STAN PRAWNY NA 30 PAŹDZIERNIKA 2020 Pracownik na zwolnieniu lekarskim Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870), • Rozporządzenie MPiPS z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. z 1999 r. Nr 65 poz. 743). Podczas choroby udokumentowanej zwolnieniem lekarskim pracownik nie świadczy pracy, ale zachowuje prawo do wynagrodzenia. W związku z tym na pracodawcy spoczywają pewne obowiązki, m.in. ustalenie prawa do wynagrodzenia chorobowego, jego wysokości oraz wypłata na konto wynagrodzenia za czas choroby. Choroba pracownika przez pierwsze 33 dni w danym roku kalendarzowym daje mu prawo do wynagrodzenia pokrywanego ze środków pracodawcy. Z kolei w przypadku pracowników powyżej 50. roku życia przez pierwsze 14 dni wynagrodzenie jest płatne przez pracodawcę. Jeżeli łącznie liczba dni wszystkich zwolnień przekracza 33 lub 14 dni, wówczas kolejno od 34. lub 15. dnia począwszy, wypłacany jest zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Prawo do zasiłków i ich wysokość ustalają (oraz zasiłki te wypłacają) płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Do liczby ubezpieczonych wlicza się osoby zgłoszone na 30 listopada do ubezpieczenia chorobowego, w tym: pracowników, zleceniobiorców, osoby wykonujące pracę nakładczą, które przystąpiły do ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 ubezpieczonych, wówczas musi przesłać do ZUS-u formularz Z-3, aby zasiłek chorobowy pracownikowi wypłacił ZUS. Świadczenia chorobowe W przypadku nowozatrudnionego pracownika należy ustalić, czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia za chorobę, czy zwolnienie lekarskie tylko usprawiedliwia nieobecność. Prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego pracownik nabywa po upływie 30 dni trwania ubezpieczenia (okres wyczekiwania). Nie każdy pracownik musi czekać aż 30 dni, aby nabyć prawo do świadczenia chorobowego. Jeśli bowiem przed okresem aktualnego zatrudnienia podlegał ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu, niezależnie od tego, czy było to ubezpieczenie obowiązkowe czy dobrowolne, okres tego poprzedniego ubezpieczenia może być doliczony do wymaganego nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Przy czym będzie to możliwe, jeżeli przerwa między tymi okresami nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Zasiłek chorobowy bez okresu wyczekiwania przysługuje także, jeśli pracownik jest: • absolwentem szkoły lub szkoły wyższej i został objęty ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpił do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych, w przypadku kierunków lekarskich, lekarsko-dentystycznych i weterynarii – od daty złożenia ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu, a w przypadku kierunku farmacji – od daty zaliczenia ostatniej przewidzianej w planie studiów praktyki, • niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, • pracownik posiada co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Natomiast jeśli pracownik został zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego, należy się także upewnić, czy nie korzystał już w tym roku z wynagrodzenia chorobowego u poprzedniego pracodawcy (informacja taka znajduje się w świadectwie pracy), a jeżeli tak, to w jakim wymiarze. Informacja ta jest niezbędna do ustalenia, jakie świadczenie będzie mu przysługiwało, gdyż jeżeli u poprzedniego pracodawcy chorował odpowiednio powyżej 33 lub 14 dni, wówczas należy naliczać od razu zasiłek chorobowy. Wysokość świadczenia chorobowego Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. W przypadku niezdolności spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobą przypadającą w czasie ciąży lub za czas poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów pracownik zachowuje prawo do 100 proc. wynagrodzenia. Z kolei za czas niezdolności pracownika do pracy z tytułu pobytu w szpitalu (tylko w przypadku, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi zasiłek chorobowy) pracownik zachowuje prawo do 70 proc. zasiłku. Podstawa wynagrodzenia Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Ustalając podstawę, uwzględniane są konkretne miesiące poprzedzające zwolnienie lekarskie bez względu na to, kiedy nastąpiła wypłata wynagrodzenia. W sytuacji gdy pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie i pracuje krócej niż 12 miesięcy, podstawą wynagrodzenia/zasiłku jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Do wspomnianej podstawy świadczenia chorobowego wchodzi: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, a także inne składniki, takie jak: • wynagrodzenie urlopowe, • wynagrodzenie za pracę w nocy i godzinach nadliczbowych, • inne dodatki i nagrody, premie i prowizje (jeżeli są pomniejszane za okres niezdolności do pracy), – o ile była od nich naliczona składka na wynagrodzenie chorobowe. Wyliczanie wynagrodzenia chorobowego: 1. Od podstawy wynagrodzenia chorobowego należy odjąć składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, czyli od wyliczonej podstawy należy odliczyć wysokość procentu na składki ubezpieczeń społecznych pokrywanego przez pracownika, czyli 13,71 proc. 2. Za jeden dzień niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1/30 podstawy wymiaru świadczenia chorobowego – podstawę po pomniejszeniu składek należy podzielić przez 30 dni (niezależnie od faktycznej liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu). 