STAN PRAWNY NA 28 LIPCA 2020 Zasady potwierdzania dokumentów w postępowaniu awansowym Opracował: Michał Łyszczarz, prawnik, główny specjalista w Wydziale Oświaty w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, współautor komentarza do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215), • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyski-wania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz.U. z 2018 r. poz. 1574 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie uzy-skiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz.U. z 2013 r. poz. 393 ze zm.) – akt uchylony. Uzyskanie kolejnego stopnia awansu zawodowego, oprócz spełnienia szeregu wymogów związanych z odbywaniem stażu, wiąże się z koniecznością kompletowania wymaganej do-kumentacji. Obejmuje ona szereg pism. Część z nich składa się w oryginale, a część musi zo-stać odpowiednio potwierdzona. Obowiązują tu pewne zasady, których nieprzestrzeganie mo-że ostatecznie prowadzić do błędów, ze względu na które część wymaganej dokumentacji zo-stanie zakwestionowana podczas prac komisji kwalifikacyjnej lub egzaminacyjnej. Zgodnie z § 11 Rozporządzenia w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez na-uczycieli to dyrektor przedszkola lub inny organ właściwy do nadania stopnia awansu zawo-dowego przeprowadza analizę formalną wniosku o podjęcie odpowiednio postępowania eg-zaminacyjnego lub kwalifikacyjnego oraz dokumentacji, która została do niego dołączona. Ów „inny organ”, wymieniony w tym przepisie, to organ prowadzący przedszkole lub organ nadzoru pedagogicznego, które są właściwe do zwoływania komisji dla nauczycieli ubiegają-cych się o stopień nauczyciela mianowanego i dyplomowanego. W przypadku gdy wniosek o podjęcie postępowania lub dokumentacja do niego dołączona nie spełnia wymogów formalnych, organ, który zwołuje komisję, wskazuje szczegółowo stwier-dzone braki i wzywa nauczyciela do ich usunięcia w terminie 14 dni, wraz z pouczeniem, że nieusunięcie braków w tym terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. Do-piero po ich usunięciu można zwołać komisję. Wydaje się, że przepis ten powinien zabezpie-czyć nauczyciela przed zakwestionowaniem jego dokumentacji na etapie prac komisji. Nieste-ty w postępowaniu toczonym przed organem prowadzącym, a więc postępowaniu dla nauczy-cieli ubiegających się o stopień nauczyciela mianowanego, przedstawicielom organu nadzoru pedagogicznego często zdarza się zakwestionować dokumentację. Nie jest to działanie prawi-dłowe, nie komisja bowiem jest organem powołanym do oceny formalnej wniosku. Trudno jednak podważyć przed komisją zdanie wizytatora, ryzykując ewentualną interwencję kurato-ra oświaty. Efektem zakwestionowania dokumentacji może być sytuacja, w której wniosek nauczyciela nie uzyska akceptacji komisji. Stąd też tak istotna jest analiza formalna dokumen-tacji i przestrzeganie zasad potwierdzania dokumentów. Potwierdzanie dokumentów Zgodnie z § 9 Rozporządzenia MEN z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego dołącza się m.in. „kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwa-lifikacje zawodowe, a w przypadku nauczyciela kontraktowego – także kopię aktu nadania tego stopnia, poświadczone przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem”. Przepis ten jest powodem wątpliwości interpretacyjnych, gdyż nie został prawidłowo sformułowany. Da się z niego wyczytać, że nie tylko kopie aktu nadania stopnia awansu zawodowego, ale rów-nież kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe nauczyciela mogą być po-świadczone przez dyrektora placówki za zgodność z oryginałem. Tymczasem taka interpreta-cja nie jest zgodna z zasadami poświadczania dokumentów, które reguluje Kodeks postępo-wania administracyjnego, a właśnie te regulacje należy stosować z uwagi na art. 9b ust. 3 Karty nauczyciela, który mówi, że nadanie lub odmowa nadania stopnia awansu następuje w drodze decyzji administracyjnej. Dopuszczalna jest również interpretacja, zgodnie z którą Rozporządzenie wprowadza zasady odrębne, tyle tylko, że cytowany przepis Rozporządzenia dopuszcza różne interpretacje. Kodeks postępowania administracyjnego zawiera bardzo precyzyjne zasady uwierzytelniania dokumentów, określone w art. 76 i 76a. Zgodnie z art. 76 § 1 i nast. k.p.a. dokumenty urzę-dowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Zgodnie z art. 76a § 1 k.p.a. jeżeli dokument znajduje się w aktach organu, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis dokumentu. Z kolei zgodnie z art. 76a § 2 k.p.a. zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgod-ność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Stanowiska kuratoriów oświaty Na stronie Kuratorium Oświaty w Łodzi można znaleźć informacje dotyczące zasad potwier-dzania za zgodność z oryginałem dokumentów związanych z awansem na stopień nauczyciela dyplomowanego, które odwołują się do uchylonego Rozporządzenia MEN z dnia 1 marca 2013 roku w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli. Akt