Oceny pracownicze – tworzenie ankiety Opracowała: Marta Pogorzelska. Zaktualizowała: Elżbieta Rzepecka-Roszak, dyrektor szkoły podstawowej, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli Narzędzie służące do dokonywania ocen pracowniczych jest nazywane zamiennie ankietą, arkuszem lub kwestionariuszem oceny. Niezależnie od przyjętej nazwy jest to zwykle zestaw pytań lub stwierdzeń na temat działań pracowników w ściśle określonym zakresie. Osoba dokonująca oceny musi odpowiedzieć na pytania lub ustosunkować się do każdego ze stwierdzeń. W jaki sposób skonstruować ankietę? Po przemyśleniu wprowadzenia systemu ocen pracowniczych jednym z pierwszych zadań będzie przygotowanie ankiety oceniającej. Taka ankieta ma za zadanie zebranie informacji o zachowaniu i działaniach każdego z pracowników. Przygotowanie ankiety jest zadaniem trudnym, ale istotnym w procesie oceniania. Ankieta jest głównym źródłem wiedzy o pracowniku i jedynym dokumentem archiwizującym stan obecny. Przed stworzeniem ankiety należy przemyśleć kilka związanych z nią kwestii, takich jak jej funkcje, cele i ewentualne trudności towarzyszące jej konstruowaniu i przeprowadzaniu procesu oceny. Funkcjami ankiety oceniającej mogą być: • zebranie maksymalnie obiektywnych i miarodajnych informacji na temat pracy i zachowań ocenianego, • zwiększenie w pracownikach poczucia, że przełożony interesuje się ich pracą – zwiększenie samoświadomości dotyczącej działań zawodowych pracowników, • podejmowanie refleksji na temat jakości własnej pracy ocenianego, • zidentyfikowanie obszarów pracy wymagających doskonalenia, • dalsze rozwijanie obszarów, które stanowią mocną stronę pracownika. Tworzenie ankiety i etapy procesu oceny pracowniczej Proces przygotowania ocen pracowniczych możemy podzielić na etapy: • podjęcie decyzji, kto opracuje ankietę oceniającą, • określenie obszarów poddawanych ocenie, • opracowanie kryteriów oceny, • wybranie metody oceniania, • skonstruowanie ankiety, • opracowanie logistyki procesu oceny. Wybór osób przygotowujących ankietę Dyrektor nie powinien przygotowywać ankiety w pojedynkę. Mimo całej posiadanej wiedzy i doświadczenia może być mu trudno uniknąć częstych w takiej sytuacji błędów, takich jak niejednoznaczne formułowanie pytań czy nieprawidłowe określenie kryteriów oceny. Powinien aktywnie uczestniczyć w opracowaniu ankiety i mieć moc decyzyjną w sprawach związanych z ocenami. Jeśli w placówce jest zatrudniona osoba posiadająca wiedzę z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, w tym umiejętności przeprowadzania ocen pracowniczych, to ona powinna nadzorować przygotowanie ankiety. To zadanie można także zlecić zespołowi pracowników, którzy opracują narzędzie (kwestionariusz ankiety), służące ocenie. Przede wszystkim, powinny to być osoby cieszące się zaufaniem współpracowników i przełożonego. Warto do tego zadania wybrać osoby, które wcześniej wykazały się troską o realizację celów szkoły i obiektywizmem. Ich udział w przygotowaniu ankiety musi być dobrowolny. Główną zasadą tworzenia zespołu opracowującego ankietę jest zróżnicowanie jego członków pod względem, płci, wieku, stażu pracy, stanowiska w szkole. Ważne jest, by znaleźli się w tej grupie reprezentanci nauczycieli, pracowników administracji i obsługi oraz przedstawiciele dyrekcji. Określenie obszarów do oceny Rozpoczynając ten etap tworzenia systemu ocen musimy przygotować zestawienie celów szkoły wraz z możliwymi sposobami ich osiągnięcia, ale tylko tymi, które zależą od naszych pracowników. Cele oraz propozycje sposobów ich osiągnięcia, a także obszary do oceny/pracy można rozpisać w tabeli. Cel szkoły Sposoby osiągnięcia celu podlegające ocenie Obszar zwiększenie zaangażowania rodziców uczniów w życie szkoły • częstsze spotkania nauczycieli z rodzicami uczniów, • indywidualne kontakty z rodzicami uczniów lub organizacja spotkań: rodzic–nauczyciel–uczeń. • zachęcanie rodziców do współpracy ze szkołą i wychowawcą klasy, integracja klasowa, • wspieranie rodziców w pracy wychowawczej, znajomość środowiska rodzinnego uczniów. kontakty nauczycieli z rodzicami uczniów zwiększenie udziału uczniów w konkursach i olimpiadach na szczeblu powiatu i województwa • zachęcanie