STAN PRAWNY NA 23 PAŹDZIERNIKA Sekretariat w czasie pandemii Opracowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym w Ostrołęce; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz innych publikacji z zakresu oświaty; trener szkoleń z zakresu oświaty i posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły Podstawa prawna: • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.). Miejscem w placówce oświatowej, w którym wykonuje się większość czynności kancelaryjnych, jest sekretariat. Jako nowoczesne biuro powinien przede wszystkim: • skutecznie pośredniczyć w komunikacji między placówką a otoczeniem, • tworzyć wizerunek placówki przez przestrzeganie odpowiednich zasad podczas: o przyjmowania interesantów, o przyjmowania gości, o działań marketingowych, o prowadzenia korespondencji, o organizowania zebrań rady pedagogicznej. Jednak podstawowymi czynnościami wykonywanymi w sekretariacie są: • czynności kancelaryjne – podstawowe działania związane z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji, obsługą interesantów itp., • czynności manipulacyjne – zadania związane z pracą techniczną wykonywaną na tym stanowisku, np. obsługa komputera oraz innych urządzeń biurowych, • praca koncepcyjna – związana z przygotowywaniem (planowaniem) jakiegoś zadania, wymagająca wytężonego wysiłku umysłowego i szczególnej koncentracji uwagi, • czynności archiwistyczne – archiwizacja, porządkowanie, konserwacja akt, prowadzenie archiwum zakładowego . W jaki sposób – w świetle powyższych uwag – zorganizować pracę sekretariatu w czasie pandemii? Jak ustawić biurka w pomieszczeniu biurowym, przyjmować interesantów? Jak postępować z dokumentami? Rozporządzenie MEN z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 ustanowiło określone ograniczenia, nakazy i zakazy w stosunku do jednostek systemu oświaty w związku z wystąpieniem stanu epidemii, te jednak odnoszą się przede wszystkim do organizacji nauczania. Dokumentami, w których można by ewentualnie szukać informacji na temat organizacji pracy sekretariatu, są – dostępne na stronie MEN-u – wytyczne MEN, MZ i GIS dla publicznych i niepublicznych szkół i placówek obowiązujące od 1 września 2020 r. oraz zalecenia dla dyrektorów publicznych i niepublicznych szkół i placówek w strefie czerwonej oraz żółtej. Niestety nie ma w wytycznych zaleceń skierowanych wprost do sekretariatów, niemniej można przywołać te zapisy, które obejmują także pracowników administracji. W zakresie organizacji zajęć w szkole i placówce: 1. Przy wejściu do budynku szkoły należy zamieścić informację o obowiązku dezynfekowania rąk oraz instrukcję użycia środka dezynfekującego. Wszystkim wchodzącym do budynku szkoły należy umożliwić skorzystanie z płynu do dezynfekcji rąk. 2. W miarę możliwości należy ograniczyć przebywanie w szkole osób z zewnątrz do niezbędnego minimum (obowiązuje je stosowanie środków ochronnych: osłona ust i nosa, rękawiczki jednorazowe lub dezynfekcja rąk, tylko osoby bez objawów chorobowych sugerujących infekcję dróg oddechowych) i w wyznaczonych obszarach. 3. Jeżeli pracownik szkoły zaobserwuje u ucznia objawy mogące wskazywać na infekcję dróg oddechowych, w tym w szczególności gorączkę, kaszel, należy odizolować ucznia w odrębnym pomieszczeniu lub wyznaczonym miejscu, zapewniając min. 2 m odległości od innych osób, i niezwłocznie powiadomić rodziców/opiekunów o konieczności odebrania ucznia ze szkoły (rekomendowany własny środek transportu). 4. Obowiązują ogólne zasady higieny: częste mycie rąk (po przyjściu do szkoły należy bezzwłocznie umyć ręce), ochrona podczas kichania i kaszlu oraz unikanie dotykania oczu, nosa i ust. 5. Przedmioty i sprzęty znajdujące się w sali, których nie można skutecznie umyć, uprać lub dezynfekować, należy usunąć lub uniemożliwić do nich dostęp. 6. Personel kuchenny i pracownicy administracji oraz obsługi sprzątającej powinni ograniczyć kontakty z uczniami oraz nauczycielami. W zakresie higieny, czyszczenia i dezynfekcji pomieszczeń i powierzchni: 1. Przy wejściu głównym należy umieścić numery telefonów do właściwej miejscowo powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej, oddziału zakaźnego szpitala i służb medycznych. 2. Należy dopilnować, aby wszystkie osoby trzecie, w tym rodzice uczniów, wchodząc do szkoły, dezynfekowały dłonie lub zakładały rękawiczki ochronne, miały zakryte usta i nos oraz nie przekraczały obowiązujących stref przebywania. 