STAN PRAWNY NA 18 WRZEŚNIA 2020 Komunikacja i współpraca z rodzicami w czasie pandemii – zdalne spotkania z wychowawcami Opracował: Roman Lorens, konsultant ds. organizacji i zarządzania oświatą, ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli, były długoletni dyrektor szkoły, lider i koordynator doskonalenia zawodowego nauczycieli i kadry kierowniczej szkół, autor licznych artykułów z zakresu zarządzania oświatą i publikacji książkowych Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), • Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.), • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.), • materiał dotyczący zasad związanych z wideokonferencjami UODO, https://uodo.gov.pl/pl/138/1525 [dostęp: 13.09.2020 r.]. Sytuacja związana z epidemią COVID-19 i wprowadzonymi obostrzeniami wymaga od dyrektora szkoły włożenia większego wysiłku w dbanie o relację wychowawców z rodzicami. Warto wprowadzać w życie tzw. dobre praktyki: • spotkania online dyrektora szkoły z przedstawicielami rady rodziców, • komunikowanie najważniejszych informacji rodzicom na bieżąco – przez publikowanie na stronie szkoły, wpisy w e-dzienniku lub wysłanie e-mailem, • zorganizowanie zdalnego dyżuru pedagoga lub psychologa dla rodziców, • uzyskiwanie informacji zwrotnej od rodziców na temat obecnego modelu edukacji zdalnej, np. przez ankietę lub kontakt telefoniczny wychowawców klas z rodzicami. Współpraca z rodzicami Współpraca z rodzicami uczniów stała się w dobie pandemii ważniejsza niż wcześniej. Zaangażowanie rodziców w proces edukacji jest jego kluczowym i nieodzownym elementem, dlatego płynność w komunikacji z rodzicami może znacznie ułatwić realizację zadań szkoły. W wielu szkołach dyrektorzy kierują do wszystkich rodziców listy, wysyłając je przez dziennik elektroniczny, e-mailem lub publikując na stronie szkoły albo na internetowym forum rodziców. W takiej korespondencji można omówić podstawowe zasady funkcjonowania szkoły w czasie pandemii, zaproponować kontakt i dzielenie się informacjami zwrotnymi, poprosić o wypełnienie ankiety itp. Także wychowawcy przy pomocy wybranego wcześniej narzędzia powinni kontaktować się z rodzicami swoich uczniów. Taka komunikacja pozwoli przekazać podstawowe informacje dotyczące rozwiązań przyjętych dla danej klasy oraz zdać relację z postępów uczniów. Jak bezpiecznie korzystać z wideokonferencji? Kontakty online z rodzicami w obecnej sytuacji epidemicznej stają się szkolną rzeczywistością. Do najczęściej wybieranych sposobów należą wideokonferencje i połączenia wideo za pomocą innych komunikatorów. UODO zaleca, aby w trakcie wideokonferencji: • ograniczyć ilość podawanych danych osobowych – użyj służbowego adresu e-mail, • nie udostępniać linków do konferencji w mediach społecznościowych, • włączyć, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania online, • zarządzać opcjami udostępniania ekranu, • korzystać, jeżeli to możliwe, z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia), • korzystać z opcji „poczekalnia”, tak aby móc kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, by uniknąć przypadkowych lub niechcianych osób na spotkaniu, • wyłączyć mikrofon i kamerę, logując się do telekonferencji (włączyć je, gdy będzie to potrzebne). Natomiast po skończeniu wideokonferencji należy: • wyłączyć mikrofon i kamerę, • upewnić się, że spotkanie online zostało zakończone i zamknąć aplikację. Jak można zabezpieczyć dane osobowe w czasie spotkania online z rodzicami? Szkoła ma obowiązek poinformować rodziców o zasadach zdalnego spotkania z wychowawcą. Ta informacja powinna zostać przekazana w prosty sposób, tak aby była zrozumiała dla całej grupy, do której skierowany jest komunikat. Jeżeli szkoła, organizując wideokonferencję, będzie korzystać z nowych narzędzi lub usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, musi poinformować o tym, w jaki sposób będą przetwarzane dane osobowe. Jednym z głównych obowiązków szkoły – związanych z ochroną danych osobowych – jest zabezpieczenie danych przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Chodzi o to, aby dane nie były udostępniane osobom nieupoważnionym oraz nie uległy zniszczeniu, zmodyfikowaniu lub utracie. Czy zgodne z prawem jest nagrywanie przez rodziców spotkań z wychowawcą? Niezależnie od obowiązujących przepisów prawa, nagrywanie spotkań online bez wiedzy i zgody ich uczestników jest naruszeniem norm społecznych. To tak, jakby nagrywać normalną lekcję ukrytym dyktafonem. Jeśli lekcja lub inne spotkanie online mają być nagrane, to wszyscy uczestnicy powinni być o tym poinformowani. Powinien też być jasno określony sposób dalszego wykorzystania nagrania. Nauczyciel może w oświadczeniu takiej zgody lub jej braku udzielić w formie elektronicznej lub ustnej, np. przed rozpoczęciem spotkania online z rodzicami poinformować ich, że nie wyraża zgody na rozpowszechnianie nagrania ze spotkania. Samo pozwolenie na nagranie spotkania przez rodziców nie oznacza zgody na jego upowszechnianie np. w internecie. Ważne! Polskie prawo, w celu ochrony wizerunku, ogranicza jedynie rozpowszechnianie wizerunku – możemy zrobić zdjęcie (czy nagranie) każdemu, jednak należy zadać pytanie, czy możemy to zdjęcie rozpowszechniać. Dlatego samo nagrywanie spotkania online z wychowawcą nie narusza ochrony wizerunku – takim naruszeniem będzie rozpowszechnianie nagranej lekcji bez zgody nauczyciela (art. 81 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Natomiast wykorzystywanie wizerunku nauczyciela (nie nagrywanie, tylko rozpowszechnianie) jest chronione na mocy prawa ochrony wizerunku i ochrony dóbr osobistych. Jeśli wizerunek nauczyciela zostanie wykorzystany w sposób, na który nie została wyrażona zgoda, można dochodzić roszczeń zarówno na mocy art. 81 Ustawy o prawie autorskim, jak i art. 24 Kodeksu cywilnego (jeśli rozpowszechnianie będzie bezprawne). Ważne! Warto uczulić rodziców na prawną różnicę między samym nagrywaniem spotkania a rozpowszechnianiem wizerunku prowadzącego nauczyciela i podkreślić, że nie wyraża się zgody na rozpowszechnianie swojego wizerunku (jeśli nauczyciel chce tego zabronić). Przed spotkaniem online warto ustalić zasady, według których będzie przebiegało, i poinformować o nich rodziców.