STAN PRAWNY NA 18 WRZEŚNIA 2020 Odpis i korekta świadectwa pracy Opracowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289 ze zm.). Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie, którą upoważniono, za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Wydanie tego dokumentu nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Sposób wystawienia świadectwa pracy reguluje Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W tym dokumencie pracodawca powinien zawrzeć informacje m.in. na temat: okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania stosunku pracy albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także treści niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego, wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 k.p.). Zgodnie z art. 97 § 21 k.p. pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. Uwzględnienie wniosku będzie skutkowało wydaniem przez pracodawcę nowego dokumentu w ciągu siedmiu dni od otrzymania wniosku od pracownika. Według § 7 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy pracodawca zawiadamia pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy. W przypadku, gdy pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik w ciągu siedmiu dni od zawiadomienia o odmowie może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa do właściwego sądu pracy. Jeśli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika, pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Należy pamiętać, że świadectwo pracy jest dokumentem mającym duże znaczenie dla pracownika, szczególnie przy ustalaniu uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, np. emerytury, świadczenia przedemerytalnego czy zasiłku dla bezrobotnych. Korekta świadectwa pracy Jeśli pracownik zauważył błąd i wystąpił do pracodawcy o sporządzenie korekty świadectwa pracy już po ustawowym terminie na jego sprostowanie, to pracodawca i tak powinien skorygować powstałą omyłkę. Choć przepisy wprost nie nakładają na niego takiego obowiązku po upływie terminu wynikającego z art. 97 § 21 k.p., wydaje się to słusznym postępowaniem ze względu na znaczenie tego dokumentu dla pracownika. W ten sam sposób pracodawca powinien postąpić, jeżeli sam zauważy, że przy sporządzaniu świadectwa pracy popełnił błąd, a podwładny nie wystąpił o jego sprostowanie. Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy zawierającego błędne informacje i niedokładności narusza zasadę rzetelnego i pełnego podawania w omawianym dokumencie informacji wymaganych przez prawo. W takiej sytuacji pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy z faktyczną datą jego wystawienia. Nowy dokument nie powinien zawierać adnotacji typu „sprostowanie” lub „korekta”, gdyż wydaje się jedynie dwa pisma dotyczące zakończenia stosunku pracy: świadectwo pracy i odpis świadectwa pracy. Wzór świadectwa pracy w sposób bezwzględny określił ustawodawca i stanowi on załącznik do Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Wzór ten jest sformalizowany, pozbawiony dodatkowych elementów (a takim byłyby umieszczenie na świadectwie słowa „korekta” czy „sprostowanie” lub wyjaśnienie w informacjach uzupełniających, co zostało sprostowane) i jest wiążący dla pracodawców, ponieważ przy sprostowaniu świadectwa pracy na wniosek pracownika ustawodawca nie przewidział nowej formy „świadectwo pracy – sprostowanie”, lecz nakazał wydanie nowego dokumentu; również w przypadku dokonania sprostowania przez pracodawcę bez wniosku pracownika należy wydać nowy, poprawnie uzupełniony/sporządzony dokument. Jeżeli pracownik wystąpił do pracodawcy o sporządzenie korekty świadectwa pracy, ten powinien poprosić o zwrot nieprawidłowej wersji. Jeśli pracownik jej nie zwróci (przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku), pracodawca powinien sporządzić na ten temat notatkę i dołączyć ją do akt osobowych wraz z pismem potwierdzającym, że pracownik odebrał poprawione świadectwo (ewentualnie tzw. zwrotkę z poczty dokumentującą odbiór tej przesyłki). Do wystawianej korekty dobrze jest dołączyć pismo przewodnie informujące o jej zaistnieniu i przedmiocie poprawki – tj. czego dotyczyła, np. błędnie wykazanych dni zasiłkowych czy okresu zatrudnienia. Pracodawca, który sporządził korektę świadectwa pracy z własnej inicjatywy, raczej nie powinien usuwać starego świadectwa z akt osobowych. Usunięcie i zniszczenie starego dokumentu mogłyby go narazić na zarzut niewydania pisma w terminie, gdyż w takiej sytuacji nie mógłby przedstawić żadnego wiarygodnego dokumentu potwierdzonego podpisem pracownika (lub zwrotnego poświadczenia odbioru), że jest to korekta wydanego w ustawowym terminie świadectwa. Odpis świadectwa pracy W praktyce kadrowej zdarzają się także sytuacje, kiedy pracownik zwraca się do pracodawcy o odpis/duplikat świadectwa pracy, gdyż np. zagubił swój egzemplarz bądź uległ on zniszczeniu. W takiej sytuacji pracodawca, na podstawie posiadanej w aktach osobowych pracownika kopii świadectwa pracy, wystawia duplikat. Przepisy prawa nie określają sposobu i techniki przygotowania odpisu świadectwa pracy. Zgodnie z definicją słownikową duplikat to drugi egzemplarz dokumentu, identyczny z pierwszym. W odróżnieniu od kopii, duplikat nie jest utworzony na wzór oryginału, ale pochodzi z tego samego źródła, co pierwszy egzemplarz. Duplikat jest nowym dokumentem, wydawanym na wzór poprzedniego. Podkreślenia wymaga, że przepisy nie określają terminu, w jakim były pracodawca powinien wydać duplikat świadectwa pracy, zatem powinien zrobić to bez zbędnej zwłoki. Biorąc pod uwagę, że duplikat świadectwa pracy to po prostu świadectwo wystawione ponownie, należy użyć bieżącego wzoru. Datę wydania trzeba podać taką, jak na oryginale, a dodatkowo nanieść adnotację „DUPLIKAT z dnia…”. W doktrynie prawa pracy przyjmuje się, że skserowanie czy sporządzenie fotokopii przez pracodawcę egzemplarza świadectwa pracy przechowywanego w dokumentacji pracowniczej nie spełni wymogów dla sporządzenia duplikatu. Różnica między oryginałem świadectwa pracy a duplikatem dotyczy zaznaczenia, że jest to odpis – przy tej adnotacji podaje się aktualną datę jego wystawienia, np. 30 września 2020 r. W aktach zakładowych warto zamieścić notatkę o sporządzeniu duplikatu i powodach tej decyzji oraz dołączyć potwierdzenie odebrania go przez pracownika. Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej kopie świadectw pracy należy przechowywać w części C akt osobowych pracownika.