STAN PRAWNY NA 30 WRZEŚNIA 2020 Książka obiektu budowlanego w przedszkolu Opracowała: Joanna Pieczarka-Swadźba, prawnik, specjalista prawa oświatowego i prawa socjalnego, autorka wielu tematycznych artykułów, pracownik Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego. Zaktualizowała: Małgorzata Celuch, nauczycielka matematyki i informatyki, wicedyrektorka szkoły, egzaminatorka, współorganizatorka międzyszkolnych zawodów matematycznych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1333), • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. Nr 120 poz. 1134). Konieczność prowadzenia książki obiektu budowlanego wynika wprost z przepisów Ustawy Prawo budowlane – zgodnie z treścią art. 64 obowiązek ten spoczywa na właścicielach i za-rządcach nieruchomości. Książka obiektu budowlanego stanowi dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego oraz remontów i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego (art. 64 ust. 1). Innymi słowy, książka obiektu budowlanego stanowi zbiór informacji i dokumentów pozwalających na ana-lizę stanu technicznego budynku. Przepisy nakładają obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego na właściciela lub zarządcę: • każdego budynku, • każdego obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia. Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie dotyczy jedynie budowli i obiek-tów wyraźnie zwolnionych z tego obowiązku (art. 64 ust. 2 Ustawy). Z analizy powyższych przepisów wynika, że właściciel lub zarządca przedszkola ma ustawo-wy obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego dla wszystkich budowli i obiektów budowlanych nie wyłączonych z takiego obowiązku. Ponadto prowadzenie książki zgodnie z jej przeznaczeniem niewątpliwie świadczy o prawidłowym zarządzaniu obiektem budowla-nym i ma wpływ na utrzymanie budynku we właściwym stanie technicznym. Wygląd dokumentacji Zgodnie z § 2 Rozporządzenia książka obiektu budowlanego powinna zostać założona w dniu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania i systematycznie prowadzona przez cały okres jego użytkowania. Rozporządzenie określa wzór książki obiektu budowlanego oraz szczegółowe wymagania dotyczące jej wyglądu i prowadzenia. Zgodnie z treścią § 3 i 4 Roz-porządzenia książka powinna: • mieć format A4, • być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie użytkowania obiektu, • mieć ponumerowane strony, • mieć zabezpieczone strony przed ich usunięciem lub wymianą. Nie mogą to być zatem ani luźne kartki, ani kartki, które z łatwością można wyciągnąć i wło-żyć z powrotem. W przypadku wypełnienia całej książki należy założyć kolejny tom i wpisać na stronie tytułowej jego numer oraz datę założenia. Jeśli np. przedszkole i jego filie mają wspólnego właściciela lub zarządcę, konieczne jest prowadzenie odrębnej książki dla każdego z budynków lub obiektów budowlanych. Jeżeli natomiast książka obiektu budowlanego zosta-ła założona przed 11 lipca 2003 r., należy ją prowadzić do czasu wypełnienia tomu na zasa-dach określonych w poprzednio obowiązującym Rozporządzeniu z dnia 19 października 1998 r. w sprawie książki obiektu budowlanego. Wymagania dotyczące wpisów do książki obiektu budowlanego W książce dokonuje się następujących wpisów (§ 5 Rozporządzenia): • podstawowe dane identyfikujące obiekt, takie jak: o rodzaj obiektu i jego adres, o właściciel lub zarządca wymieniony z nazwy lub imienia i nazwiska, o protokół odbioru obiektu wraz z numerem i datą sporządzenia, o pozwolenie na użytkowanie obiektu ze wskazaniem nazwy organu, który je wydał oraz numerem i datą jego wydania, o zmiana właściciela lub zarządcy z podaniem numeru i daty protokołu przejęcia obiektu, o wpis o zamknięciu książki, data założenia; • dane ogólne o obiekcie wraz ze wskazaniem dokumentacji, w tym dokumentacji tech-nicznej przekazanej właścicielowi lub zarządcy przy zakładaniu książki, • plan sytuacyjny obiektu z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczonego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła, • protokoły kontroli oraz badań, o których mowa w art. 62 ust. 1 i 2 Ustawy, a także przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu. Do obowiązkowych badań obiektu, z których wpisy dokonuje się w książce obiektu, należą (art. 62 Ustawy): • kontrole okresowe wykonywane co najmniej raz w roku, polegające na sprawdzeniu stanu technicznego, a jeśli powierzchnia zabudowy budynku przekracza 2000 m², kon-trola okresowa powinna być wykonana co najmniej dwa razy do roku (do 31 maja i 30 listopada): o elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmos-feryczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, o instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, o instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych); • kontrole okresowe wykonywane co najmniej raz na pięć lat, polegające na sprawdzeniu stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia, a także na badaniu instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów, • kontrole doraźne bezpiecznego użytkowania obiektu w razie wystąpienia np. silnych wiatrów lub intensywnych opadów atmosferycznych, pożaru, powodzi, wyładowań atmosferycznych, w