ten, istotnie, nie wskazuje na to, kto poświadcza dokumenty. Porównajmy więc zapisy obu rozpo-rządzeń. Dokumentacja załączona do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego obejmuje: • poświadczone kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodo-we, a w przypadku nauczyciela kontraktowego lub nauczyciela mianowanego także poświadczoną kopię aktu nadania stopnia awansu zawodowego (Rozporządzenie MEN z dnia 1 marca 2013 r.), • kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe, a w przy-padku nauczyciela kontraktowego – także kopię aktu nadania tego stopnia, poświad-czone przez dyrektora szkoły za zgodność z oryginałem (Rozporządzenie MEN z dnia 26 lipca z 2018 r.). Rozporządzenie MEN z dnia 1 marca 2013 r. w części postępowań w sprawie awansu zawo-dowego nadal ma zastosowanie, dlatego zasady uwierzytelniania kopii powinny być podobne na gruncie starego i nowego rozporządzenia. Tymczasem pojawiają się tu znaczące różnice. Nowe rozporządzenie, jak już powiedzieliśmy, daje się odczytać w ten sposób, że dyrektor ma możliwość uwierzytelniania kopii dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. Taka interpretacja nie jest jednak powszechna. Potwierdzanie dokumentów powinno więc wyglądać następująco: • kopie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe – poświadcza notariusz lub instytucja (uczelnia), która dokumenty wydała, • kopię aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego – po-świadcza notariusz lub dyrektor placówki, który dokument wydał. Kuratorium Oświaty w Rzeszowie informuje z kolei na swojej stronie , że w kwestii po-świadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem, pomimo obecnych w Rozporzą-dzeniu MEN z dnia 26 lipca 2018 r. zapisów o dokonywaniu poświadczeń przez dyrektora placówki, obowiązują nadal przepisy art. 76a k.p.a., z których wynika, że kopie powinny być poświadczane przez: • organ, który wydał oryginał dokumentu (np. odpis dyplomu, kopia/odpis aktu nadania stopnia awansu zawodowego), • notariusza, • upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie (w tym wypadku Kuratorium Oświaty w Rzeszowie), któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem. Ostatni punkt dotyczy postępowań o nadanie stopnia nauczyciela dyplomowanego, które to-czą się przez organami nadzoru pedagogicznego, wówczas faktycznie pracownik kuratorium, któremu przedstawiono do wglądu oryginały dokumentów, może poświadczyć je za zgodność stosownie do treści art. 76a § 2b k.p.a. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony – również godzinę spo-rządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu. Trzeba jednak zauważyć, że Rozporządzenie MEN z dnia 26 lipca 2018 r. zawiera przepis szczególny wobec Kodeksu postępowania administracyjnego, mianowicie regulację § 9 ust. 2 pkt 2, zgodnie z którą do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego dla nauczyciela ubiegającego się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego dołącza się również kopię dyplomu lub świadectwa potwierdzającego znajomość języka obcego na poziomie podstawo-wym, o których mowa w przepisach w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli, poświadczone przez pracodawcę za zgodność z oryginałem. Punkt ten dotyczy tylko tych nauczycieli, którzy realizowali zadanie polegające na uzyskaniu umiejętności po-sługiwania się językiem obcym na poziomie podstawowym, a w przypadku nauczycieli języ-ków obcych – umiejętności posługiwania się drugim językiem obcym na poziomie podsta-wowym. Tu jednak wyraźnie przepis stanowi o tym, że do uwierzytelnienia dokumentu jest uprawniony pracodawca. Nie pojawiają się też odmienne interpretacje tej normy. Istnieje jeszcze jeden przepis, który wyraźnie zmienia zasady uwierzytelniania określone w Kodeksie postępowania administracyjnego – § 9 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia MEN z dnia 26 lipca 2018 r., zgodnie z którym do wniosku o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego dla nauczyciela ubiegającego się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego dołącza się również kopię aktu nadania stopnia nauczyciela mianowanego, poświadczoną przez dyrektora placówki za zgodność z oryginałem. Zauważyć należy, że stopień awansu nauczyciela mia-nowanego jest nadawany w drodze decyzji przez organ prowadzący i zgodnie z regułami Ko-deksu postępowania administracyjnego to ten organ (lub notariusz) powinien potwierdzać ko-pię aktu nadania za zgodność z oryginałem. Przekazanie ten kompetencji dyrektorowi zmienia całkowicie zasady uwierzytelniania. Pozostałe zasady uwierzytelniania nie sprawiają już wątpliwości interpretacyjnych. Do wnio-sku o podjęcie postępowania w sprawie awansu nauczyciel dołącza: • kopię sprawozdania z realizacji planu rozwoju zawodowego, poświadczoną przez dy-rektora przedszkola za zgodność z oryginałem , • kopię oceny dorobku zawodowego za okres stażu, poświadczoną przez dyrektora przedszkola za zgodność z oryginałem.