uczniów do udziału w konkursach i olimpiadach. • rozwijanie uczniowskich talentów i zainteresowań praca z uczniami uzdolnionymi zgłaszanie uczniów do konkursów i olimpiad i wsparcie i pomoc w trakcie ich trwania Kryteria do oceny Kiedy wytypujemy obszary, które powinniśmy poddać ocenie, następnym krokiem powinno być ustalenie kryteriów oceny pracowniczej, inaczej czynników będących podstawą oceny. Kryteriami w ocenie kontaktów nauczycieli z rodzicami uczniów mogą być: • częstość i powaga skarg na nauczycieli, • częstość i powaga skarg na nauczycieli ze strony rodziców, uczniów, • częstość i adekwatność pochwał dla nauczycieli ze strony rodziców uczniów, • sprawdzenie czy nauczyciel zna rodziców swoich uczniów i dba o podtrzymywanie kontaktów z nimi • ilość czasu poświęcanego przez nauczycieli na spotkania z rodzicami, • podejście nauczycieli do poszczególnych rodziców. Wskaźniki kryteriów powinny być w miarę możliwości jak najbardziej obiektywne. Oznacza to, że określenie „często” powinno oznaczać przynajmniej przedział ilościowy danego zdarzenia w okresie czasu, ponieważ nie sposób zobiektywizować tego biorąc pod uwagę dane ze wszystkich podobnych placówek – możemy postarać się zobiektywizować ten wskaźnik na podstawie danych wyłącznie z naszej placówki. Biorąc pod uwagę np. ostatnich pięć lat można przyjrzeć się skargom rodziców na pojedynczych nauczycieli i zauważyć, że np. największa liczba skarg na jednego nauczyciela w ciągu roku wyniosła pięć (co będzie u nas liczbą maksymalną, odpowiadającą określeniu „bardzo często”), to można przyjąć, że za „często” uznamy już trzy skargi w ciągu roku. W podobny sposób można spróbować zobiektywizować każdy ze wskaźników w każdym kryterium, niezależnie czy posługujemy się tu określeniem częstości występowania czy opisem sytuacji. Wybór metody oceny Proponujemy przeprowadzenie oceny za pomocą ankiety, choć metod jest więcej. Ankieta jest najpopularniejszą formą zbierania informacji podczas oceny. Konstruując ankietę trzeba zdecydować, jaką formę pozyskiwania informacji o działaniach pracownika wybierzemy: • pytanie zamknięte – wybór odpowiedzi, • pytanie – ocenienie pracownika według skali, • wybór stwierdzenia najlepiej opisującego pracownika, • stwierdzenie – wybór stopnia prawdziwości danego stwierdzenia w odniesieniu do pracownika, • stwierdzenie – ocenienie pracownika według skali. Trudno określić, czy któraś z wymienionych form jest lepsza od pozostałych. Warto wybrać formę najlepiej odpowiadającą ocenianym obszarom i wybranym kryteriom. Np. przy kryterium częstości skarg ze strony rodziców uczniów najlepszą formą wydaje się pytanie z możliwością oceny pracownika według proponowanej skali, np.: „Jak często zdarzają się skargi ze strony rodziców uczniów na ocenianego pracownika/nauczyciela? a) nigdy b) rzadko c) czasami d) często e) bardzo często” Instruując oceniających przed wypełnieniem ankiety należy udostępnić im informację na temat wskaźników (np., „często” może oznaczać trzy skargi w ciągu roku). Warto przygotować ankietę według jednej, wybranej zasady, choć dopuszcza się używanie różnych form zdobywania informacji w jednym arkuszu. Poza formą konstrukcji samej ankiety należy zdecydować, kto będzie dokonywał oceny i w jakim stopniu ocena powinna być oparta na konkretnych danych (oceniający musi mieć do nich dostęp) a w jakich na opinii oceniającego. W niektórych firmach, aby zobiektywizować ocenę, stosuje się metodę nazywaną 360°. Polega ona na tym, że każdego pracownika oceniają wszystkie osoby z nim współpracujące, zarówno przełożeni, współpracownicy równorzędni, jak i podwładni. To metoda bardzo czasochłonna i skomplikowana logistycznie. Prostszą formą, również pozwalającą na obiektywizm, jest modyfikacja metody 360°, nazywana często metodą 180°. Nie jest w niej dokładnie określone jakie osoby powinny oceniać pracownika. Ważne, by nie pozostawić tego zadania wyłącznie przełożonemu. Proponuje się, by pracownik dokonywał samooceny, wypełniając ankietę o identycznej konstrukcji jak ta dla przełożonego. Warto także pokusić się o wprowadzenie do ankiety kilku pytań uzupełniających, na które mogłyby odpowiedzieć jedna lub dwie najczęściej współpracujące z ocenianym osoby. Te