wyniku których następuje uszkodzenie obiektu budowlanego lub bezpośrednie zagrożenie takim uszkodzeniem, mogące spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia lub środowiska. Kontroli takich mogą dokonywać jedynie uprawnione osoby posiadające uprawnienia budow-lane w odpowiedniej specjalności. Ustawa wskazuje, jakie podmioty i w jakim zakresie są uprawnione do dokonywania kontroli, o których mowa wyżej (art. 62 ust. 4–6a Ustawy). Do książki obiektu budowlanego powinny być dołączane (art. 60 i 64 ust. 3 Ustawy): • protokoły z kontroli obiektu budowlanego, • oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, • świadectwo charakterystyki energetycznej, • opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania, • dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza budynku, a także inne doku-menty i decyzje dotyczące obiektu, a w razie potrzeby instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem. Właściciel bądź zarządca obiektu budowlanego jest zobowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty będące podstawą wpisów w książce obiektu budowlanego (art. 63 ust. 1 Ustawy). Dokonując wpisów do książki, należy pamiętać, że powinny one zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła. Ponadto wpis powinien być jednoznaczny i zwięzły. Ustawodawca jedynie w odniesieniu do wpisów w książce dotyczących rodzaju obiektu i jego adresu oraz nazwy lub imienia i nazwiska właściciela lub zarządzającego bu-dynkiem zobowiązał właściciela lub zarządcę albo osobę przez nich upoważnioną do dokona-nia wpisów. W odniesieniu do pozostałych wpisów w książce ustawodawca nie postanowił, że do ich dokonywania zobowiązany jest właściciel lub zarządca bądź osoba przez nich upo-ważniona. Może dokonać ich zatem np. osoba prowadząca kontrolę (§ 6 ust. 2 i 3 Rozporzą-dzenia). W przypadku popełnienia błędów przy dokonywaniu wpisów sprostowania tych błędów do-konuje się poprzez przekreślenie wyrazów pojedynczą linią oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej zmiany (§ 6 ust. 4 Rozporządzenia). Termin dokonania wpisów do książki Rozporządzenie wskazuje szczegółowo termin dokonania wpisów do książki. Zgodnie z tre-ścią § 6 Rozporządzenia, wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia oko-liczności, dla której wymagane jest dokonanie odpowiedniego wpisu. Podany termin jest ter-minem instrukcyjnym, to znaczy, że przepisy prawa nie przewidują skutków prawnych doko-nania wpisu w innym terminie, jednak dokonanie wpisu w książce będzie świadczyło o nie-prawidłowym jej prowadzeniu. Zagubiona dokumentacja Zdarzyć się może, że książka obiektu budowlanego zaginęła lub z jakichś powodów nie zosta-ła założona. Przepisy prawa nie przewidują takiej sytuacji, jednak w praktyce może dojść do takiego zdarzenia, w szczególności jeśli zmienił się właściciel budynku i nie przekazał księgi nowemu właścicielowi lub zarządcy. W takim przypadku należy pamiętać przede wszystkim o tym, że prawo budowlane nakłada na każdego właściciela lub zarządcę budynku bezwzględny nakaz prowadzenia takiej książki, a jej brak grozi karą grzywny. Zatem jedynym wyjściem z tej trudnej sytuacji jest jak najszybsze założenie nowej książki obiektu budowlanego i – jeśli to możliwe – odzyskanie kopii zaginionych dokumentów. Konsekwencje nieprowadzenia książki obiektu budowlanego Prawidłowe prowadzenie książki obiektu budowlanego jest istotne, gdyż dokument ten podle-ga kontroli wielu służb. Ustawa nakłada na właściciela lub zarządcę nieruchomości obowiązek udostępniania dokumentów dołączanych do książki obiektu budowlanego (art. 65 Ustawy). Przywołany przepis nie wskazuje wprost organów uprawnionych do kontroli tych doku-mentów, jednak należy przyjąć, że uprawnienia te posiadają inspektorzy nadzoru budowlane-go, jako organu właściwego w sprawach kontroli obiektów budowlanych. Ponadto z przepi-sów odrębnych wynikają uprawnienia kontrolne również innych organów i jednostek organi-zacyjnych, takich jak Państwowa Straż Pożarna, Inspekcja Ochrony Środowiska, Inspekcja Sanitarna oraz Państwowa Inspekcja Pracy. Wszelkie nieprawidłowości związane z prowadzeniem książek obiektu budowlanego są w dużej mierze konsekwencją zaniedbań właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, co uwidacznia się np. w niewykonywaniu w obiekcie budowlanym okresowych kontroli stanu technicznego czy prowadzeniu w obiekcie budowlanym nielegalnych robót budowlanych. Takie zachowania są niedopuszczalne w świetle obowiązków, które nakładają na właścicieli i zarządców przepisy Ustawy Prawo budowlane. Dlatego też w trosce o bezpieczeństwo użyt-kowanych obiektów budowlanych organy nadzoru budowlanego szczebla podstawowego są zobowiązanie do kontrolowania sposobu prowadzenia książek obiektu budowlanego przez właścicieli i zarządców. Niespełnienie ustawowego obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego lub przechowywania wymaganych dokumentów, nieudzielenie informacji lub nieudostępnienie dokumentów żądanych przez właściwy organ, a także niepoddawanie bu-dynku lub obiektu budowlanego wymaganej kontroli – zgodnie z art. 93 pkt 8–10 Ustawy Prawo budowlane – jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.