3. Otrzymany wynik należy pomnożyć przez procent wynagrodzenia przysługującego za okres zwolnienia lekarskiego, co daje wynagrodzenie za jeden dzień choroby, które następnie należy przemnożyć przez liczbę dni niezdolności do pracy. 4. Aby ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, należy podzielić płacę zasadniczą przez 30. Otrzymaną wartość należy pomnożyć przez liczbę dni kalendarzowych zwolnienia lekarskiego. Powstały wynik odejmuje się od płacy zasadniczej i otrzymuje się wynagrodzenie za dni, w których świadczono pracę. Przykłady ustalania wymiaru zasiłku Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku: • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy, • przyjmuje się – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy. Jeżeli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, uzupełnione do pełnej wysokości. W razie zmiany umowy o pracę polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest stosowana w przypadku, gdy zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, albo w miesiącach poprzedzających. Jeżeli pracownikowi przyznano składnik wynagrodzenia tylko do określonego terminu (np. dodatek służbowy) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się ten składnik tylko za okres przypadający do tego terminu. Po upływie terminu, mimo nadal trwającej niezdolności do pracy, składnik ten wyłącza się z podstawy wymiaru zasiłku. Zasada ta ma zastosowanie m.in. do wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy-zlecenia albo umowy o dzieło, z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Podstawy wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy. Przykład Pani Anna Kowalska jest zatrudniona na postawie umowy o pracę na 1/1 etatu. Stała wysokość wynagrodzenia miesięcznego wynosi 3200 zł brutto. Oprócz tego pracownicy przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości 550 zł brutto. Od marca 2020 r. otrzymuje również miesięczną premię motywacyjną w wysokości 280 zł brutto. Dodatki do wynagrodzenia nie są wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych. W okresie od 30 sierpnia 2020 r. do 6 września 2020 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego to przeciętne wynagrodzenie należne za okres od sierpnia 2019 do lipca 2020. 1. Podstawę należy wyliczyć następująco: • (3200 zł +550 zł) x 7 miesięcy+ (3200 zł + 550 zł + 280 zł) x 5 miesięcy = 26250 zł + 20150 zł = 46 400 zł, • 46 400 zł podzielone przez 12 miesięcy = 3866,67 zł. 2. Od podstawy należy odjąć procent składek na ubezpieczenia społeczne: 3866,67 zł - 13,71 proc. = 3336,55 zł 3. Należy obliczyć wynagrodzenie za jeden dzień niezdolności do pracy: 3336,55 zł / 30 dni x 80 proc. = 88,98 zł 4. Następnie należy obliczyć wynagrodzenie za 8 dni choroby (30.08–06.09): 88,98 zł x 8 dni = 711,84 zł 5. Kolejny krok to obliczenie wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca: sierpień: 4030 zł / 30 dni x 2 dni = 268,67 zł 4030 zł - 268,67 zł = 3761,33 zł, wrzesień: 4030 zł / 30 dni x 6 dni = 806 zł 4030 zł - 806 zł = 3224 zł Okres zasiłkowy Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy przez okres trwania niezdolności do pracy, nie dłużej niż przez okres: • 182 dni, • 270 dni – w przypadku gdy niezdolność do pracy jest spowodowana gruźlicą lub przypada w trakcie ciąży. Niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą jest oznaczana w zaświadczeniu lekarskim kodem „D”, a niezdolność do pracy przypadająca na okres ciąży – kodem „B”. Do okresu zasiłkowego wlicza się okresy orzeczonej niezdolności do pracy, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Do jednego okresu zasiłkowego (182 lub 270 dni) wlicza się wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, nawet jeżeli nieprzerwana niezdolność do pracy była spowodowana różnymi przyczynami. W przypadku przerw w niezdolności do pracy do jednego okresu zasiłkowego wlicza się okresy poprzedniej niezdolności do pracy spowodowanej tą samą przyczyną, jeżeli przerwa w tej niezdolności nie przekroczyła 60 dni. Do okresu zasiłkowego wlicza się też okresy orzeczonej niezdolności do pracy, za które wypłacono pracownikowi wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy, jak i okresy, w których nie ma prawa do tych świadczeń, jeżeli: • niezdolność do pracy spowodowana została w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia, co zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu, • niezdolność do pracy została spowodowana nadużyciem alkoholu (fakt ten jest stwierdzony przez lekarza kodem „C” w zaświadczeniu lekarskim lub w odpowiednim postępowaniu, np. mającym na celu ustalenie