3. Należy regularnie myć ręce wodą z mydłem. Z zaleceń dla dyrektorów publicznych i niepublicznych szkół i placówek w strefie czerwonej oraz żółtej wynika ponadto, że dodatkowo można m.in.: • ograniczyć do minimum przychodzenie i przebywanie osób trzecich, w tym w strefach wydzielonych, • wprowadzić obowiązek zachowania dystansu między pracownikami szkoły w przestrzeniach wspólnych szkoły lub stosowanie przez nich osłony ust i nosa (pokój nauczycielski, korytarz), • mierzyć termometrem bezdotykowym temperaturę ciała pracownikom przy wejściu do szkoły, a w przypadku gdy jest ona równa albo przekracza 38°C, pracownik nie podejmuje pracy i powinien skorzystać z teleporady medycznej, • w przypadku wystąpienia niepokojących objawów chorobowych u ucznia lub pracownika należy obowiązkowo dokonać pomiaru temperatury ciała: o jeżeli pomiar termometrem bezdotykowym wynosi 38°C lub wyżej – należy powiadomić rodziców ucznia w celu ustalenia sposobu odebrania dziecka ze szkoły, przypomnieć o obowiązku skorzystania z teleporady medycznej, o jeżeli pomiar termometrem innym niż bezdotykowy wynosi od 37,2°C do 37,9°C – należy powiadomić rodziców ucznia i ustalić ewentualną konieczność sposobu odebrania dziecka ze szkoły. Jak ustawić biurka w sekretariacie? Zgodnie z przywołanym wyżej Rozporządzeniem w związku z wystąpieniem stanu epidemii pracodawca ma obowiązek takiego zorganizowania miejsca pracy, aby odległość pomiędzy stanowiskami pracy wynosiła co najmniej 1,5 m. Według Głównego Inspektoratu Pracy, gdy ze względu na sposób wykonywania prac nie jest możliwe zachowanie odległości 1,5 m pomiędzy dwoma najbliższymi pracownikami, należy równoważyć brak zachowania tej odległości wyposażeniem pracowników w odpowiednie środki ochrony zbiorowej lub indywidualnej. Inspektorat zauważył też, że zakłady pracy są zobowiązane zapewnić osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk. Zastosowanie powyższych wytycznych będzie miało miejsce w przypadku, gdy sekretariat jest miejscem pracy wielostanowiskowej. W przypadku stanowiska jednoosobowego należy pamiętać jedynie o takim umieszczeniu biurka, aby interesanci mogli zachować zalecaną odległość. Jednocześnie rekomenduje się, aby biurko było osłonięte parawanem ochronnym wykonanym np. z pleksi lub szkła, który chroniłby pracownika przed zakażeniem. Jak przyjmować interesantów? Zgodnie z wytycznymi MEN-u należy w miarę możliwości ograniczyć przebywanie w szkole osób z zewnątrz do niezbędnego minimum i w wyznaczonych obszarach. W szkołach praktykuje się zobowiązanie pracownika obsługi (np. woźnego) do wpuszczania wyłącznie interesantów, którzy posiadają maseczki ochronne, nie wykazują objawów sugerujących infekcje dróg oddechowych oraz mają umotywowaną potrzebę wizyty w sekretariacie szkoły. Stosuje się również prowadzenie ewidencji osób, które przychodzą do sekretariatu. Po każdorazowej wizycie interesanta pomieszczenie powinno być wietrzone, a powierzchnie i przedmioty, których dotykał, zdezynfekowane. Niemniej w sposób szczególny rekomenduje się zdalną obsługę interesantów za pomocą poczty elektronicznej, systemu e-PUAP lub innej aplikacji, która temu służy. Wchodzący do sekretariatu uczniowie i nauczyciele powinni zachować dystans społeczny w stosunku do pracownika sekretariatu, zakrywać usta i nos maseczką ochronną oraz dezynfekować dłonie. Główny Inspektorat Sanitarny zwraca uwagę na konieczność zapewnienia czystości i higieny pomieszczeń. Powierzchnie dotykowe, takie jak: biurka, stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury, monitory), powinny być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym lub przecierane wodą z detergentem. Regularnie i starannie sprzątane z użyciem wody z detergentem powinny być obszary często używane, takie jak toalety i pomieszczenia wspólne. Jak przyjmować dokumenty? Do sekretariatu oprócz poczty elektronicznej wpływa również poczta tradycyjna, przynoszona prosto do szkoły przez listonosza lub interesantów, a także odbierana przez pracownika sekretariatu w urzędzie pocztowym. Wskazane jest, aby wyznaczone zostało określone miejsce, w którym interesanci mogą zostawić korespondencję. Takie rozwiązanie stosowano np. w trakcie naboru. Wywieszone zostały skrzynki bądź wystawione pojemniki do korespondencji. Rekomendowane są te rozwiązania, które umożliwiają tzw. kwarantannę dokumentów. Wytyczne MEN-u dotyczące bibliotek zalecają uwzględnianie koniecznego okresu 2 dni kwarantanny dla książek i innych materiałów przechowywanych w bibliotekach. Te same zalecenia powinny dotyczyć również dokumentów wpływających do sekretariatu tradycyjną pocztą bądź tych, które zostały złożone przez interesantów. Pracownik, odbierając dokumenty od listonosza lub z miejsca ich składowania, powinien mieć na sobie maseczkę ochronną i rękawiczki. Następnie powinien umieścić otrzymaną korespondencję w pomieszczeniu specjalnie wydzielonym do kwarantanny. Światowa Organizacja Zdrowia wskazuje w swoich badaniach, że koronawirus może przetrwać do 72 godzin na plastiku i stali nierdzewnej, na miedzi mniej niż 4 godziny, a na tekturze – poniżej 24 godzin. Z uwagi na te badania stosuje się również kwarantannę 24-godzinną. W praktyce oznacza to, że pisma terminowe, jak np. faktury z określonymi terminami płatności, nie ulegną przeterminowaniu. Należy więc stwierdzić, że podczas walki z koronawirusem najważniejsze jest odpowiedzialne zachowanie i przestrzeganie obowiązujących obostrzeń. Skuteczna walka z koronawirusem polega na przestrzeganiu podstawowych zasad postępowania: • zachowanie dystansu min. 1,5 m, • częste mycie rąk i ich dezynfekcja, • noszenie maseczki w celu zasłonięcia ust i nosa.