pytania nie mogą jednak dotyczyć zakresu, o którym współpracownik ocenianego nie posiada rzetelnej i obiektywnej wiedzy. Np. nie można pytać nauczyciela, który głównie współorganizuje z naszym ocenianym przedsięwzięcia szkolne, o ilość skarg czy pochwał na jego temat ze strony rodziców uczniów, ponieważ nie powinien posiadać takiej wiedzy. Możemy go jednak zapytać o zaangażowanie ocenianego w zadania, przy których współpracują. Decyzja o tym, jakie osoby i w jakim zakresie będą brały udział w procesie oceny każdego z pracowników powinna stanowić podstawę do skonstruowania ankiety i ewentualnych instrukcji. Osobną sprawą wydaje się wzięcie pod uwagę opinii samych uczniów, która nie powinna być składową oceny pracowniczej. Jeśli jednak kontakt nauczycieli z uczniami został wymieniony jako jeden z obszarów istotnych dla osiągania celów szkoły, to warto taką opinię wziąć pod uwagę, dokonując oceny każdego pracownika. Uczelnie wyższe wprowadziły arkusze oceny wykładowców przez studentów jako stały element końca każdego semestru. Niepedagogiczni pracownicy szkoły również powinni podlegać ocenie. Warto jednak przygotować ankietę, w której część pytań można odnieść do wszystkich pracowników (np. dotyczących kompetencji, terminowości, procesów uczenia się) a część wyłącznie do nauczycieli. W takiej sytuacji można zaznaczyć, że w przypadku pracowników niepedagogicznych należy tę część pominąć. Konstruowanie ankiety Opracowując pytania czy stwierdzenia do ankiety, poza omówionymi wcześniej aspektami należy pamiętać o kilku rzeczach: • każde zdanie powinno być jasne i rozumiane tak samo przez różne osoby, • do ankiety należy stworzyć wprowadzenie, które krótko wyjaśni jej cel i uprzedzi, że oceniający musi być obiektywny, • konstruując każde pytanie/stwierdzenie należy zwrócić baczną uwagę czy odpowiedź na nie pozwoli uzyskać informacje o pracowniku istotne ze względu na wytyczone obszary oceny; jeśli jest to wątpliwe – lepiej zrezygnować z pytania. Niepotrzebne dopytywanie przedłuży ankietę, przysłoni jej sens i może wzbudzić niechęć do całego procesu zarówno w oceniającym, jak i ocenianym, • ankietę należy podzielić na część dla przełożonego, część dla oceniającego współpracownika i część na samoocenę zainteresowanego; jeśli to możliwe, części ankiety powinny być rozłączne, • ankieta powinna też zawierać część, w której oceniany mógłby zawrzeć swoje oczekiwania dotyczące szkoleń i możliwości rozwoju, • w ankiecie warto też przewidzieć miejsce na podsumowanie dokonywane wspólnie przez ocenianego i jego przełożonego – w formie wniosków i planów na przyszłość, • po skonstruowaniu ankiety należy przekazać ją niezależnie kilku osobom, które nie brały udziału w jej tworzeniu, by zweryfikować jej zrozumiałość i klarowność, następnie należy skonfrontować ich wrażenia i dokonać potrzebnych zmian czy poprawek. Logistyka procesu oceny Jeśli przewidziano, że ankietę wypełniać będzie więcej niż jedna osoba to istotne jest przemyślenie harmonogramu całego procesu. Jedną z najistotniejszych spraw przy ocenie jest poufność. Jedynymi osobami, które mają prawo poznać pełną treść wszystkich części wypełnionej ankiety są oceniany pracownik i jego przełożony. Dlatego jeśli część ankiety ma być wypełniana przez jednego ze współpracowników ocenianego, wskazane jest, by części ankiety były rozłączne i by ta osoba nie miała dostępu do pozostałych elementów. Przy takim rozwiązaniu możliwe jest też uniknięcie sugerowania się wypełnionymi już częściami przez pozostałe osoby (np. przełożony nie będzie mógł sugerować się samooceną pracownika). Wypełnienie przez wszystkie osoby ankiety powinna kończyć rozmowa podsumowująca przełożonego i ocenianego pracownika. Wnioski z rozmowy powinno się zawrzeć w odpowiednim miejscu w ankiecie. Ankieta po ocenie staje się dokumentem archiwizującym stan obecny oraz pisemną umową między pracownikiem a przełożonym dotyczącą deklarowanych zmian. Zamieszczamy również przykład ankiety dla przełożonego używanej w procesie oceny w szkoły. Identyczną ankietę, ze stwierdzeniami użytymi w pierwszej osobie, otrzymali również oceniani pracownicy. Ostatecznie ankiety były porównywane i omawiane w czasie rozmowy pracownika z przełożonym.