okoliczności wypadku), • zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane, • pracownik wykonywał w czasie zwolnienia lekarskiego pracę zarobkową albo wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z celem tego zwolnienia, co zostało stwierdzone w trakcie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy przeprowadzanej przez płatnika zasiłku. Jeśli pracownik miał przerwę w niezdolności do pracy i po przerwie powstała niezdolność do pracy z innej przyczyny, ma on prawo do nowego okresu zasiłkowego. Brak prawa do zasiłku Zasiłek nie przysługuje pracownikowi za okres niezdolności do pracy: • za który zachowuje prawo do wynagrodzenia, na podstawie przepisów szczególnych, • jeżeli przebywa na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym, • jeżeli został tymczasowo aresztowany lub odbywa karę pozbawienia wolności, • która przypada w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, • która powstała w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia, co stwierdza prawomocne orzeczenie sądu, • za okres pierwszych pięciu dni, jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana nadużyciem alkoholu (fakt ten jest stwierdzony przez lekarza kodem „C” w zaświadczeniu lekarskim lub w odpowiednim postępowaniu, np. mającym na celu ustalenie okoliczności wypadku), • objęty zwolnieniem lekarskim, które zostało sfałszowane, • objęty zwolnieniem lekarskim, w czasie którego wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, co zostało stwierdzone podczas kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy. Jeżeli pracownik chorował nieprzerwanie powyżej 30 dni, pracodawca musi skierować pracownika na kontrolne badania lekarskie. Archiwizacja e-zwolnień Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE ZUS (platforma usług elektronicznych), należy przechowywać przez okres co najmniej trzech lat w formie elektronicznej. Zgodnie z zaleceniami ZUS-u nie należy drukować dokumentu elektronicznego. Dokument ten opatrzony jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym (PZ ePUAP), albo certyfikatem z ZUS-u – musi być przechowywany w oryginalnej postaci. Inspektorzy kontroli ZUS-u przeprowadzają kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, w szczególności mogą badać ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłacanie oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli oraz zabezpieczać zebrane dowody, a płatnicy składek są obowiązani udostępnić im te dokumenty, w tym elektroniczne zwolnienia lekarskie. Ochrona pracownika przed zwolnieniem Przepisy przewidują w tym zakresie dwa odrębne okresy ochronne, które będą się różniły przede wszystkim okresem zatrudnienia u danego pracodawcy. Pierwszy dotyczy pracowników, których niezdolność do pracy z powodu choroby trwa dłużej niż trzy miesiące i byli zatrudnieni u danego pracodawcy nie krócej niż sześć miesięcy. Drugi dotyczy zaś pracowników zatrudnionych co najmniej sześć miesięcy lub niezdolnych do pracy z powodu wypadku w pracy lub choroby zawodowej, których niezdolność do pracy z powodu choroby trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze trzy miesiące. Po upływie wspomnianych okresów ochrona pracownika ustaje i pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Podczas zwolnienia lekarskiego pracownika można z nim rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, jeżeli zachodzą przesłanki do zwolnienia dyscyplinarnego. Pracownik na zwolnieniu lekarskim – co powinien wiedzieć pracodawca? • Choroba pracownika przerywa urlop wypoczynkowy, zwolnienie z powodu opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny nie przerywa tego urlopu. • Zwolnienie lekarskie nie przerywa urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego czy bezpłatnego. • Praca podczas zwolnienia lekarskiego jest bezwzględnie zakazana i pracodawca nie może jej od pracownika wymagać. Dopuszczenie do pracy w okresie zwolnienia lekarskiego stanowi naruszenie przepisów BHP, a tym samym stanowi też wykroczenie przeciwko prawom pracownika. • Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do tego, czy zatrudnianemu przez niego pracownikowi zasadnie zostało wystawione zaświadczenie lekarskie, może zwrócić się do ZUS-u o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby tego pracownika. Pracodawcy, którzy są uprawnieni do wypłaty zasiłków, są także uprawnieni do kontrolowania pracowników co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. • Jeżeli pracownik przepracował cały dzień, do lekarza poszedł po pracy, a lekarz wystawił zwolnienie od dnia wizyty, wówczas niezdolność do pracy z powodu choroby należy liczyć od dnia następnego. • Zwolnienie lekarskie wystawione pracownikowi przez zagranicznego lekarza musi być honorowane przez pracodawcę. Dokumenty wystawione na terytorium Unii Europejskiej nie wymagają tłumaczenia przysięgłego. Jeżeli pracodawca nie zna języka, w którym wystawione jest zwolnienie, może zażądać tłumaczenia, ale wystarczające jest zwykłe tłumaczenie (inne niż przysięgłe).