STAN PRAWNY NA 24 WRZEŚNIA 2020 Komunikacja i współpraca z rodzicami w czasie pandemii – zdalne spotkania z wychowawcami Opracował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły, lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół, autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781),  Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.),  Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.),  materiał dotyczący zasad związanych z wideokonferencjami UODO, https://uodo.gov.pl/pl/138/1525 [dostęp: 24 września 2020]. Sytuacja związana z epidemią COVID-19 i wprowadzonymi obostrzeniami wymaga włożenia większego wysiłku w dbanie o relację wychowawców z rodzicami. Warto wprowadzać w życie tzw. dobre praktyki:  komunikowanie najważniejszych informacji rodzicom na bieżąco – przez publikowanie na stronie szkoły, wpisy w e-dzienniku lub wysłanie e-mailem,  zorganizowanie zdalnego dyżuru pedagoga lub psychologa dla rodziców,  uzyskiwanie informacji zwrotnej od rodziców na temat potencjalnego przyjętego modelu edukacji zdalnej, np. przez ankietę lub kontakt telefoniczny wychowawców klas z rodzicami. Współpraca z rodzicami Współpraca z rodzicami uczniów stała się w dobie pandemii ważniejsza niż wcześniej. Zaangażowanie rodziców w proces edukacji jest jego kluczowym i nieodzownym elementem, dlatego płynność w komunikacji z nimi może znacznie ułatwić realizację zadań szkoły. W wielu placówkach dyrektorzy kierują do wszystkich rodziców listy, wysyłając je przez dziennik elektroniczny, e-mailem lub publikując na stronie szkoły albo na internetowym forum rodziców. W takiej korespondencji można omówić podstawowe zasady funkcjonowania szkoły w czasie pandemii, zaproponować kontakt i dzielenie się informacjami zwrotnymi, poprosić o wypełnienie ankiety itp. Także wychowawcy przy pomocy wybranego wcześniej narzędzia powinni kontaktować się z rodzicami swoich uczniów. Taka komunikacja pozwoli przekazać podstawowe informacje dotyczące rozwiązań przyjętych dla danej klasy oraz zdać relację z postępów uczniów. Jak bezpiecznie korzystać z wideokonferencji? Kontakty online z rodzicami w obecnej sytuacji epidemicznej stają się szkolną rzeczywistością. Do najczęściej wybieranych sposobów należą wideokonferencje i połączenia wideo za pomocą innych komunikatorów. UODO zaleca, aby w trakcie wideokonferencji:  ograniczyć ilość podawanych danych osobowych – użyj służbowego adresu e-mail,  nie udostępniać linków do konferencji w mediach społecznościowych,  włączyć, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania online,  zarządzać opcjami udostępniania ekranu,  korzystać, jeżeli to możliwe, z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli otoczenia),  korzystać z opcji „poczekalnia”, tak aby móc kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, by uniknąć uczestnictwa przypadkowych lub niechcianych osób w spotkaniu,  wyłączyć mikrofon i kamerę, logując się do telekonferencji (włączyć je, gdy będzie to potrzebne). Natomiast po skończeniu wideokonferencji należy:  wyłączyć mikrofon i kamerę,  upewnić się, że spotkanie online zostało zakończone i zamknąć aplikację. Jak można zabezpieczyć dane osobowe w czasie spotkania online z rodzicami? Szkoła ma obowiązek poinformować rodziców o zasadach zdalnego spotkania z wychowawcą. Ta informacja powinna zostać przekazana w prosty sposób, tak aby była zrozumiała dla całej grupy rodziców. Jeżeli szkoła, organizując wideokonferencję, będzie korzystać z nowych narzędzi lub usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, musi poinformować uczestników o tym, w jaki sposób przetwarzane będą dane osobowe. Jednym z głównych obowiązków szkoły – związanych z ochroną danych osobowych – jest zabezpieczenie danych przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Chodzi o to, aby nie były one udostępniane osobom nieupoważnionym oraz nie uległy zniszczeniu, zmodyfikowaniu lub utracie. Nagrywanie przez rodziców spotkań z wychowawcą Niezależnie od obowiązujących przepisów prawa, nagrywanie spotkań online bez wiedzy i zgody ich uczestników jest naruszeniem norm społecznych. To tak, jakby nagrywać normalną lekcję ukrytym dyktafonem. Jeśli zajęcia lub inne spotkanie online mają być nagrane, wszyscy uczestnicy powinni zostać o tym poinformowani. Powinno się też jasno określić sposób dalszego wykorzystania nagrania. Nauczyciel może udzielić takiej zgody lub poinformować o jej braku w formie elektronicznej lub ustnej, np. przed rozpoczęciem spotkania online z rodzicami zakomunikować im, że nie wyraża zgody na rozpowszechnianie nagrania ze spotkania. Samo pozwolenie na nagranie spotkania przez rodziców nie oznacza zgody na jego upowszechnianie np. w internecie. Ważne! Polskie prawo, w celu ochrony wizerunku, ogranicza jedynie rozpowszechnianie wizerunku – możemy zrobić zdjęcie każdemu i każdego nagrać, jednak należy zadać pytanie, czy możemy materiał rozpowszechniać. Dlatego samo nagrywanie spotkania online z wychowawcą nie narusza ochrony wizerunku – takim naruszeniem będzie rozpowszechnianie nagrania bez zgody nauczyciela (art. 81 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Natomiast wykorzystywanie wizerunku nauczyciela (nie nagrywanie, tylko rozpowszechnianie) jest chronione na mocy prawa ochrony wizerunku i ochrony dóbr osobistych. Jeśli wizerunek nauczyciela zostanie wykorzystany w sposób, na który nie została wyrażona zgoda, można dochodzić roszczeń zarówno na mocy art. 81 Ustawy o prawie autorskim, jak i art. 24 Kodeksu cywilnego (jeśli rozpowszechnianie będzie bezprawne). Ważne! Warto uczulić rodziców na prawną różnicę między samym nagrywaniem spotkania a rozpowszechnianiem wizerunku prowadzącego nauczyciela i podkreślić, że nie wyraża się zgody na rozpowszechnianie swojego wizerunku (jeśli nauczyciel chce tego zabronić). Przed spotkaniem online warto ustalić zasady, według których będzie przebiegało, i poinformować o nich rodziców. Można je przygotować np. w oparciu o załączony do tekstu dokument Przykładowe zasady prowadzenia zebrań z rodzicami.