STAN PRAWNY NA 18 SIERPNIA 2020 Sprawozdania budżetowe Opracowała: Wioletta Kędziora, inspektor ds. ekonomiczno-finansowych Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta w Kołobrzegu. Zaktualizował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz wielu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), • Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1241 ze zm.), • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), • Ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 23 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1393 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1773). Placówki oświatowe funkcjonujące w formie jednostek budżetowych mają obowiązek sporządzania sprawozdań budżetowych. Na podstawie art. 41 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych minister finansów, po zasięgnięciu opinii prezesa GUS-u, wydał 9 stycznia 2018 r. Rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Treść ww. Rozporządzenia, w części dotyczącej placówek oświatowych funkcjonujących w formie jednostek budżetowych, określa m.in.: • rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania sprawozdań: o z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego, o z wykonania planów finansowych jednostek budżetowych, o z dochodów i wydatków na rachunkach, o których mowa w art. 163 i art. 223 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; • jednostki obowiązane do sporządzania poszczególnych rodzajów sprawozdań, o których mowa w pkt 1, oraz odbiorców tych sprawozdań, • rodzaje i zasady sporządzania sprawozdań w zakresie zobowiązań wynikających z umów o partnerstwie publiczno-prywatnym zawieranych na podstawie odrębnych ustaw przez podmioty sektora finansów publicznych. Ponadto określono wzory formularzy sprawozdań i stopień szczegółowości danych w nich zawartych. Natomiast na podstawie art. 41 ust. 5 Ustawy o finansach publicznych minister finansów wydał Rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Przywołane Rozporządzenie określa: • rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania przez jednostki sektora finansów publicznych sprawozdań w zakresie ogółu operacji finansowych, w szczególności w zakresie należności i zobowiązań, w tym państwowego długu publicznego, udzielonych poręczeń oraz gwarancji, • odbiorców sprawozdań. Rodzaje sprawozdań składanych przez placówki oświatowe funkcjonujące w formie jednostek budżetowych • Rb-27S – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 8 do Rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdanie składają kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, burmistrza, prezydenta, starosty), • Rb-27ZZ – kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 9 do ww. Rozporządzenia. Sprawozdanie składają kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, burmistrza, prezydenta, starosty). • miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 19 do ww. Rozporządzenia. Sprawozdanie składają kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, starosty, prezydenta, burmistrza), • Rb-28 NWS – kwartalne sprawozdanie z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej, które nie wygasły z upływem roku budżetowego, wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 20 do ww. Rozporządzenia. Sprawozdanie składają kierownicy jednostek budżetowych realizujący wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, burmistrza, prezydenta, starosty), • Rb-34S – kwartalne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku środków wydzielonych, o którym mowa w art. 223 ust. 1 Ustawy o finansach publicznych; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 25 do ww. Rozporządzenia. Sprawozdanie składają kierownicy samorządowych jednostek budżetowych prowadzących działalność określoną w Ustawie o systemie oświaty do organu prowadzącego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, burmistrza, prezydenta, starosty). • Rb-50 – kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami; wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 28 do ww. Rozporządzenia. Sprawozdanie składają kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego (dyrektor szkoły składa je do organu prowadzącego – wójta, burmistrza, prezydenta, starosty). Terminy przekazywania sprawozdań przygotowywanych w placówkach oświatowych oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego Rodzaj sprawozdania Jednostki przekazujące sprawozdania Jednostki otrzymujące sprawozdania Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż Sprawozdania miesięczne Rb-27S, Rb-28S Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 10 dni Sprawozdania kwartalne (za I, II, III kwartał) Rb-27ZZ Jednostki bezpośrednio realizujące zadania Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 8 dni Rb-50 Jednostki bezpośrednio realizujące zadania Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 10 dni Rb-34S Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 10 dni Sprawozdania kwartalne (za I, II kwartał) Rb-28NWS Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 10 dni Sprawozdania kwartalne (za IV kwartał) Rb-27ZZ Jednostki bezpośrednio realizujące zadania Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 31 stycznia Rb-50 Jednostki bezpośrednio realizujące zadania Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 31 stycznia Rb-34S Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 1 lutego Sprawozdania roczne Rb-27S Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 1 lutego Rb-28S Jednostki budżetowe Zarządy jednostek samorządu terytorialnego 1 lutego Zasady uzupełniania sprawozdania Rb-27S Sprawozdania jednostkowe są sporządzane w szczegółowości: • działu, • rozdziału, • paragrafu. Jednostki budżetowe (m.in. szkoły) podległe jednostkom samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych w zakresie wpływów planowanych, należnych, wykonanych i otrzymanych oraz należności pozostałych do zapłaty i nadpłat. Dochody wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego – subkonto dochodów. Dochody budżetowe wykonane bez przypisu należności, dla których przepisy odrębne nie przewidują przypisu, w kolumnie „Należności" należy wykazać w wysokości zrealizowanych dochodów, na podstawie ewidencji analitycznej do konta rachunku bieżącego – subkonto dochodów. Zasady uzupełniania sprawozdania Rb-28S Sprawozdania jednostkowe są sporządzane w szczegółowości: • działu, • rozdziału, • paragrafu. Sumowaniu podlegają kwoty wyszczególnione w rozdziałach i sprawozdanie budżetowe sporządza się następująco: 1. W kolumnie „Plan (po zmianach)” wykazuje się dane o planowanych wydatkach. 