stwierdzono, że różnica między nagrodą a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy, przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie, a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków. Nagroda ma zatem charakter wyłącznie uznaniowy, a jej przyznanie zależy od decyzji dyrektora. Z kolei premia jest związana ze spełnieniem przez pracownika konkretnych przesłanek, warunków określonych w regulaminie. W tym przypadku do dyrektora jako pracodawcy należy zatem zbadanie, czy dany pracownik rzeczywiście spełnił niezbędne warunki. Do warunków tych najczęściej należą: • staranne i terminowe wykonywanie obowiązków, • przestrzeganie obowiązujących przepisów BHP, • przestrzeganie obowiązujących przepisów przeciwpożarowych, • dbałość o mienie pracodawcy oraz posługiwanie się przydzielonym sprzętem i narzędziami w sposób oszczędny i racjonalny, • efektywne organizowanie czasu pracy, • wykazywanie inicjatywy przy wykonywaniu obowiązków. Zdarza się, że charakter uznaniowy może mieć także sama ocena spełniania przez pracownika warunków do uzyskania premii, ponieważ wymienione kryteria są zbyt ogólnie określone, więc dyrektor w sposób całkowicie uznaniowy stwierdza, czy pracownik wykonuje obowiązki starannie i czy wykazuje inicjatywę. Warunki uzyskania nagrody i rodzaje nagród Ogólne warunki uzyskania nagrody wynikają z treści art. 105 k.p., według którego pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy oraz podnoszenie jej wydajności i jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Co istotne, przepis ten wskazuje też, że odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika. Rodzaje nagród nie są wskazane w k.p. w związku z uchyleniem art. 106, który te rodzaje wskazywał. Oznacza to, że pracodawca ma prawo do stosowania dowolnych nagród i nie jest już związany regulacją kodeksową, niemniej nic nie stoi na przeszkodzie, by w danej szkole obowiązywały rodzaje nagród wymieniane w tym nieobowiązującym przepisie. Przepis art. 106 k.p. wskazywał następujące rodzaje nagród i wyróżnień: • nagroda pieniężna, • pochwała pisemna, • pochwała publiczna, • dyplom uznania. Regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych obowiązujący w danej szkole może wyraźnie wskazywać wysokość przysługującej pracownikowi nagrody. Powinien on również zawierać tryb przyznawania nagród, np. regulację, która mówi, czy nagroda przysługuje z wyłącznej inicjatywy pracodawcy, czy też może być przyznana na wniosek. W tym drugim przypadku regulamin powinien wskazywać podmioty właściwe do złożenia wniosku oraz to, czy przed przyznaniem nagrody konieczne jest uzyskanie opinii innego podmiotu, np. organizacji związkowej reprezentującej pracownika. W chwili obecnej uzyskanie takiej opinii ma wyłącznie charakter fakultatywny – nie istnieje obowiązek jej uzyskania, a wprowadzenie takiego warunku zależy od pracodawcy. Informacja o premiach w umowie o pracę Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: • rodzaj pracy, • miejsce wykonywania pracy, • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, • wymiar czasu pracy, • termin rozpoczęcia pracy. W umowie o pracę powinny zatem znaleźć się zapisy o wynagrodzeniu za pracę ze wskazaniem wszystkich jego składników. Jeżeli premia jest stałym składnikiem wynagrodzenia za pracę, to informacja o premii także powinna zostać umieszczona w umowie o pracę. Co istotne, premia powinna jedynie zostać wymieniona jako składnik wynagrodzenia, nie ma natomiast konieczności wyraźnego wskazania jej wysokości.