2. W kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. 3. W kolumnie „Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego. 4. W kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego. 5. W kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym. 6. W kolumnie „Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego” wykazuje się wydatki, których wykaz organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może ustalić zgodnie z art. 263 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych; kolumnę tę wypełnia się tylko w sprawozdaniu rocznym. W sytuacjach wyjątkowych, niezależnych od jednostki, dopuszcza się niewłaściwe obciążenia oraz uznanie rachunków bieżących przez wprowadzenie symbolu 4990 zamiast paragrafu. Niewłaściwe obciążenie należy wykazać zapisem zwykłym, a niewłaściwe uznanie rachunku – jako liczbę ujemną. Niewłaściwe przelewy środków powinny być wyjaśnione i rozliczone w następnym okresie sprawozdawczym. Pojęcie wydatków majątkowych określa art. 236 ust. 4 Ustawy o finansach publicznych. Sposoby sporządzania i przekazywania sprawozdań Zgodnie z § 5 Rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej dane w sprawozdaniach kierownik jednostki budżetowej (dyrektor szkoły) wykazuje w zakresie: • planu – w kwotach wynikających z planu finansowego szkoły, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie Ustawy o finansach publicznych, • wykonania – narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego lub, w przypadkach określonych w sprawozdaniach, wg stanu na określony dzień. Jednostki budżetowe – szkoły sprawozdania jednostkowe z wykonania planu wydatków budżetowych za styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad oraz grudzień wypełniają wyłącznie w zakresie wydatków planowanych i wykonanych. Sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników szkół na podstawie ewidencji księgowej. Przygotowuje się je w złotych i groszach, zgodnie z zasadami obowiązującymi przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Dyrektorzy placówek muszą sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym oraz formalno- -rachunkowym – § 9 ust. 1 i 2 Rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Jakiekolwiek nieprawidłowości w sprawozdaniach, ujawnione w trakcie kontroli (samokontroli), należy usunąć, a w razie potrzeby dokonać odpowiednich zapisów korygujących w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego. Sprawozdania sporządza się w formie dokumentu elektronicznego. Wyjątek stanowi dyspozycja zawarta w: • § 12 ust. 4, gdzie kierownicy jednostki (placówki oświatowej) przekazują do zarządu jednostki samorządu terytorialnego sprawozdania w formie określonej przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, • § 13 ust. 1, który wymienia sprawozdania sporządzane w formie pisemnej – sprawozdania Rb-23PL, Rb-27PL, Rb-27UE, Rb-28PL i Rb-34PL. Sprawozdania należy sporządzać w sposób czytelny i trwały. Sprawozdania podpisują główny księgowy i kierownik jednostki. Składa się odręczne podpisy na każdym formularzu w miejscu oznaczonym. Poniżej umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej sprawozdanie – § 14 Rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdanie w formie dokumentu elektronicznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą może być opatrzone podpisem opatrzonym profilem zaufanym ePUAP. Zasady szczegółowego uzupełniania sprawozdań budżetowych zawiera załącznik nr 36 do ww. Rozporządzenia – instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Dyrektorzy placówek oświatowych sporządzający sprawozdania obowiązani są do terminowego przekazywania sprawozdań odbiorcom sprawozdań (patrz tabela). Okresy sprawozdawcze: • sprawozdania miesięczne sporządza się za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy, • sprawozdania kwartalne sporządza się za każdy kolejny kwartał roku budżetowego, • sprawozdania półroczne sporządza się za pierwsze półrocze, a później roku budżetowego, • sprawozdania roczne sporządza się za rok budżetowy. Najważniejsze zmiany w zakresie budżetów jednostki samorządu terytorialnego W zakresie sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego: • zwiększono częstotliwość przekazywania sprawozdań budżetowych do Ministerstwa Finansów (bez zmiany częstotliwości ich sporządzania), • zmieniono formę przekazywanych sprawozdań przez jednostki samorządu terytorialnego oraz skrócono terminy przekazywania sprawozdań budżetowych. Zmiany wynikają z potrzeby monitorowania sektora finansów publicznych, poprawy jakości sprawozdawczości i planowania w zakresie sektora finansów publicznych oraz dostosowania do wymogów unijnych wiążących się z obowiązkiem opracowywania i przekazywania prognoz sektora instytucji rządowych i samorządowych. Aby sprostać stawianym wymogom, konieczne było skrócenie terminów, w których Ministerstwo Finansów przesyła dane w zakresie wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego do GUS-u. W tym celu konieczne było skrócenie terminów przekazywania sprawozdań budżetowych o trzy dni dla jednostek samorządu terytorialnego i o sześć dni dla regionalnych izb obrachunkowych. Jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do sporządzania i przekazywania nowego sprawozdania Rb-28NWS z wykonania planu wydatków jednostki samorządu terytorialnego, które nie wygasły z upływem roku budżetowego. Jednostki samorządu terytorialnego sprawozdania Rb-27S, Rb-28S, Rb-28NWS, Rb-30S, Rb--34S, Rb-NDS, Rb-PDP i Rb-ST będą przekazywały wyłącznie w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. W wyniku zmiany „Programu badań statystycznych statystyki publicznej” sprawozdania Rb- -30S i Rb-34S mają być przekazywane co kwartał. Konsekwencją zwiększenia częstotliwości przekazywania danych jest zmiana w zakresie przekazywania korekt sprawozdań. Błędne dane wykazane w sprawozdaniach miesięcznych Rb-27S i Rb-28S (za marzec, czerwiec, wrzesień), kwartalnych Rb-NDS, Rb-30S, Rb-34S (za I, II, III kwartały) i Rb- -28NWS (za I kwartał) mają być korygowane do dnia sporządzenia sprawozdania za kolejny okres sprawozdawczy, natomiast korekty danych za okresy roczne mają być przekazywane do właściwej regionalnej izby obrachunkowej do 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym. Zaproponowane terminy korekt rocznych sprawozdań Rb-PDP oraz Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego wynikają z dostosowania do przepisów Ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.